Должностные инструкции по профстандартам – структура

Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

• Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
• Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

• Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
• Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
• Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
• Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
• Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

• Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
• Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

• Должность сотрудника.
• Наименование подразделения.
• Подчиненность сотрудника.
• Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
• Особенности замещения основного сотрудника временным.
• Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

• Соблюдение сроков подготовки документации.
• Следование правилам взаимодействия в коллективе.
• Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

• Принятие решений в установленных рамках полномочий.
• Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
• Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

• Отдельный лист под роспись.
• Специальный журнал.
• Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту

Должностная инструкция

Должностная инструкция представляет собой один из основных документов на предприятии. Она содержит перечень выполняемых трудовых функций, а также список целей, задач отдельного работника, занимающего конкретную должность. Оформляется этот документ непосредственно при приеме на работу и выдается на руки вместе с экземпляром трудового договора.

Основные цели, которые преследуются при оформлении должностной инструкции:

1. Формирование организационной основы на предприятии.
2. Повышение уровня ответственности сотрудника за выполняемые им обязанности.
3. Обеспечение объективности результатов проверки при необходимости проведения аттестации, наложения дисциплинарных взысканий, поощрений и т. д.

Разработка инструкции должна производиться согласно штатному расписанию, исходя из основных задач и функций, которые возлагаются на работника и подразделение в целом.

Как правило, к разработке целесообразно привлекать руководителей структурных подразделений для более четкого описания возлагаемых на сотрудника полномочий.

Следует учесть, что оформлять инструкцию не обязательно. Нормы действующего трудового законодательства обязанности по выдаче инструкции не предусматривают. Но все же иметь ее рекомендуется:

• для разделения полномочий и зон ответственности между сотрудниками;
• их детального ознакомления со своими обязанностями;
• при необходимости доказать такое ознакомление в суде или рассмотрении жалобы сотрудника Рострудом.

Должностная инструкция в соответствии с профессиональным стандартом

При создании должностной инструкции следует учитывать положения профстандартов для определенной должности.

Профстандарт представляет собой унифицированной документ, содержащий основные требования, характеристику уровня знаний, умений, образования, стажа, опыта работы, необходимых для назначения определенного лица на определенную должность (ст. 195.1 ТК РФ).

О том, какие профстандарты являются обязательными, читайте в статье «Обязательные профессиональные стандарты с 2016 года».

Профстандарты обязательны для тех должностей, требования к квалификации в отношении которых установлены специальными нормативными актами или законом (ст. 195.3 ТК РФ). Как пример можно привести адвокатов, судей, учителей, врачей и т. д. Помимо этого, обязательное использование профстандарта (или пока еще допустимых справочников ЕКТС, ЕТС) предусмотрено ст. 57 ТК РФ для сотрудников, которые по должности имеют право на получение дополнительных льгот, премий, компенсаций либо для которых введены ограничения.

Соответственно, при составлении должностной инструкции для некоторых категорий работников следует пользоваться профстандартом.

ВАЖНО! Допустимо пользоваться только действующими стандартами, а они утверждены Минтрудом РФ еще не для всех должностей.

Порядок составления

Основные требования к должностной инструкции таковы:

1. Она формируется исходя из требований, функций, основных задач подразделения, в которое сотрудник принимается на работу. Законом не регламентирована четкая форма этого документа, поэтому работодатель самостоятельно утверждает ее, а также порядок внесения в нее изменений.
2. Оформлять инструкцию необходимо для каждой должности, которая есть в организации. При этом инструкция носит обезличенный характер.
3. До того как будет заключен трудовой договор с работником, необходимо ознакомить его с инструкцией в случаях:
   • трудоустройства к работодателю впервые;
   • перевода на другую должность;
   • предложения вакантных должностей.
4. Документ должен обладать четкой, лаконичной структурой и отражать основные функции, задачи, полномочия, которые возлагаются на работника, занимающего ту или иную должность.
5. Документ утверждается руководителем организации без согласования с профсоюзными органами.
6. При оформлении необходимо использовать реквизиты, установленные для бланков, являющихся внутренними документами (постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» от 03.03.2003 № 65-ст вместе с ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Структура инструкции на основе профстандарта

