Дорожные расходы 2021: сумма, оплата, расчет | Изменения в стоимости проезда (диеты) в России; 2021 – литература

Дорожные расходы 2021: сумма, оплата, расчет | Изменения в стоимости проезда (диеты) в России; 2021 – литература

Командировочные расходы в 2021 году

Контур. Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты о сотрудниках, заработной плате, льготах, командировочных расходах и удержаниях в удобной онлайн-бухгалтерии

Когда сотрудник отправляется в командировку, он или она имеет право на возмещение расходов на проезд и проживание, расходов на связь, визовых расходов и других расходов. При этом во время командировки он все равно получает зарплату: она рассчитывается исходя из среднего заработка. На каждый день командировки перед отъездом работник также получает питание (ст. 168.1 ТК РФ).

Определение суточных

Верховный Суд Российской Федерации в своем решении от 26 апреля 2005 г. № КАС 05-151 официально дал толкование понятия «диета». Диета – это деньги, необходимые для выполнения работы и жизни на рабочем месте.

Согласно прецедентной практике Верховного суда, работник имеет право на диетическое пособие, когда он выполняет служебную задачу в месте, отличном от своего постоянного места работы, и когда он вынужден жить за пределами своего постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает пособие только в том случае, если работа длится более суток, и ночь он проводит вне дома. С другой стороны, в решении Верховного суда от 11.09.2012 № 4357/12 указывалось, что время, затраченное на командировку, не связано с расчетом суточных. Суд разрешил компаниям платить сотруднику, уехавшему в командировку менее суток, потому что это было возмещение, а не льгота. Более того, согласно Регламенту № 749, диета не зависит от путевых расходов и расходов на проживание путешественника.

Для подтверждения расходов на диеты необходимо составить расчет диеты вместе с бухгалтерской отчетностью.

Суточные по-новому

Contour. Бухгалтерия – Удобный онлайн-сервис для расчета заработной платы, компенсации командировок, льгот и подачи отчетов в ФНС, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

Ограничений на диеты нет, компании могут установить любую сумму, зафиксировав ее во внутренних документах. Небольшие компании часто ограничивают размер надбавок до 700 рублей, так как эта сумма не облагается НДФЛ (ст. 217 (3) ТВК РФ). Если диета выше, подоходный налог с населения должен вычитаться из излишка. Для заграничных командировок лимит необлагаемых налоговых льгот составляет 2500 рублей.

С 2017 года диеты, превышающие лимит, облагаются страховыми взносами. Однако взносы в связи с травмами не должны выплачиваться в счет суточных.

Пример. Сотрудник находился в командировке 3 дня и получил диету в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3000 рублей. Только 3 * 700 = 2100 рублей не облагается НДФЛ и НДФЛ. Разница между 3000 – 2100 = 900 рублей должна быть вычтена на уплату НДФЛ и страховых взносов.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

В соответствии со ст. 226 п. 4 НК РФ подоходный налог с населения должен исчисляться и уплачиваться с первого дня выплаты дохода работнику. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России № 03-04-06 / 4-5 от 14.01.2013). Это связано с тем, что работник не может использовать выделенные ему для командировки средства даже до авансового отчета: излишки должны быть возвращены работником. Все обстоит наоборот: сотрудник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки в работе или просто превышения расходов).

Деньги, присужденные сотруднику в командировке, не считаются экономической выгодой до тех пор, пока сотрудник не вернется из командировки и авансовый отчет не будет впоследствии утвержден. Перед расчетом работник должен документально подтвердить время командировки и приложить квитанции, подтверждающие понесенные расходы.

Взносы на излишек необходимо уплатить до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ).

Доказательство деловой цели поездки

Ведение делопроизводства в Contour. Accounting – удобном онлайн-сервисе расчета заработной платы, командировок, надбавок и отчетности в ФНС, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

В 2015 году изменился перечень документов, подтверждающих служебный характер командировок. Они больше не нужны:

Проездной документ; Карточка миссии; Отчет о выполнении задачи;

Компания имеет право составить документ, описывающий деловую часть поездки. Основная цель выезда сотрудника в командировку может быть указана в приказе на командировку, который оформляется по форме №Т-9, также не запрещается создавать собственные формы в соответствии с внутренними документами компании. стандарты.

