Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов: образец

Образец сопроводительного письма к акту сверки

На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.

Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили образец сопроводительного письма к контракту. В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.

Требования к содержанию

Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:

1. Реквизиты отправителя.
2. Реквизиты получателя.
3. Дата и номер обращения.
4. Содержание.
5. Приложение.
6. Подписи.
7. Контакты того, кто направляет акт сверки.

Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.

Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.

Текст сопровождения

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.

Опись

Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.

Подписи и контактная информация

Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.

Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.

Порядок обмена документами

Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.

При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.

При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.

При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.

Сопроводительное письмо к акту сверки

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

• Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
• Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
• Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
• Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
• Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
• Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
• Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

• Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
• Номер и дата составления.
• При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
• Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
• Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
• Период, за который сформирован акт сверки.
• Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
• Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

Заключение

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Подробная инструкция, как оформить сопроводительное письмо к акту

Помимо переписки по электронной почте, общение с контрагентами у любой компании сводится еще и к обмену документацией – актами, договорами, счетами.

Именно сопроводительное письмо поможет принимающей стороне разобраться в том, какие именно бумаги находятся перед ними и в какой срок они должны быть обработаны.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое?

Чаще всего сопроводительные письма пишутся к актам: к актам согласования, актам сверки, актам выполненных работ, поскольку в этом случае факт принятия и срок возврата подписанных бумаг играет большую роль. Ниже можете ознакомиться с примерами таких писем.

Зачем требуется?

Основных причин для составления сопроводительного письма три.

1. Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
2. В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
3. Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.

Кто подписывает?

Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации либо уполномоченный руководитель подразделения. Если в сопроводительном письме речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер предприятия.

Из чего состоит текст?

Содержание сопроводительного письма в различные компании можно условно разделить на три части:

1. Сообщение об отправке письма. В нем отправитель уведомляет о факте и целях отправки.
2. Просьба об ответе. Здесь указывается, что именно контрагент должен сделать с документами.
3. Приложения. Это основа сопроводительного письма, здесь перечислены все документы и количество их экземпляров, отправленных контрагенту.

Как правильно написать?

Составляется сопроводительное письмо на официальном бланке организации. Оно может иметь тему: «О разработке положения…», «О закрытии актов по проекту…» и так далее.

Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма. Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания» и так далее.

Во второй части должна содержаться конкретная инструкция к действию.

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес…».
• «Просим рассмотреть в установленный законодательством срок и направить в наш адрес».

Нужно ли указывать в сопроводительном письме срок исполнения? Учитывая, что по правилам делового обращения отвечать на письмо принято в течение 30 рабочих дней – лишним не будет. Многие компании любят указывать срок ответа на обращение в директивном формате: «Срок ответа на письмо – до 3 рабочих дней».

Другой случай, когда требование ответа в определенный срок закономерно – если этот вопрос зафиксирован в договоре между компаниями.

Когда организации являются равноправными партнерами, очертить конкретный срок исполнения можно только в виде просьбы, приведя при этом вескую причину. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в срок до 10 рабочих дней в связи с необходимостью предоставить отчет в Министерство образования РФ … числа».

Переходим к оформлению списка приложений. В сопроводительном письме должен быть перечислен весь перечень приложенных к письму документов, с указанием количества экземпляров и листов по каждому – в этом весь смысл сопроводительного письма.

Если в самом тексте письма ранее указывалось название отправляемого документа, в приложении его вновь упоминать не надо – достаточно сообщить о количестве экземпляров и страниц. Например: «Направляем вам экземпляр Акта приема-передачи работ по установке оборудования, подписанный с нашей стороны. Приложение: на 1 л. в 1 экз.»

Если приложенных документов несколько, необходимо составить нумерованный список:

• Акт об оказании транспортных услуг по акции «Счастье в каждый дом» на 1 л. в 1 экз.
• Счет на оплату услуг на 1л. в 1 экз.
• Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.

Часто встречается вопрос о том, как же писать правильно – «Приложение» или «Приложения»? Несмотря на то, что в ГОСТе Р 7.0.97-2016 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе, то есть «Приложение», норме русского языка соответствует множественное число – «Приложения». В пояснениях к ГОСТу разработчики также указывают, что множественное число предпочтительнее.

Тем не менее, обе формы допустимы, главное, чтобы единообразие было в документообороте самой организации. Это же касается и других нюансов касательно написания слово «Приложение»: с большой буквы или маленькой, с № или без и так далее.

О том, как составить сопроводительное письмо к пакету документов, мы писали тут, а здесь вы подробно узнаете о таком письме с описью прилагаемых бумаг.

К каким бумагам составляется?

Сверка

Писать сопроводительные письма к актам сверки, в частности, взаимных расчетов очень важно, потому что на сегодняшний день контрагенты фактически не обязаны подписывать или возвращать акты сверок. Если у контрагента есть задолженности перед компанией, можно указать необходимость подтверждения написанной суммы задолженности.

Также в тексте сверки следует дать ссылку на норму действующего законодательства, в соответствии с которой в случае невозврата документа, равно как и отсутствия разногласий и расхождений, сальдо будет считаться подтвержденным.