Должностная инструкция по профессиональному стандарту может иметь следующую структуру:

1. Наименование предприятия, название отдела, в котором числится работник.
2. Краткие необходимые сведения об организации, а также структурном подразделении.
3. Схема подчиненности.
4. Общие сведения, а также информация о должности.
5. Сведения о работе с ее кратким описанием.
6. Указание о возможности замещения.
7. Цели и задачи выполняемой работы, а также ответственность.
8. Права работника.
9. Содержание выполняемых функций (должностные обязанности).
10. Необходимые результаты оценки работ, а также их критерии.
11. Самые частые и необходимые деловые контакты, которые будут необходимы при выполнении должностных обязанностей.
12. Указание, как будет распределяться документация между работниками.
13. Информация о том, ведение какой документации будет необходимо.
14. Условия работы, включая режим труда и отдыха, оплату, безопасность и пр.
15. Порядок оформления трудовых взаимоотношений.
16. Список оснований, по которым трудовые отношения могут быть прекращены.
17. Личностные качества (внешний вид, черты характера, способности и т. д.).

Из профстандарта в инструкцию переносятся профессиональные требования, то есть требования относительно образования, стажа, опыта работы, уровня квалификации, необходимых для трудоустройства на указанную должность.

Изменение инструкций с учетом положений профстандарта

Что делать, если должностная инструкция уже утверждена и работник трудится согласно ей не один год, но необходимо привести ее в соответствии с профстандартом?

Надо учесть несколько нюансов:

1. Согласие работника не нужно, если поправки носят технический характер и не затрагивают функциональные обязанности (ст. 15, 57, 195.1 ТК РФ).
2. Если же изменения коснутся существенных условий трудового соглашения, изменять их в одностороннем порядке не допускается. Нельзя также требовать от работника выполнения функций, не предусмотренных трудовым договором (ст. 57, 60, 72 ТК РФ).
3. При необходимости внесения в должностную инструкцию поправок необходимо издание соответствующего распоряжения в свободной форме. Дальше допустимо выбрать один из подходящих вариантов:
   • составить документ под названием «Изменения к должностной инструкции», указав перечень вносимых изменений, а также какие пункты необходимо читать в новой редакции;
   • составить инструкцию в новой редакции (это удобно, если перечень изменений велик).
4. Измененный документ также утверждается руководителем предприятия.
5. С новым документом либо изменениями к нему также необходимо ознакомить работника под подпись.

При необходимости внесения изменений в должностные инструкции можно воспользоваться письмом Роструда «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» от 31.10.2007 № 4412-6.

Образец инструкции

Рассмотрим порядок составления должностной инструкции по профстандарту на примере должности главного бухгалтера. Необходимость использовать профстандарт (ст. 195.3 ТК РФ) при составлении этого документа обусловлена тем, что ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ установлены особые требования к уровню квалификации этой категории работников для некоторых организаций (АО, кредитные организации, лизинговые компании и др.).

Итак, должностная инструкция будет состоять из следующих разделов:

1. Общие положения, включая сведения:
   • о непосредственном начальнике главного бухгалтера;
   • том, кто будет назначать его на должность;
   • подчиненных;
   • лицах, которые смогут его заменять.
2. Квалификационные требования. При составлении этого раздела следует руководствоваться профстандартом, утвержденным приказом Минтруда России «Об утверждении профессионального стандарта “Бухгалтер”» от 22.12.2014 № 1061н.
3. Функциональные обязанности. Допускается составить на основании этого же профстандарта.
4. Права. Необходимо указать, какие вопросы главный бухгалтер вправе решать самостоятельно, а какие только совместно с руководителем. Обязательно следует описать, выполнения каких действий сотрудник будет иметь право требовать от подчиненных.
5. Ответственность. В случае заключения договора о материальной ответственности этот пункт также следует включить в инструкцию.

