Выписка из табеля учета рабочего времени: образец

Выписка из табеля учета рабочего времени

Как известно, каждая сторона трудовых отношений преследует свои цели в рабочих отношениях. Работодатель должен знать, сколько отработал наемный сотрудник, чтобы выплатить ему справедливый заработок. А работник заинтересован в том, чтобы управленец щепетильно фиксировал его рабочие часы. Материал данной статьи расскажет о том, что собой представляет выписка из табеля учета рабочего времени, для чего она нужна администрации и члену коллектива, а также как и где её получить.

Что такое учёт рабочего времени на предприятии

Прежде чем рассматривать вопрос с выпиской из табеля учета рабочего времени, следует разобраться, что этот самый учет собой представляет и какие нормативные документы регулируют этот процесс.

Учёт рабочего времени – это организованная предприятием процедура непрерывного отслеживания часов, проведённых сотрудниками на работе. Отработанное время определяет размер выплачиваемой зарплаты и отмечается в специальном табеле. В этом документе проставляются выходы и невыходы на работу, прогулы, дни отпуска, больничные, командировки и так далее.

Внутри предприятия учёт может происходить по-разному, что во многом зависит от специфики его функционирования. Однако, это не влияет на основную цель документа – максимально точно отразить количество отработанных часов в конкретный день или другой период времени.

Всего существует две формы ведения учёта рабочего времени – ручная и автоматизированная. Последняя применяется в случае, если вход предприятия оборудован турникетом со специальным считывателем электронного пропуска. Посещая работу, сотрудник прикладывает пропуск к считывателю, и данные о посещении работы автоматически вносятся в компьютер учётчика.

Ручной механизм учёта отработанных часов состоит из нескольких этапов:

• Первичная фиксация. На каждом предприятии должен быть назначен табельщик, чьи функциональные обязанности подразумевают ведение учёта рабочего времени сотрудников отдельного подразделения. Именно он фиксирует в табеле реальную информацию о выходе на смену, отпусках, больничных и т.д. Он несёт персональную ответственность за корректность указанных сведений и передачу их учётчику рабочего времени по предприятию.
• Обработка данных. Собранная информация за отчётный период передаётся в бухгалтерию, где формируется официальный табель, подписываемый руководителем предприятия. На основе этого документа, в дальнейшем, будет производиться оплата труда.

Наиболее остро вопрос о предоставлении выписки из табеля учёта рабочего времени стоит в тех компаниях, сотрудники которых работают посменно, выполняя свои функции в строго отведённое время. Типичным примером может выступать охранное предприятие, завод или фабрика.

Задача корректно начислить зарплату является одной из приоритетных для работодателя. Не менее важным является соответствие отработанного времени выплаченной заработной плате. К примеру, если охраннику не заплатят деньги за отработанную смену, он имеет полное право обратиться в правозащитные инстанции. Если по итогам проверки будет доказана вина администрации, то предприятие ожидают штрафные санкции.

Как получить выписку из табеля учёта рабочего времени

Разумеется, ответственное лицо не может выдать заявителю документ, содержащий сведения обо всех членах коллектива. Это противоречит положению о конфиденциальной информации. Персонализировать передаваемые данные помогает специальная выписка.

Исключение может составить начальник структурного подразделения, поскольку в его обязанности вменен контроль учета рабочего времени своих подчинённых. В связи с этим он может запросить соответствующие данные.

Чтобы получить документ, свидетельствующий об отработанном времени, достаточно обратиться к компетентному лицу своего предприятия. Если речь идёт о крупной организации, то обычно это работник бухгалтерии, в чьи обязанности включен учёт рабочего времени сотрудников предприятия. Если же предприятие небольшое, то этим вопросом занимается, как правило, сам директор.

Согласно требованиям закона, обратиться можно как в устной, так и в письменной форме, подав заявление соответствующего содержания. Во всех случаях работодатель должен поделиться информацией о том, сколько часов отработал сотрудник. Выписку необходимо предоставить в течение трёх рабочих дней.

Сотрудник предприятия, изъявивший интерес к подобной информации, вправе не аргументировать своё требование. На практике, выписка из табеля может ему понадобиться в самых разнообразных случаях, например для фонда социального страхования, правоохранительных органов и так далее.

При этом, наниматель предоставляет выписку еще действующему сотруднику. Закон не предусматривает возможность предоставления информации в отношении бывших работников.

Образец выписки из табеля учета рабочего времени

Табель учёта рабочего времени заполняется по форме Т-12 или Т-13. Однако выписка из него может быть написана в свободной форме. Каких-либо ограничений на этот счёт законодатель не устанавливает.

Важными элементами выписки являются:

• Полное название организации и структурного подразделения работника.
• Ф.И.О. штатной единицы, его табельный номер.
• Регистрационный номер и дата выписки.
• Количество отработанного времени в днях или часах за конкретный период.
• Должность, подпись, фамилия и инициалы лица, которым был составлен документ.

Обычно она формируется в виде таблицы. В ней могут отражаться не только дни выхода, но и прогулы, дни отпуска, больничного и командировок. В конкретный день учётчик проставляет литеру «Я», что будет означать явку на работу или «В» – в качестве обозначения выходного дня и так далее. Если имеется конкретная продолжительность смены работника, то нужно указывать количество отработанных часов в конкретный день.

Формат исчисления дней может быть числовым или буквенным.

На практике примерный образец выписки из табеля учета рабочего времени будет выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Сияние»

ВЫПИСКА №14 от 20.03.2013 г.

из табеля учёта рабочего времени

за период работы с 11.03.2013 г. по 18.03.2013 г.

1. Иванов И.И. 11 12 13 14 15 16 17

специалист отдела маркетинга Я Я Я Я Я В В

Всего отработано: 40 часов

Директор ООО «Сияние» Сидоров С.С.

Специалист отдела учёта рабочего времени

и начисления заработной платы ООО «Сияние» Петрова П.П.

Информация об отработанном времени в обязательном порядке должна быть заверена не только исполнителем, но и директором предприятия. Вне зависимости от того, для какого учреждения выдаётся документ, проставляется оттиск печати организации-нанимателя.

Таким образом, корректное начисление зарплаты является одной из приоритетных задач работодателя. Погрешность в таких вопросах недопустима. В связи с этим управленцу нужно заострить внимание на отладке чёткого механизма учёта рабочего времени внутри своего предприятия. Локальные нормативные акты, регулирующие этот вопрос, должны быть актуальными, а информация об отработанном времени должна своевременно передаваться в бухгалтерию, где происходит сверка и итоговый расчёт заработка.

Конечно, нужно быть готовым и к тому, что любой работник вправе узнать сколько он отработал времени и сколько ему за него следует заплатить. Поэтому во избежание проблем следует максимально чётко и оперативно предоставить ему необходимые сведения.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

• В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.



Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.





Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.




При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.