Вы можете запросить у сотрудника письменный отчет по результатам поездки, если такой закон предусмотрен внутренней документацией предприятия. В этом случае сотрудники должны быть проинформированы об этом в соответствии с местным законодательством.

Для подтверждения продолжительности командировки сотрудник должен предоставить документы с датами поездки (билет на поезд, посадочный талон на самолет и т. Д.). Если сотрудник уехал в командировку собственным или служебным транспортом, ему потребуется служебная записка (п. 7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Ведение бухгалтерского учета Contour – удобный онлайн-сервис для расчета заработной платы, надбавок на командировки и отчетности в ФНС, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года фактическая продолжительность пребывания сотрудника в командировке определяется на основании проездных документов, предоставленных сотрудником.

Если проездной документ утерян, бухгалтерия имеет право отказать вам в возмещении.

Пример. Сотрудник компании потерял посадочный талон. Он находился в командировке два дня и заплатил за билет из собственных денег, надеясь получить компенсацию. Его бухгалтерия сначала отказалась производить выплаты, так как у него не было полетного документа. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запросить документы, подтверждающие полет.

Сотрудники, путешествующие на транспорте (частном, служебном или арендованном), также имеют право на компенсацию. Проездными документами для них будут путевые купоны, счета, счета-фактуры, чеки и т. Д.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

Ведение бухгалтерского учета Contour – удобный онлайн-сервис для расчета заработной платы, надбавок, льгот и отчетности в ФНС, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

В случае отмены запланированной командировки сотруднику может быть возвращен возврат за неиспользованные билеты. Также возможно получить возмещение суммы, потраченной на визу, помимо уплаченного сбора.

Обратите внимание, что в большинстве случаев авиакомпании возвращают только часть стоимости билета (особенно по дешевым тарифам). В этом случае разница между уплаченной и возвращенной суммой обычно оправдывается как штраф за нарушение прав дорожного движения.

Если во время поездки возникнут форс-мажорные обстоятельства (непогода, наводнение, повреждение самолета и т. Д.) И сотрудник не может вовремя вернуться домой, компания должна предоставить ему / ей пособия и оплатить необходимое проживание. В этом случае проездной документ должен быть проштампован / проштампован с фактической датой отъезда. Если проездной документ не предусмотрен в учетной политике организации, справка из аэропорта, подтверждающая отмену или задержку рейса, может быть использована как документ, подтверждающий, что задержка сотрудника произошла не по его вине.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа – и железнодорожных билетов, отели не всегда предоставляют гостям необходимую документацию по размещению, ограничиваясь наличными или собственноручными квитанциями.

По закону отели не обязаны предоставлять гостям какую-либо конкретную форму. Есть особая гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужен. Оба документа должны быть официально утверждены бухгалтерией в качестве подтверждения проживания.

Во избежание возможных споров с настойчивыми сотрудниками бухгалтерии лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Контурный учет. Бухгалтерия – удобный онлайн-сервис для расчета заработной платы и отправки отчетов в ФНС, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. Эта услуга подходит для удобной совместной работы бухгалтера и директора.

Учет командировочных расходов

Необходимость отправить сотрудника в командировку рано или поздно возникает в каждой организации. При этом возникает вопрос, как правильно рассчитаться с дорожными расходами. Рассмотрим детали налогового и бухгалтерского учета командировочных расходов, нюансы учета расходов на заграничные командировки.

Командировочные расходы на предприятии

Деловая поездка – это выезд за пределы компании по указанию работодателя в командировку (ст. 166 ТК РФ).

В командировки могут направляться только постоянные сотрудники, то есть с заключившими трудовые договоры. Неважно, работает ли сотрудник в офисе или дома. Деловые поездки для фрилансеров – это не деловые поездки, и расходы учитываются совершенно по-другому.

Работодатель должен сохранить должность и средний заработок работника, а также возместить расходы, связанные с командировкой:

Выезд к месту командировки.

