Журнал регистрации служебных записок в организации

Журнал регистрации записок, представлений

Основание для составления журнала регистрации служебных записок и представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

порядковый номер и дата записки или представления;
должность и фамилия вносящего запись;
краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Журнал регистрации записок, представлений

Основание для составления журнала регистрации служебных записок и представлений

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

порядковый номер и дата записки или представления;
должность и фамилия вносящего запись;
краткое содержание записки или представления.

Журнал регистрации докладных записок

Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства.

Журнал регистрации докладных записок

Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки.

Журнал регистрации докладных записок образец

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал учета докладных записок

Общие рекомендации, постулаты, требования:

уместно угловое расположение нумерации страниц;
указывайте номера в верхней части листов;
применяйте шрифт Times New Roman;
14 размер считается оптимальным;
дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
название учреждения должно быть центрировано;
наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
нумерацию страниц начинайте со второй.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152.

Форма журнала регистрации докладных записок

Журнал регистрации служебных записок

Пример журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок

Общество с ограниченной ответственностью “Маяк”

Как оформить журнал регистрации служебных записок

Стандартные графы журнала

порядковый номер записи (он же номер служебной записки)
дата документа
составитель
может быть наименование, краткое содержание
адресат (если отделы переписываются напрямую)
виза (резолюция)
исполнитель (ответственное за исполнение лицо)
срок исполнения (по желанию)
отметка об исполнении
примечания

Как мы уже сказали выше, это лишь примерная структура.

Сколько хранить

Каждая служебная записка обладает спецификой.

Журнал регистрации докладных и служебных записок

Инструкции
Положения
Регламенты
Приказы по основной деятельности
Распоряжения (указания)
Планы
Графики
Отчеты
Акты
Протоколы
Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала.

Журнал регистрации докладных и объяснительных записок

(все картинки кликабельны)

На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Образец журнала регистрации приказов:

Образец журнала регистрации служебных записок:

Образец журнала регистрации протоколов:

Индексация

Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше.
Каждый из них получит свой порядковый номер.

Рекомендованные реквизиты шапки:

индекс;
дата регистрации;
адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
краткое содержание;
примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

номер документа (указывается отдельно от номера записи);
кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
отметка об исполнении.

Скачать образец журнала регистрации служебных записок

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твёрдую обложку.

Форма журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Пример 2. Журнал регистрации служебных заданий

Пример 4. Журнал регистрации актов

Пример 6. Журнал регистрации и учета личных дел

Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:

Журнал регистрации справок, выданных работникам
Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
Журнал регистрации служебных заданий
Журнал регистрации актов
Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
Журнал регистрации и учета личных карточек

Журнал «пустой» — с незаполненными шапками граф выпущен в удобном формате (А4, книжный).

Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ).

Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы

Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей.

Журнал регистрации докладных записок образец рб

К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости.
Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например:

Приказ от 02.11.2015 №123/П/01-12/2/С-З

Этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением №2 Северо-западного филиала компании.

Скачать журнал регистрации внутренних документов

Вы можете скачать журнал регистрации внутренних документов прямо сейчас (xlsx, 13 kB).

В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Журнал регистрации докладных записок образец скачать

Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале. Приведем примеры.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.

Заявления

Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.

На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.

Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Составные части журнала

Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.

Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

Документы по кадровому делопроизводству.
Журналы по общему делопроизводству.
Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

Хранение

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

Регистрационном номере справки отдельно.
ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.