Должностные инструкции — это документы, которые содержат перечень выполняемых сотрудником функций на предприятии. Для некоторых категорий работников необходимо привести этот документ в соответствие с действующими профстандартами.

Актуальный образец должностной инструкции по профстандарту

Образец должностной инструкции по профстандарту можно скачать, перейдя по ссылке, которая содержится в конце статьи. Инструкция — это локальный акт, принимаемый в организации, содержащий различные требования к работнику, а также его квалификации, которые берутся из профессионального стандарта, составленного для определенной профессии. Прочитав статью, читатель узнает, требуется ли составлять должностные инструкции в соответствии с утвержденными профстандартами, и как это делать.

Общие положения о должностных инструкциях по профстандартам в 2021 году

Порядок применения профстандартов раскрывается в Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ), а именно — в статьях 195.1 — 195.3. Профессиональный стандарт представляет собой документ, который утверждается Министерством труда Российской Федерации. В нем содержатся данные о том, какими навыками и знаниями должен обладать сотрудник фирмы, чтобы эффективно и грамотно выполнять вмененные ему обязанности.

В России применяется справочник квалификационных требований, который утвержден Постановлением Правительства от 31.10.2002 № 787. В то же время применение данного акта в большинстве случаев не является обязательным, и работодатель вправе сам решать — использовать справочник или нет.

Возможны ситуации, когда применение профессиональных стандартов является обязанностью работодателя.

Необходимо отметить, что постепенно вводится все больше профстандартов, которые обязательны к применению. Так, в силу требований, содержащихся в Постановлении Правительства РФ от 27.06.2016 № 584 до 2021 года в компаниях должны быть приняты локальные акты, которые приводят должностные инструкции в соответствие с профстандартами.

Перечень профстандартов можно посмотреть здесь .

Обязательно ли должностные инструкции должны быть составлены согласно принятым профстандартам в 2021 году

Законодательство, а именно — ст. 195.3 ТК РФ указывает, что в некоторых случаях требуется составлять должностные инструкции согласно профстандартам.

1. Во-первых, это необходимо, когда такое требование прямо содержится в законодательных актах.
2. Во-вторых, в силу ч. 2 ст. 57 ТК РФ названия должностей, профессий, специальностей и требования к ним должны соответствовать таковым в профстандартах, если с выполнением работ по таким должностям связано предоставление каких-либо льгот, компенсаций, либо предусматриваются какие-либо ограничения.

Возникает закономерный вопрос о том, где должны быть указаны требования профстандарта — в должностных инструкциях, либо в трудовых договорах? Если обязательных требований к применению профстандарта нет, то работодатель сам решает, где прописывать сведения. Если же применение профстандарта является обязательным, то требуется отразить содержащиеся в нем требования в трудовом договоре с сотрудником. При желании можно также продублировать данные в должностной инструкции, однако это не является императивным требованием.

Если профстандарт принят, и его применение обязательно, рекомендуется прописать его требования в трудовых договорах. Так можно обезопасить себя от возможных санкций при проведении проверок.

Составление должностных инструкций в соответствии с профессиональным стандартом. Утверждена ли форма этого документа

Должностная инструкция, как уже упоминалось — это локальный акт организации, который содержит требования к квалификации работника, его правах, обязанностях, полномочиях при осуществлении трудовой функции. Если в организации имеется соответствующее подразделение, которое отвечает за составление таких документов, разработка должностных инструкций может быть поручена такому подразделению. В противном случае, разработкой занимается либо сам работодатель, либо любой сотрудник организации по его поручению.

Необходимо отметить, что форму должностной инструкции в соответствии с профстандартами, как документ, законодательство не утверждает, соответственно она может быть составлена произвольно. Однако документ должен содержать в себе данные о том, какой деятельностью занимается сотрудник, каковы цели и задачи такой деятельности, каковы квалификационные требования к ней. Кроме того, обязательно последовательное описание всех трудовых обязанностей сотрудников определенной должности.