В эти расходы входят билеты на все виды транспорта (кроме такси), плата за бронирование, страхование и т. Д.) Работодатель принимает решение о возможности возмещения затрат на такси на основании внутренних документов организации.

Размещение в командировке.

Затраты на проживание в отеле, частном секторе или съемной квартире подлежат возмещению. Однако порядок учета этих затрат зависит от наличия у работника основных документов, подтверждающих факт аренды квартиры.

Диеты.

Диеты – это средства, предоставляемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. Сотрудник не обязан их оплачивать, как все остальные расходы. Размер суточных не ограничен законом, но существует предел, выше которого эти выплаты подлежат обложению подоходным налогом с населения и страховыми взносами.

Прочие расходы.

Их перечень определяет сам работодатель в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и других факторов. Как правило, в эти расходы входят такси или экспресс в аэропорту, расходы на сотовую связь, VIP-зал в аэропорту, расходы на развлечения.

Работодатель должен предоставить работнику предоплату на все вышеперечисленные расходы, а работник должен их оплатить после возвращения из командировки.

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Работодатель может засчитать командировочные расходы как расходы в системе налога на прибыль и упрощенной системы налогообложения (объект «прибыль минус расходы»). Методика учета таких расходов аналогична упрощенной системе налогообложения и единой налоговой системе.

Основные особенности налогового урегулирования командировочных расходов:

Экономическая целесообразность и документация затрат.

Расходы, понесенные сотрудником во время командировки, следует включать только в том случае, если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документами. Единственное исключение – диеты: сотрудник не обязан их подтверждать и согласовывать. При отсутствии подтверждающих документов расходы, даже если они оправданы, не могут быть приняты во внимание.

Дата признания расходов.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если работник понес расходы из собственных средств во время командировки и получил возмещение от компании, датой признания затрат должна быть дата выплаты денежных средств из кассы. Дата признания расходов, понесенных в иностранной валюте, обсуждается ниже в разделе о зарубежных командировках.

НДС на командировочные расходы.

Индивидуальные предприниматели и организации в ОСНО имеют право на вычет НДС при условии, что расходы на командировку несет организация или работник и на них выставлен счет-фактура. Ниже мы обсудим особенности вычета НДС по отдельным видам расходов, связанных с командировкой.

Подоходный налог с населения и страховые взносы

Большинство командировочных расходов освобождены от уплаты подоходного налога и страховых взносов. Расходы на питание облагаются НДФЛ и страховыми взносами сверх установленного лимита.

Разберем подробнее особенности налогового урегулирования отдельных видов командировочных расходов.

Суточные: налоговый учет

Питание – это расходы, понесенные работником в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного проживания. В большинстве случаев во время командировки сотруднику предоставляется диета для питания.

Размер пособия не ограничен действующими нормативными актами, но существует предел, сверх которого налог на доходы физических лиц и страховые взносы должны взиматься с этих расходов. Лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для зарубежных поездок. – для поездок за границу. Размер пособия определяется самим работодателем и может варьироваться в зависимости от

должность сотрудника (для руководящего состава они могут быть выше, для штатных сотрудников – в пределах лимита); Задания на командировку; место назначения и т. д.

Более подробную информацию об особенностях начисления, расчета и выплаты надбавок можно найти в следующих статьях:

Списывать с диеты можно полностью, без ограничений. Диета не распространяется на однодневные командировки. Это связано с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и в тот же день возвращается домой.

Министерство финансов предложило включить такие расходы в прочие расходы, а не в путевые расходы (письмо № 03-15-06 / 33309 от 17.05.18). Если работник предоставил подтверждающие документы, то в начислении НДФЛ и страховых взносов на всю сумму таких расходов нет необходимости. При отсутствии подтверждающих документов НДФЛ и страховые взносы взимаются на сумму, превышающую лимит (700 руб. Для командировок по России и 2500 руб. Для командировок за границу).

Работник не обязан платить надбавки, поэтому работодатель не имеет права требовать от работника документы, подтверждающие размер надбавок.

