Образец внесения в трудовую книжку исправлений: запись в трудовой книжке считать недействительной
Ведение трудовых книжек должно подчиняться общим правилам. При внесении в нее данных работодатель может допустить ошибки и неточности. Это может повлечь за собой определенные негативные последствия: утрату части пенсии, нанесение репутационного ущерба и пр.
Работодателю может потребоваться внесение исправлений в трудовую книжку как при допущении ошибок, неточностей и опечаток специалистов кадровой службы, так и для того, чтобы исправить ошибки предыдущего работодателя.
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-33-98 .
- Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .
- Регионы: +7 (800) 600-36-17 .
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
В каких случаях вносятся исправления о недействительности записи
При внесении исправлений в трудовую книжку работодателю следует руководствоваться:
- Трудовым кодексом, например, при определении оснований для увольнения и прочих данных (по Главе 13).
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек от 2003 года №225.
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая была утверждена в 2003 году №69.
В зависимости от того, в каком именно разделе трудовой книжки была допущена ошибка или неточность, для работодателя предусмотрено три варианта исправления информации:
- Сделать отметку о недействительности записи в трудовой книжке.
- Зачеркнуть ошибочные сведения.
- Дополнить имеющиеся данные актуальной информацией (например, если сотрудник получил высшее образование и его профессия изменилась).
Отметка сотрудников кадровой службы о том, что запись из трудовой книжки можно считать недействительной, проставляется только в разделах, которые посвящены месту работы сотрудника и имеющимся у него наградам (по п. 30 Правил №225).
Также в п. 30 Правил №225 сказано, что вместо отметки о признании определенной записи недействительной в нее вносится отметка с достоверными сведениями. Прописанный здесь порядок исправления записи в трудовых книжках распространяется и на такие ситуации, когда в книжку вносятся данные о переводе сотрудника на другое рабочее место или при его увольнении из компании, когда такое увольнение через какое–то время признано незаконным и аннулировано.
Корректировки допускается внести как нынешним работодателем, так и в компании, в которой ошибки были допущены при заполнении трудовой книжки. В первом случае запись считается недействительной на основании официального документа по п. 27 правил №225.
Текущая фирма исправляет ошибочные сведения при ликвидации прежнего места работы своего сотрудника по п. 28 правил №225.
Как внести исправления
Работодателю особенно важно учитывать следующее правило: при исправлении недостоверной информации в трудовой книжке ему не допускается использовать корректоры или лезвия. Любые правки производятся исключительно через признание отдельной записи недействительной и ошибочной.
Исправления в трудовую книжку о недействительности записи вносятся в разделы, которые содержат информацию о местах работы сотрудника или о его награждениях. Эти пояснения содержатся в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года. В указанном документе отмечается, что в трудовой книжке должна появиться запись о недействительности внесенной информации. Для этого:
- В 1 графе указывается хронологический номер такой записи. Номер указывается по порядку, причем не имеет значения, какая из записей по счету будет корректироваться с помощью данного исправления. Например, если корректировке подлежит запись №2, а всего на текущий момент 6 записей, то исправляющая запись будет иметь №7.
- Во второй графе трудовой книжки проставляется дата внесения корректировочных отметок в формате хх.хх.хххх.
- В третью графу вносится непосредственно корректировочная запись «Например, запись №2 недействительна».
- В графу 4 вносятся реквизиты документа, на основании которого сделана корректировка. Например, если фирма исправляла собственные ошибки, то это будет внутренний локальный акт, а если ошибки прошлого работодателя – то это реквизиты предоставленной сотруднику справки или выписки по прошлому месту работы.
На этом корректировка сведений считается завершенной. Сотруднику остается только произвести правильную запись в трудовую книжку.
Неточности в порядковом номере записи, дате внесения, содержании и реквизитах документа исправляются в общем порядке.
Пропущенные записи вносятся в трудовую книжку в любое время, когда стало известно о том, что здесь содержится неполная информация. При этом все остальные записи признавать недействительными не нужно, они являются верными.
При необходимости внесения изменений в раздел с поощрениями после признания записи недействительной вписывается верная информация: дата и номер получения вознаграждения, данные о полученном работником поощрении, реквизиты нормативно-правового акта.
Здесь приведен общий порядок внесения исправлений в трудовую книжку, но на практике возникают специфические ошибки, исправление которых не урегулировано законодательно. Такие неточности исправляются, согласно сложившейся в кадровом делопроизводстве практике, на основании аналогичных примеров самостоятельно специалистами кадровой службы.
В случае признания увольнения недействительным отметка об этом вносится в трудовую книжку в общем порядке. При этом по заявлению работника ему могут выдать дубликат трудовой книжки, в котором вовсе не будет отметки о незаконном увольнении.
Трудовая книжка имеет ограниченное количество страниц. Если строчек в трудовой книжке не хватает, то специалист кадровой службы оформляет вкладыш. Этот документ хранится вместе с трудовой книжкой. Особых правил для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки не предусмотрено: это делается по общему алгоритму.
Таким образом, запись, которая внесена в трудовую книжку по ошибке, считается недействительной, только когда ошибка допущена в разделе с информацией о месте работы сотрудника или имеющихся у него наградах. Для этого необходимо в хронологическом порядке внести запись о недействительности ошибочной записи и далее сделать правильную заметку. В графе 4 трудовой книжки в обязательном порядке необходимо прописать документ, который послужил основанием для внесения исправлений. Исправления в трудовую книжку вносятся как прошлым работодателем, который допустил ошибку, так и нынешним. Свидетельские показания не могут стать основой для исправления. Зачеркивание или замазывание неправильных записей не допускается.
Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2021 году: образец
Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:
- Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
- Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.
Исправления могут вноситься следующими способами:
- Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
- Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.
Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.
Общие правила
Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.
Запись неверна
Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.
Запись можно признать недействительной двумя способами:
- Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
- В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».
Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.
Все записи нумеруются в хронологическом порядке.
Текст внесен другой организацией
Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:
- Организацией, допустившей ошибку.
- Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.
Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.
Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения
Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.
Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.
Указаны не те даты
В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.
Неправильно внесены реквизиты приказа
Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.
Исправление сведений о награждении
В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).
Замена сведений на титульном листе
В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:
- Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
- На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.
Таким же образом изменяют и дату рождения.
Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.
Исправление неточностей во вкладыше
Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.
Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).
Запись недействительна
Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.
Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).
Аннулирование, если запись внесена ошибочно
В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».
Записи, не подлежащие исправлению
Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:
- Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
- Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.
И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.
Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.
Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи?
Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.
Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?
В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «>Запись недействительна»>.
После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:
№1 —> последующего порядкового номера,
№2 —> даты внесения записи,
№3 —> следующего содержания: «>Запись за номером таким-то недействительна»> и строчкой ниже делается правильная запись,
№ 4 —> правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.
Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.
Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке
Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| экономиста | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 10 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | Приказ от |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| инженера |
Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу
1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | Приказ от |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| инженера |
2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «>Алвиго-Транс »> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | |
| 12 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к |
Пример 3. Изменение формулировки увольнения
Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 | Приказ от |
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>) | |||||
| 10 | 05 | 02 | 2014 | Запись за номером 9 недействительна, | Приказ от |
| Уволен по соглашению сторон, пункт 1 | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | |||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать |
Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения
Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| экономиста | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 | Приказ от |
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>) | |||||
| 10 | 06 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна, | |
| 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать |
Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.
Загрузка...