В результате, должен получиться документ, который заверяется подписью работодателя на первой его странице (заверительная надпись «Утверждаю…». При наличии в фирме печати (в настоящее время не является обязательным), требуется помимо подписи работодателя проставить и ее. Помимо заверительной надписи требуется указать название компании, ее идентификационные данные, такие как адрес места регистрации, ОГРН, ИНН, данные о руководителе. Дополнительно указывается дата утверждения.

Как составить должностную инструкцию — структура документа

Поскольку форма документа законом не утверждена, отвечая на вопрос о том, как составить должностную инструкцию по профессиональному стандарту, необходимо руководствоваться теми наработками, которые сложились в кадровой практике.

Мы предлагаем использовать следующую структуру должностной инструкции по профстандарту:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Первый раздел — общие сведения.

В данном разделе требуется указать:

• данные о виде деятельности (согласно профессиональному стандарту), а также то, какие цели преследует ее осуществление.
• название должности, которое должно соответствовать названию в профстандарте;
• требования к квалификации сотрудника, в том числе его образованию, стажу, возможным условиям допуска к работе, а также иные данные, согласно профессиональному стандарту;
• сведения о руководителе сотрудников, для которых создается инструкция;
• перечень нормативных актов, которые должны соблюдаться работником при осуществлении трудовой функции;
• требования к навыкам и уровню знаний сотрудников определенной должности.

Второй раздел — требования к обязанностям и трудовой функции. Тут указывается конкретный перечень требований, который можно взять из профстандартов. Дополнительные требования можно подчерпнуть из справочников. Не запрещается указывать и дополнительные требования, не указанные в приведенных документах.

Третий раздел — о правах работника.

Данный раздел заполняется произвольно, однако необходимо понимать, что указывать права сотрудников, содержащиеся в трудовых договорах с ними нет никакого смысла. Речь идет о правах, связанных с занятием работником конкретной должности.

Четвертый раздел — об ответственности сотрудника за ненадлежащее выполнение обязанностей, либо их невыполнение.

Здесь необходимо исчерпывающим образом расписать, за какие проступки возникает ответственность как дисциплинарного, так и административного и уголовного характера. Допускается ссылаться на конкретные локальные акты, либо положения КоАП РФ, законы субъектов РФ, устанавливающие административную ответственность за совершение тех или иных правонарушений, а также на нормы УК РФ.

Заключительная часть — содержит сведения о том, какими нормативными актами руководствовался работодатель при составлении инструкции, сведения об используемом профстандарте. Кроме того, необходимо указать на то, где будет находится инструкция на хранении. Все сотрудники, которых инструкция касается, должны быть ознакомлены с ней, соответственно в заключительных положениях может расписываться, каким образом осуществляется ознакомление (например, при принятии на должность сотрудника, либо, если работник уже работает, то путем проставления его подписи об ознакомлении на должностной инструкции).

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию по профстандартам

Часто работодатели задают вопрос, как обновить должностную инструкцию с учетом профстандартов? Поскольку инструкция является локальным актом, то и внесение изменений в нее производится в том же порядке, в котором изменяют такие документы.

Возможно два пути:

1. Утверждение новой инструкции, в которой указывается, что с определенной даты старая редакция перестает действовать, и действует новая.
2. Утверждение инструкции в новой редакции, с изменением определенных пунктов.

В обоих случаях сотрудники, которых касается должностная инструкция, должны быть ознакомлены с ее содержанием.

Таким образом, новые профессиональные стандарты вводятся постоянно, и охватывают все больше категорий сотрудников. Это создает компаниям определенные проблемы, поскольку квалификационные требования к работникам приходится изменять, в том числе путем внесения изменений в трудовые договоры и принятие должностных инструкций. Важно понимать, что иногда применение профстандартов является обязательным, а иногда — нет. Если профстандарт не обязателен, то никаких действий можно не осуществлять. Однако в обратной ситуации важно привести внутренние документы компании в соответствие с новыми требованиями.

Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.

Документы для скачивания

Скачать образец должностной инструкции по профстандарту