Оплата проезда к месту командировки: особенности учета расходов

Стоимость проезда для поездки может быть включена в стоимость в полном объеме (п. 12 п. 1 ст. 264 Налогового постановления). Такие расходы не должны взиматься подоходным налогом с населения или страховыми взносами. Чтобы командировочные расходы были учтены, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие, что они были понесены:

туристический ваучер с реквизитами перевозчика, подписью и печатью; для служб такси – приказ о предоставлении транспортного средства для перевозки людей и багажа и квитанция об оплате услуг такси; в случае авиаперелета – билет и посадочный талон. Если билет электронный, необходимо также предоставить подтверждение маршрута; В случае проезда железнодорожным транспортом – железнодорожный билет, электронный билет, посадочный талон; в случае поездки частным или служебным транспортом – коносамент, топливная накладная, топливная накладная и другие документы, подтверждающие поездку работника; в случае путешествия на арендованном транспортном средстве (каршеринг) – договор аренды автомобиля и документы, подтверждающие понесенные расходы и использование автомобиля в деловых целях.

Если сотрудник теряет проездные документы, для подтверждения расходов можно использовать следующие элементы

дубликат документа; копия билета, оставленная в транспортной компании; счет, выданный транспортной компанией, содержащий идентификационные данные путешественника, маршрут, стоимость билета и дату поездки.

Возмещение проживания в командировке

Расходы на проживание в командировке также вычитаются по упрощенной системе налогообложения (объект «доход за вычетом затрат») и налогу на прибыль, если они документально подтверждены. Эти командировочные расходы не облагаются подоходным налогом с населения или страховыми взносами. Расходы на проживание могут также включать услуги, предоставляемые отелями, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания номеров.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке

кассовый чек или BLO – в случае проживания в отеле; договор аренды, квитанция об оплате аренды и другие подтверждающие документы – для проживания в съемной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов стоимость проживания не может быть учтена. Также следует уплатить с них НДФЛ и страховые взносы:

НДФЛ взимается с расходов, превышающих 700 рублей для командировок по России и 2 500 рублей для командировок за границу. – для заграничных командировок; Взносы на социальное обеспечение должны рассчитываться на полную сумму расходов.

Оплата питания в командировке: налоговый учет

Оплата питания во время командировки зависит от решения работодателя. Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в правилах поездок такие расходы не упоминаются. Следовательно, работодатель не обязан их оплачивать.

По умолчанию пособие на питание должно выплачиваться работником из пособия, но работодатель может по своему усмотрению компенсировать такие расходы работнику.

Исключение составляют случаи, когда стоимость питания входит в стоимость проживания. Но если стоимость питания указана отдельной строкой в ​​квитанции, эти расходы нельзя засчитать в составе налоговых расходов на прибыль (Письмо Минфина от 20 мая 2015 г. № 03-03-06 / 2/28976).

Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения

Независимые предприниматели, использующие упрощенную систему «подоходного» налогообложения, и предприниматели, использующие патент, не могут считаться командировочными расходами. Это связано с тем, что частные предприниматели в лицензированной системе налогообложения не регистрируют расходы и не могут снизить стоимость патента никакими расходами, кроме страховых взносов.

Независимые предприниматели по упрощенной системе «подоходного» налога должны вести КУДР, но вводить в нее (помимо доходов) данные только по одному расходу – страховым взносам, уплаченным за себя и своих сотрудников. Несмотря на это, Минфин считает, что налогоплательщики упрощенного налога, предметом деятельности которых являются доходы, должны, как правило, готовить первичные документы для командировок, в том числе о понесенных расходах, в том числе авансовый отчет (Письмо Минфина от 30.10.2010 г.) .2013 № 03-11-11 / 46198). По мнению Минфина, причина в том, что для плательщиков упрощенного налога, независимо от применяемого объекта налогообложения, сохраняется действующий порядок проведения кассовых операций.

В соответствии с данным порядком ответственное лицо должно в течение не более 3-х рабочих дней с даты истечения срока, за который были выданы денежные средства на счет, или с даты выезда работника на работу, представить авансовый отчет. с подтверждающими документами (раздел 6.3 Порядок проведения кассовых операций, утвержденный распоряжением Банка). Россия № 3210-У от 11.03.2014) главный бухгалтер или руководитель компании (бухгалтер).

