Расписания на 2021 год

Расписания на 2021 год

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учета рабочего времени используется для записи часов, фактически отработанных сотрудниками организации. Следует отметить, что форма расписания не является строго обязательной – в принципе, она может быть произвольной, то есть каждая компания может использовать свою собственную форму расписания, когда возникает необходимость. Однако эта форма была разработана и рекомендована Госкомстатом Российской Федерации и является предпочтительной формой.

Внимание! Этот документ можно скачать с сайта КонсультантПлюс.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Анкету заполняет сотрудник отдела кадров, руководитель структурного подразделения или специально нанятый для этой цели хронометрист. На основании введенной в него информации специалисты бухгалтерии рассчитывают заработную плату и другие выплаты сотрудникам организации. На самом деле табели учета рабочего времени – один из важнейших бухгалтерских документов. И хотя небольшие компании могут обойтись без этого, крупные компании обязаны вести такой учет рабочего времени.

В зависимости от системы управления персоналом, принятой в компании, расписание может быть создано либо для всех сотрудников организации, либо для каждого подразделения, которое будет вестись отдельно.

Лист – это обычный документ, то есть вам нужно делать новую копию каждый месяц, поэтому порядковый номер листа будет порядковым номером месяца, в котором он был создан. Период временной карты охватывает все дни месяца.

Учет времени может быть выполнен в электронной или письменной форме. Однако после того, как вся необходимая информация введена, ее все равно нужно распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнем с формы Т-13, которая сейчас гораздо чаще используется для табелей учета рабочего времени.

Единая форма T-13, или электронный табель учета рабочего времени, хорошо знаком человеческим ресурсам. Это не единственный, но, безусловно, самый стандартный способ регистрации отработанного времени. Если вы регистрируетесь вручную, вам следует использовать форму T-12.

Табель учета рабочего времени – хорошо известный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма T-13 позволяет подробно фиксировать причины невыходов на работу, включая отпуск студентов на занятия, повышение квалификации и несколько видов отпусков по болезни. Срок, на который заполняется документ, может быть короче 31 дня.

Заполненный Т-13 является основанием для расчета заработной платы.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц с аналогичным содержанием, Т-13 содержит подробную информацию о компании, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа вводится в соответствии с требованиями внутреннего расписания.

Название отдела также указано вверху документа. Помните, что руководитель данного отдела (даже если он не отвечает за заполнение табеля) должен подписать заполненную форму.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Наиболее распространенная сортировка – по алфавиту, как в нашем примере, но также возможна сортировка по номеру сотрудника (столбец 3).

В столбце 4 нужно отсортировать по дням:

I – (посещаемость) рабочий день,
V – выходной день с работы,
ОТ – отпуск,
RL – присутствие в нерабочий день (праздник)
C – командировка,
ПК – повышение квалификации,
U – творческий отпуск с вызовом из учебного заведения,
Б – больничный с листом нетрудоспособности,
Т – бесплатный больничный без права на пособие по болезни.

В поле I введите количество отработанных часов в данный день. В столбце 5 сложите число «I» в строке и количество часов. Вы получите 4 значения для двух половин месяца. В столбце 6 суммированы значения и дана сумма за отработанный месяц.

Количество часов для случаев C, OT, K, B и других не показано в четвертом столбце. Для этого доступны столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть разными (например, числовыми). Конкретный формат не предусмотрен законом.

Маркировка X говорит о том, что мы не считаем день: для удобства месяц разделен на две строки с неравными значениями. Для месяцев с 30 днями (например, ноябрь) столбец будет выглядеть следующим образом (для простоты 31-й день отмечен красным):

Т-13 для ноября

Точно так же Т-13 готов к визитам в феврале.

Столбцы 7–9 содержат код платежа, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются следующие коды:

2000 – нормальный рабочий день, 2300 – больничный (пенсия по инвалидности), 2012 г. – каникулы.

Альтернативное решение

Некоторые компании принимают несколько упрощенную версию расписания без указания причин отсутствия. В столбец 4 нужно ввести только два кода:

Я – рабочий день, Ч – неработающий день.

Этот метод может быть неудобным, поскольку он не учитывает больничные.

Частные случаи

Как заполнить Т-13 сотрудникам, участвующим в конференциях и других тренингах?

Это зависит от позиции компании. Эти дни можно засчитать как рабочие (I) или как профессиональные (ПК). Ставка заработной платы также может отличаться.

Могу ли я кодировать дольше 8 часов?

да. Возможно, если будет специальный заказ на продление рабочего времени. Сверхурочные часы могут быть отмечены буквой C.

В чем разница между табелями учета рабочего времени Т-12 и Т-13?

Первый – это форма учета посещаемости вручную. Второй – электронный. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, так как он может быть автоматически составлен с помощью специальной программы.

Форма Т-12

Прежде всего, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель учета рабочего времени необходимо занести данные организации: ее полное наименование с кодом ОКПО (загружается из регистрационных документов), организационно-правовой статус (ИП, ООО, ЗАО, ОАО) и структурное подразделение (отдел), для которого ведется табель учета рабочего времени (при необходимости).

Затем введите номер документа в соответствующее поле в соответствии с внутренним документооборотом и укажите расчетный период, который входит в рабочий табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть расписания содержит буквенные и цифровые коды, используемые для заполнения необходимой информации о сотруднике и ее расшифровки. Они должны быть внесены в основную часть расписания, чтобы кратко и четко отразить количество времени, фактически проведенное работником на рабочем месте, и причины его отсутствия на работе. Если отделу кадров необходимо ввести дополнительные коды в эту форму расписания, их можно разработать самостоятельно и ввести в эту таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Эта часть расписания является основной – именно здесь происходит учет рабочего времени. Сначала введите в первый столбец этого раздела порядковый номер сотрудника, а затем, во втором – его ФИО (желательно ФИО и отчество, чтобы не было путаницы и ошибок). В третьем столбце введите номер временной карты сотрудника, присвоенный при приеме на работу (он индивидуален и никогда не повторяется).

В расписании есть две строки для каждого сотрудника – введите закодированную информацию о его присутствии или отсутствии в каждый календарный день месяца. Кроме того, вы также должны указать здесь любую причину вашего отсутствия.

Верхняя строка показывает причину, нижняя строка показывает фактическое отработанное время, а если сотрудник отсутствует, нижнюю ячейку можно оставить пустой.

Следующим шагом является вычисление общего количества часов и дней, фактически отработанных за двухнедельный период, и результат расчета за этот месяц в конце таблицы.

Убедитесь, что общее количество календарных дней в месяце совпадает с суммой рабочих дней, выходных и государственных праздников для каждого сотрудника.

Следует отметить, что иногда лицо, ответственное за заполнение расписания, вводит информацию только о днях, в которые сотрудник отсутствовал на работе. Однако этот вариант может привести к кадровым и бухгалтерским ошибкам, поэтому его использование не рекомендуется.

Дата и подписи ответственных лиц

После заполнения табеля рабочего времени сотрудник, ответственный за его подготовку, должен определить свою должность, поставить свою подпись и поставить инициалы в соответствующие поля. Табель учета рабочего времени должен быть утвержден руководителем отдела или директором компании – также с указанием должности и подписью. Последнее, что нужно сделать – это дата завершения расписания.

Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2021 года

Табель учета рабочего времени – это документ, отражающий состояние повседневной деятельности сотрудников компании. Табели учета рабочего времени используются бухгалтерией для расчета заработной платы.

В случае ручного учета рабочего времени рекомендуется использовать единую формулу Ф. Т-12. При автоматической проверке выполнения расписания с использованием турникета записи производятся по стандартному бланку F T-13.

Файлы для скачивания:

Унифицированные формы

В статье 91 ТК РФ указаны обязанности, возлагаемые на руководителя учреждения при организации контроля распорядка дня в компании, находящейся под его управлением. Для этого решением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 г. были приняты единые бланки (Т-12 и Т-13), по которым учитывается отработанное время персоналом компании.

Однако использование этих шаблонов необязательно. Менеджер компании имеет право установить собственный протокол соблюдения распорядка дня.

Формы Т-12 и Т-13 различаются способом их заполнения. Таким образом, форма Т-12 заполняется с использованием ручного метода проверки суточного расписания, а форма Т-13 заполняется путем автоматической регистрации явки сотрудников.

(Видео: «Расписание – Елена Пономарева»)

Современные руководители компаний предпочитают работать с формой Т-13, потому что ее проще использовать.

Ниже приведен более подробный обзор именованных унифицированных форм.

Форма Т-12

Форма 12-F утверждена к использованию Постановлением Росстата от 13 июля 2010 г. № 247. Форма фиксирует данные о соблюдении распорядка дня компании.

Если в структуре предприятия имеются обособленные подразделения, которые ведут самостоятельный бухгалтерский баланс и учитывают выручку от реализации продукции, выполненных работ, оказанных услуг и затрат производственной деятельности данного подразделения, то учет рабочего время сохраняется для каждого отдельного подразделения.

Заполненные табели учета рабочего времени предприятие направляет в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или в соответствующее структурное подразделение компании.

Директор завода приказом назначает ответственного за соблюдение суточного графика, с подачей статистического отчета в госструктуры.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При регистрации сотрудников, прибывающих на работу, в табели учета рабочего времени вводятся кодированные символы, чтобы регистрировать только тех сотрудников, которые официально трудоустроены, включая внутренние взаимосвязанные должности.

Не регистрируется трудоустройство следующих лиц:

Неофициально работает. Трудоустроен на основе внешнего совмещения должностей. Работает по гражданско-правовому договору.

Табель учета рабочего времени составляет сотрудник отдела кадров, руководитель отдела или другое лицо, уполномоченное работодателем. Заработная плата и другие льготы выплачиваются сотрудникам компании на основании кодов в табелях учета рабочего времени.

В зависимости от принятого в компании метода контроля рабочего графика, табель может составляться либо на одной общей (для всей компании) форме, либо на отдельной форме для каждого отдела.

Таблицы учета рабочего времени представляют собой обычные табели учета рабочего времени и должны подаваться ежемесячно в пределах срока, установленного компанией. Положения формы требуют, чтобы титульная страница и табличная часть формы были правильно заполнены.

Титульный лист

Эта часть формы содержит следующую информацию:

Название организации. Коды ОКПО и ОКУД. Номер формы, который присваивается самой компанией. Отчетный период – то есть месяц, в котором регистрируются данные. Дата формы, которая обычно является датой закрытия отчетного месяца.

В адресной части формы указывается полное название учреждения, за которым следует краткое название учреждения в скобках.

В почтовом адресе указывается название субъекта Российской Федерации, юридический и фактический адрес, включая почтовый индекс.

Балансовая единица (ОКПО) отображается на основе общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Идентификационный номер компании отображается таким же образом.

Табличная часть

В этой части необходимо заполнить все поля:

В первом столбце каждому сотруднику присваивается номер. Персональные данные сотрудника (имя и фамилия, должность и номер заработной платы) отображаются во втором и третьем столбцах. В столбцах 4 и 6, содержащих даты месяца, есть символы «приход / уход», где в числителе вводится код, а в знаменателе – количество рабочих часов. В столбцах 5 и 7 должны быть указаны суммы, показывающие количество смен и отработанных часов за данную часть месяца.

Столбцы с 8 по 13 заполняют суммы профессиональной деятельности за данный месяц, показывая изменения и количество отработанных часов в компании. В столбце 14 записаны изменения, которые были пропущены по причинам отсутствующих изменений, перечисленных в столбцах 15 и 16. Наконец, в столбце 17 указано количество нерабочих дней.

Таким образом заполняется табель учета рабочего времени, и ответственный сотрудник должен подписать заполненную форму с указанием даты и подписи.

Образец заполнения формы № Т-12

Форма Т-13

Как было написано в предыдущих главах, форма Т-13 используется в тех компаниях, где есть автоматический учет соблюдения суточного расписания путем установки турникетов на воротах.

Форма Т-13 регулируется постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. С точки зрения бухгалтерского учета предложенная форма является основой для всех начислений. Благодаря такому методу учета сотрудники отдела кадров имеют возможность контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах на постоянной основе в соответствии с согласованным графиком. Эту форму также можно использовать для наказания нарушителя рабочего графика.

В этой форме также используется кодовый номер для записи рабочего времени сотрудника.

Осторожность. Форма Т-13 не является обязательной. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

Титульный лист

1. Эта страница должна быть заполнена:

Название компании, конструкторский отдел фиксирует соблюдение распорядка дня. Номер формы. Дата подписания. Период записи. Коды ОКУД и ОКПО.

Табличная часть

2. В этой части заполните следующие данные:

В первом столбце указан порядковый номер нанятого лица. В графах 2 и 3 и в форме Т-12 указываются имя и фамилия сотрудника, вакансия и номер трудовой книжки. В столбце 4 показана посещаемость сотрудников. В столбцах 5 и 6 представлены результаты за проработанный период соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц. На следующей странице формы в графы 7-13 введите суммы по начислению заработной платы, количество отсутствий и причин, пометив эти позиции кодами. В конце заполненная форма T-13 подписывается ответственным сотрудником, руководителем отдела, сотрудником отдела кадров и отмечается дата заполнения формы.

Инструкция по заполнению

Ответственность за установленный распорядок дня несет руководитель компании. Следовательно, именно он вправе разрабатывать инструкции по первичному учету. Одной из форм первичного контроля является шаблон T-13 или другой утвержденный шаблон в компании, используемый для контроля профессиональной деятельности сотрудников компании.

При разработке инструкции к форме Т-13 обратите внимание на следующее:

Если компания большая, необходимо организовать регистрацию соблюдения суточного графика структурными подразделениями. Это означает, что каждый отдел сохраняет свой контроль. Для этого в каждом филиале назначается ответственное лицо за это направление работы. Ответственное лицо должно знать значение кодов, используемых для записи данных. Ответственное лицо несет ответственность за то, чтобы научиться вводить данные в табель учета рабочего времени, чтобы правильно регистрировать прибытие / отсутствие, опоздание, причины нарушений и т. Д. Ежедневно делать записи в учете рабочего времени.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

Есть разные способы записи рабочего времени персонала в табель учета рабочего времени.

Один из способов – ежедневно регистрировать посещаемость сотрудников. Другой способ – отслеживать пропуски занятий и опоздания и регистрировать причины их появления.

Чтобы упростить ведение табелей учета рабочего времени, были приняты специальные коды, позволяющие быстро и легко вводить данные. В настоящее время для хронометража используются следующие коды:

Сотрудники, приходящие на работу в соответствии с расписанием, отмечаются символом «I» или цифрой «01». Нерабочее время по расписанию обозначается символом «ОТ» или цифрой 09. Отпуск по беременности и родам кодируется буквой «П» или цифрой – 14. Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, будет отображаться код «OJ» или цифра – 15. Самостоятельный отпуск отображается кодом «DO» или числом – 16. Когда человек находится в командировке, отображается символ «К» или цифра 06. Если человек увольняется с работы по неизвестным обстоятельствам, вводится символ «ЧЧ» или цифра 30. Предоставление больничного листа обозначается символом «В» или цифрой -19.

Все сотрудники компании, участвующие в контроле повседневной работы и платежных ведомостей, обязаны читать коды. Незнание кодов может повлечь за собой неправильный расчет вознаграждения работника или наложение на него ненужных штрафных санкций.

Табели учета рабочего времени содержат все личные данные в символьной или числовой форме. Таким образом, в форме T-12 перечислены все коды, которые следует использовать при работе с расписанием. Благодаря этому не будет ошибок при работе с формой или при расшифровке введенной информации сотрудниками бухгалтерии.

Образец заполнения формы № Т-13

Кто заполняет табель учета рабочего времени

В законе не указано, кто обязан вести учет рабочего времени сотрудников компании. Независимо от этого правила требуют следующего:

Табель учета рабочего времени должен быть заполнен уполномоченным сотрудником. При подаче в бухгалтерию табель учета рабочего времени должен быть подписан руководителем отдела и руководителем отдела кадров, если сотрудник работает в отделе кадров. Учет рабочего времени является основой для расчета оплаты труда сотрудников компании.

Работодатель назначает уполномоченное лицо, ответственное за учет рабочего времени. Расписания могут быть назначены ответственному за HR, руководителю отдела или в небольших компаниях секретарю компании.

Образец приказа о назначении ответственного

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Статья 22.1 Закона об архивах Германии определяет следующий срок хранения табелей учета рабочего времени:

В течение 5 лет после окончания года.

В течение 50 лет с даты подачи табеля учета рабочего времени, если в нем указана работа по опасной или нездоровой профессии.

Как фиксировать отработанное время

Для всех периодов работы табели учета рабочего времени могут отражать прибытие на работу двумя способами:

Сплошное шоу прибытий / пересадок на работу. Отображение только отсутствия и сверхурочной работы.

Если продолжительность рабочей смены стабильна, можно отслеживать только изменения.