Согласование

Сопроводительное письмо передается вместе с актом согласования в случае выполнения кадастровых работ по образованию земельного участка.

Документ о выполненных работах

При отправке заказчику для подписание актов сдачи и приемки выполненных работ сопроводительное письмо необходимо, главным образом, потому, что оно подтверждает факт получения документов. Ситуация, когда заказчик не оплачивает работу, потому что отрицает факт приема и передачи документов от исполнителя – не редкость, сопроводительное письмо от организации способно «подстраховать» и стать весомым аргументом о передаче актов сверок и счетов в случае судебного решения вопроса.

Понятие «дефектный акт»

В реальной практике достаточно распространена ситуация, когда какой-то из документов, указанных в сопроводительном письме, забывают положить в пакет. Еще более анекдотическая ситуация, которая, к сожалению, часто происходит – пакеты документов могут быть перепутаны.

Что происходит после доставки сопроводительного письма с такими документами в компанию? Приложение с указанием всех документов и содержимое пакета сверяются секретарем: если какого-то из документов, указанных в приложении, при проверке не хватает, составляется дефектный акт, после чего письмо возвращается отправителю.

Куда отправляется документ?

У направляющей стороны сопроводительное письмо проходит несколько этапов:

1. написание исполнителем, согласование и подпись у руководителя организации (как оформить в электронном виде?);
2. регистрация в канцелярии, отправка.

После того, как письмо доходит до адресата, оно рассматривается (для того, чтобы убедиться, что все приложенные документы соответствуют описанию), регистрируется, поступает на рассмотрение первому лицу организации.

Тот назначает исполнителя и возвращает документ секретарю, далее документы поступают на исполнение, а оригинал письма хранится у секретаря. Сопроводительное письмо и приложенные к нему документы хранятся в разных местах. Хранятся сопроводительные письма в течение 5 лет.

Если компания привыкла прикладывать к пакету бумаг на отправку такие письма, она заботится не только о своих интересах — о том, чтобы пакет документов был зарегистрирован, а необходимые акты и протоколы были возвращены в срок, — но и облегчает задачу своим партнерам, дав четкую инструкцию по работе с присланной документацией.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Пишем сопроводительное письмо к акту сверки

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.

Для чего нужен образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов

В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.

Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.

Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.

Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.

Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, — плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя.

Как составить

Лучше всего, если бланк сопроводительного письма будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму.

В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа ( почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером).

Для составления необходимо знать:

• должностное лицо в компании контрагента, которое имеет соответствующие полномочия;
• актуальные реквизиты компании-адресата;
• актуальные реквизиты собственной компании;
• причину проведения проверки.

Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.

Как направить в электронном виде

Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.

При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:

• вложением сканированного документа с подписями уполномоченных лиц;
• копированием образца в тело электронного письма.

Второй вариант допустим, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота. Обычно такой обмен осуществляется между бухгалтерами организаций и несет функцию контроля документооборота.

Перед годовым отчетом подписание актов сверок является обязательным, и уместнее направить сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, вложением (как в первом варианте).

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов

Деловая этика предполагает наличие сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов. Не существует единого федерального образца составления данного документа. Однако сам факт его наличия свидетельствует о взаимном уважении партнеров. В письме четко констатируется, кто является ответственным лицом со стороны контрагента. Кроме того, оно работает на имидж компании и представляет ее руководство как людей обязательных, которым можно доверять в бизнесе.

Зачем требуется сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов

Выстраивание профессиональных отношений с партнерами — это сложный процесс. В нем принимают участие не только непосредственно ответственные лица компании или руководства. Бухгалтерия также причастна к формированию положительного имиджа компании.

Например, сопроводительное письмо и сами акты сверок готовятся сотрудниками бухгалтерии. И именно они впоследствии направляют документацию контрагенту. Реже отправка корреспонденции может быть доверена администратору или курьеру. Иногда письмо доставляет секретарь. В любом случае это всего лишь исполнитель, который может не иметь прямого отношения к бизнес-процессу.

Сопроводительное письмо — это один из кирпичей в фундаменте делового партнерства. Являясь элементом деловой этики, оно способствует установлению доверительных отношений между партнерами и задает хороший тон в бизнес-сотрудничестве.

Иногда акт сверки адресуется контрагенту как единичный документ. Однако это не является обычной практикой, а скорее, исключением из нее. Отсутствие сопроводительного письма допускается, когда взаимозачеты являются частью постоянной практики документооборота.

Например, между двумя компаниями долгие годы реализуются профессиональные отношения. Производственные задачи между ними решаются по шаблону, а отношения руководителей проверены временем и взаимными коммерческими интересами. Документооборот является давно согласованным, взаимозачеты регламентируются легко — по накатанной в многолетней практике схеме. В этом случае сопроводительное письмо не требуется.

Но иногда бывает, что одна из сторон выступает инициатором проверки взаиморасчетов. Значит, вторая сторона должна с пониманием отнестись к данному запросу и своевременно сообщить, когда будет возвращен документ. Сопроводительное письмо в таких обстоятельствах было бы уместным.

Составление сопроводительного письма (или «сопроводиловка», как в ежедневной текучке называют его производственники) может быть доверено только компетентному человеку.

Сопроводительное письмо требует определенной подготовки и знаний. Оно должно быть безупречным: грамотным, хорошо форматированным и отражающим компетентность стороны.

Сопроводительное письмо: структура

Несмотря на то, что не существует федерального образца сопроводительного письма к акту сверки, необходимо придерживаться классических правил, актуальных для деловой корреспонденции. То есть, составитель должен быть лаконичным и придерживаться делового стиля.

Примерная схема сопроводительного письма:

1. Реквизиты компании, которая его отправляет.
2. Реквизиты контрагента.
3. Номер документа и дата составления.
4. Фактическое содержание.
5. Уточняющее приложение (опись).
6. Подписи первых лиц, участников бизнес-процесса (или тех лиц, которым официально делегированы полномочия).
7. Контактные данные.

Как правило, реквизиты указываются в верхней части бланка (в так называемой шапке).

Они должны отражать:

В зависимости от того, насколько тесными являются бизнес-отношения, по желанию отправителя может быть внесена (или не внесена) информация по банковскому счету и ОГРН.

Что касается реквизитов адресата, то их вбивают в верхний правый угол. К обязательным моментам относится точное наименование того, кто должен получить письмо. Физический адрес и ИНН можно не указывать. Однако если же эти данные внесены, то есть вероятность того, что корреспонденция будет доставлена быстрее.

Согласно канонам деловой переписки, акт сверки должен быть адресован конкретно руководителю учреждения, предприятия или организации. Но иногда производственные отношения складываются так, что данные физического лица (руководителя) не известны. В этом случае достаточно будет указать в качестве получателя его должность.

Фактическое содержание сопроводительного письма к акту сверки

Как правило, данный документ начинается со слов: «Направляем вам…». Затем обобщенно обозначается цель отправления и просьба к адресату о возвращении акта сверки с указанием оценки: согласия, несогласия или внесения своих предложений по фактам, отраженным в документе.

При этом со стороны отправителя в качестве аргументов к письму могут прилагаться не только оригиналы. Допускается предоставление копий, но каждая из них должна быть заверенной.

Но иногда случается, что по факту сверки обнаруживаются серьезные расхождения по позициям. Возможно, сделка заключалась без должного внимания из-за недостатка времени или по другой субъективной причине. В этом случае во избежание несогласий и споров уместно рассматривать только первичные документы, подписанные первыми лицами сторон.

Сопроводительное письмо к акту сверки: зачем нужна опись

Отправляя профильную документацию, необходимо побеспокоиться о сохранности. Опись сопровождения призвана конкретизировать каждый отправляемый документ. Сам факт ее существования исключает возникновение разных трактовок и подлогов.

Рационально было бы каждый документ в описи прописывать отдельной строкой и нумеровать. В деловой документации используется только арабская нумерация. Причем отправитель должен не просто перечислить каждый элемент, но уточнить число листов в документах. В конце описи указывается итоговое количество содержимого.

Как правильно должно быть подписано сопроводительное письмо

Право подписи имеет только соответствующее должностное лицо. Однако регламент делопроизводства допускает передачу права подписи заместителю или иному служащему.

Это не является нарушением, но в этом случае контрагенту необходимо будет предоставить подтверждающую документацию, которая давала бы право подписи и обеспечивала ее законность. Сложность заключается в том, что если обе компании не приходят к единому мнению по сверке, и вопрос уходит на рассмотрение в судебную инстанцию, то суд не примет к рассмотрению документ, подписанный не первым лицом даже при наличии официально подтвержденных полномочий.

Документооборот предполагает дальнейшие контакты. Для обеспечения технической стороны последующих коммуникаций в письме должна быть указана электронная почта, номер телефона и личные данные отправителя (полностью).

Что касается отправки корреспонденции, то правомерным являются все варианты:

• при помощи курьера;
• на e-mail или другой электронный адрес;
• по почте.

Если письмо доставляет курьер, то он должен побеспокоиться о специальной отметке принимающей стороны на копии. Это подтвердит факт доставки. Иногда в судебных разбирательствах все доводы истца становятся неактуальными по причине отсутствия данной отметки.

Для отправления важной корреспонденции по почте необходимо побеспокоиться о составлении описи вложения. Без таковой в судебной инстанции пакет с документами не будет принят к рассмотрению. Это объясняется тем, что остается риск подлога, утраты или порчи отправляемой документации.

Отправка на e-mail или другой электронный адрес допускается только в том случае, если между компаниями существует предварительная договоренность об электронном документообороте.

Электронный формат документации актуален для компании только при наличии электронно-цифровой подписи. Отсутствие ЭЦП нивелирует серьезность и юридическую состоятельность деловых отношений. В этом случае отправка документа имеет исключительно технический характер. Судебная инстанция не рассматривает их как доказательство.