Налоговый кодекс РФ не предусматривает каких-либо исключений для налогоплательщиков упрощенного налога на «доходной» основе при оформлении основных расходных документов по расходам, связанным с командировками. Это означает, что они должны готовить эти документы наравне с другими, даже если они не могут считать эти расходы расходами.

Учет командировочных расходов ИП без сотрудников

По мнению Минфина, оплата командировочных расходов ИП без сотрудников также нерациональна. Свою позицию налоговый орган объясняет тем, что командировка – это поездка, заказанная вышестоящим руководителем с целью выполнения деловой задачи. У индивидуального предпринимателя нет работодателя, с которым он остается в трудовых отношениях, и поэтому не может отправить себя в командировку (Письмо Минфина РФ от 16 августа 2019 г.

Судебной практики в этой сфере пока нет, поэтому предсказать, на чьей стороне будет суд, невозможно. Поэтому лучше не рисковать, а расходы на командировку индивидуального предпринимателя без сотрудников не следует включать в расходы по упрощенной системе налогообложения «доход за вычетом затрат».

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов, связанных с зарубежными командировками, имеет свою специфику:

лимит на выезд в командировку за границу составляет 700 руб. для поездок по РФ и 2500 руб. для пересечения границы с РФ. – при пересечении границы с Россией; суточные, выплачиваемые в иностранной валюте, конвертируются в рубли по курсу на день выплаты; если диета была оформлена в рублях, а расходы были понесены в иностранной валюте, они конвертируются в рубли по курсу, действовавшему на дату покупки валюты. В случае утери документа о покупке валюты предполагается обменный курс, действующий на дату выплаты аванса сотруднику; остаток авансового платежа, возвращенный кассиру, конвертируется в рубли в день возврата денежных средств; переплаты, произведенные в иностранной валюте, возвращаются работнику в рублях, конвертированных в дату утверждения авансового отчета; если основные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский язык; сверх лимита по НДФЛ часть надбавки должна быть конвертирована в рубли по курсу на последний день месяца утверждения авансового отчета.

Учет командировочных расходов: проводки

Аванс на командировочные расходы работника должен иметь следующую запись:

Dt 71 Kt 50 – при оплате аванса наличными; Dt 71 Kt 51 – при перечислении предоплаты на банковскую карту сотрудника.

При списании дорожных расходов ключевое значение имеет цель поездки:

Dt 20 Kt 71 – сотрудник отправлен в командировку для выполнения работы для клиента; Dt 44 Kt 71 – командировка связана с продажей товаров; Dt 08 Kt 71 – поездка связана с покупкой недвижимости для компании; Дт 28 Кт 71 – сотрудника отправляют в командировку для возврата бракованного товара.

Если компания использует ОСНО, а к затратам отдельно назначается НДС, применяются следующие положения:

Dt 19 Kt 71 – НДС оплачивается в составе командировочных расходов; Dt 68 Kt 19 – НДС учитывается как налоговые вычеты.

Если работник тратит собственные деньги в командировке и работодатель ему возмещает, необходимо сделать аннотацию

Dt 71 Kt 50 – при выдаче работнику наличными; Dt 71 Kt 51 – при переводе средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше выделенной ему суммы, выбирается запись в зависимости от способа возмещения:

70 динаров 71 кт – причитающаяся сумма вычтена из заработной платы работника; Dt 50 Kt 71 – работник вернул денежные средства в кассу; Dt 51 Kt 71 – работник вернул деньги на счет работодателя.

Подводим итоги

Командировочные расходы можно классифицировать как расходы по упрощенной системе 15% налога и налога на прибыль. Вам не нужно платить подоходный налог с населения или страховые взносы на проезд и проживание. Питание облагается НДФЛ сверх установленного лимита: 700 руб. Для командировок по России и 2500 руб. Для заграничных командировок. – для заграничных командировок. Пособие на питание не включается в расходы STS и подоходный налог и полностью облагается подоходным налогом с населения и страховыми взносами.

Понравилась статья? Поделитесь этой ссылкой с друзьями: