Как заверить копию трудовой книжки сотрудника в 2021 году

Как заверить копию трудовой книжки сотрудника в 2021 году

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка – один из важнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. В нем содержится важная информация о профессиональном «багаже» сотрудника, заслугах, наградах и причинах увольнения с прежних должностей. Обязанность его заполнения лежит на работодателе, и документ хранится в отделе кадров с возможностью передачи только уволенным сотрудникам.

Однако нередки случаи, когда человек требует копию этой брошюры, чтобы передать ее в тот или иной орган. Как получить копию, если книга у вас есть у работодателя, а не у вас дома? Более того, простая копия не будет действительной и должна быть заверена определенным образом.

Давайте посмотрим, как правильно выполнить эту процедуру и избежать распространенных ошибок, чтобы полученная копия была актуальной на месте сборки.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, подтверждающий непрерывность официального трудоустройства человека, может понадобиться не только при его трудоустройстве по основному месту работы. Список причин, по которым нужна копия, может быть довольно обширным:

Предотвращение потери или ухудшения качества оригинала. Всегда хорошо иметь копию такого важного документа. В конце концов, несмотря на то, что работодатель несет ответственность за сохранность документации сотрудников, нельзя исключать непредвиденных ситуаций, когда она будет повреждена или утеряна, будь то из-за человеческой ошибки или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из записей сотрудников – довольно трудоемкая и трудоемкая процедура, поэтому заверенная копия «на всякий случай» – это защита от потенциальных проблем. Неполная занятость. В случае внутреннего объединения рабочих мест вопрос о трудоустройстве не имеет значения. В конце концов, работодатель, а значит, и отдел кадров – одно и то же. Однако, если сотрудник совмещает должности в разных организациях, ему потребуется дубликат этого документа, чтобы предъявить его другому работодателю. Ищете новую работу. Если человек планирует сменить работу и ищет новую перед отъездом, ему может понадобиться копия этого документа для его резюме и собеседований. Для банковских организаций. Банки требуют этот документ, когда человек обращается за ссудой или намеревается выступить в качестве поручителя по ссуде для другого лица. При оформлении паспорта. Гражданин Российской Федерации при заполнении заявления на получение загранпаспорта должен предоставить данные о своей профессиональной деятельности в соответствии с тем, что записано в его трудовой книжке. Хотя по закону вы не обязаны предоставлять копию своей трудовой книжки, удобнее иметь ее перед собой. При подаче заявления на получение пособий, пособий и других льгот, размер которых зависит от вашего стажа работы, Управление социального обеспечения попросит вас предоставить историю занятости или ее копию. Если вы отправите неаутентифицированную копию, вам придется пройти утомительную очередь инспектора. В случае виз в отдельные страны. Некоторые консульства предпочитают получать подробную информацию о трудовой книжке путешествующего гражданина в дополнение к другим документам, необходимым для выдачи визы.

ПРИМЕЧАНИЕ: Закон не ограничивает ситуации, в которых учреждение может запросить копию трудовой книжки человека. Это зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Не все должностные лица имеют право проводить эту процедуру. Работодатель несет юридическую ответственность за ведение и выдачу трудовой книжки, поэтому без его подписи и официального штампа на каждой странице копия не будет действительной. На некоторых предприятиях это разрешение может быть передано главному бухгалтеру или сотруднику отдела кадров, специально уполномоченному руководителем предприятия.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Необходимо учесть несколько важных нюансов, чтобы копия трудового договора была заверена без отклонения от требований ТК РФ и было гарантировано ее принятие соответствующим органом.

Подача заявки на сертификацию. Законом не предусмотрено письменное заявление – заявление о выдаче необходимой копии. Все, что вам нужно, это устный запрос в отдел кадров, бухгалтерию или напрямую руководству. Однако большие компании с разветвленной структурой могут принять письменное заявление. В этом случае их следует направить к руководителю отдела кадров или главному исполнительному директору. Копия должна быть выдана не позднее, чем в течение трех дней. Готовим копию. Неважно, как копируется документ. Самый распространенный метод – это ксерокопирование, но вы также можете использовать сканер, фотографию или распечатать текст из книги на своем компьютере. Последний метод особенно полезен, когда почерк в книге неразборчивый или когда вы не можете сделать хорошую фотокопию. Вы даже можете сделать выписку вручную.

ПРИМЕЧАНИЕ. Не всегда необходимо копировать каждую страницу книги, поскольку иногда требуется только информация, относящаяся к определенному периоду работы. Тем не менее, копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна в любом случае.

Все страницы копии помечаются как «Истинная» или «Истинная копия». При вводе «Правды» удостоверяющий сотрудник указывает свою должность и расписывается печатными буквами. Также должна быть указана дата выдачи сертификата. Каждая страница заверенной копии должна быть запечатана. Штамп не должен находиться на пустых страницах, но должен хотя бы частично перекрывать текст копии.

ВАЖНО: Получив копию, это лицо должно обеспечить ее аутентификацию (с отметкой, подписью и печатью на каждой странице или шнуровкой и нумерацией страниц), чтобы иметь возможность своевременно внести необходимые исправления. Несмотря на максимальный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копию трудового договора перед работником.

Если работодатель отказывается предоставить работнику заверенную копию или если в форме есть какие-либо нарушения, это является правонарушением.

Альтернативный способ заверения копии

Есть еще одна форма сертификации, разрешенная законом. Это не требует специальной маркировки на каждом листе копии, только на последнем листе. Дубликат должен быть прошит (прошит), и каждый лист должен быть пронумерован. Для шнуровки на последнюю страницу наклеивается прямоугольник из белого листа бумаги с подписью и печатью уполномоченного лица (штамп должен также закрывать часть листа копии) и информация о количестве сшитых страниц.

В случае свидетельства этого типа копия должна быть сделана на листах формата А4, причем каждая страница оригинала находится на отдельном листе.

ИНФОРМАЦИЯ! Некоторые организации, например банки, могут иметь свои собственные дублирующие процедуры аутентификации. Мы рекомендуем вам сначала получить инструкции и шаблон в учреждении, в которое должна быть отправлена ​​копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

У вас есть трудовая книжка, а не у работодателя, но по какой-то причине вам нужна ее заверенная копия. Куда обратиться гражданину, который в настоящее время официально не трудоустроен или уже вышел на пенсию? Дубликат трудового договора можно легализовать в установленном порядке:

С последним работодателем, если он согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой данное лицо больше не является сотрудником организации); у любого нотариуса (они уполномочены заверять копии любых документов, пока имеется оригинал – содержание не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Наиболее распространенные ошибки, которые могут сделать недействительной сертифицированный дубликат или выдержку из книги записей рабочего процесса.

Нет копии титульной страницы с личной информацией; отсутствие «подлинной копии», подписи, даты и печати на всех страницах копии (отсутствие любого из этих элементов достаточно, чтобы признать ее недействительной); количество копий не отображается в переплетенном варианте; штамп не закрывает текст копии, а находится на пустом месте под ним.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ! Срок действия копии истекает через месяц с момента ее выпуска, а также в том случае, если в течение этого месяца в оригинал были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариальная копия – срок ее действия неограничен.

Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

Вышел новый стандарт удостоверения документов, в том числе порядок удостоверения копии трудовой книжки, который будет действовать с 2021 года. Поэтому в 2021 году необходимо по-новому аттестовать трудовые книжки.

Новые правила удостоверения трудовых книжек в 2021 году

Долгое время работодатели руководствовались правилами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003, для правильного заверения трудовой книжки.

Но теперь новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Стандартная система информации, библиотечного дела и публикации. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Приказ Росстандарта от 08.12.2016 г. 2004-й).

Изменений немного, но есть одно существенное. Если копия предназначена для другой организации, в аттестационном письме необходимо указать место хранения оригинала трудовой книжки.

Зачем мне копия?

Работник может подать заявление на получение копии трудовой книжки. Для этого он пишет заявление своему руководителю с просьбой выдать должным образом заверенную копию трудовой книжки. Сотрудник не обязан объяснять, зачем ему этот документ. Часто такой документ подают в банки для получения ссуды или в органы социального обеспечения для получения определенных пособий или пособий. Обо всех этих причинах работник имеет право хранить молчание.

Трудовой стаж должен быть заверен, а копия должна быть предоставлена ​​работнику в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником. Этот срок определен статьей 62 ТК РФ.

Самому работодателю может потребоваться заверенная копия трудовой книжки при подаче заявления о возмещении пособий, выплаченных в Фонд социального страхования. История занятости, которая используется для расчета пособий, будет подтверждена записями о занятости.

Напомним, что существует судебная практика, указывающая на возможность неподтверждения стажа уволенных работников копиями трудовых документов при подаче документов в ФСС на возмещение льгот (например, Постановление Верховного Суда РФ от 8 ноября 2017 г. № 302-KG17-16190). Тем не менее, чтобы не доказывать свою правоту в суде, лучше обезопасить себя и оставить копии трудовой книжки увольняющего сотрудника.

На какую информацию следует обратить внимание перед заверением копии трудового договора

Перед тем, как заверить копию книги записей рабочего процесса, вы должны проверить соответствие требованиям лица, которое будет подписывать документ.

Кроме того, вы также должны проверить свои кадровые документы, чтобы убедиться, что все записи о переводе, изменения отделов и другие подобные нюансы внесены в рабочие записи. Недопустимо добавлять такую ​​информацию к уже сделанной копии.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные принципы

К правилам аттестации регистров занятости, как указывалось выше, применяются правила, предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы сертификационная надпись включала следующие обязательные элементы:

Слово «Истина» или похожая на него словоформа;

должность представителя работодателя, заверившего копию трудовой книжки

подпись и напечатанное имя;

дата заверения копии документа.

Также желательна запись о том, что сотрудник работает по действующим правилам. Конечно, только в том случае, если это правда и нет информации о том, что сотрудник будет уволен в ближайшие дни.

Для удостоверения трудовых книжек в соответствии с новыми положениями 2021 года необходимо сделать дополнительную запись о месте хранения оригинала трудовой книжки, если копия отправлена ​​в другую организацию.

Место хранения оригинала

Новый порядок удостоверения документов заключается в указании места хранения оригинала трудовой книжки. Формулировка этого положения приведена в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот пункт должен содержать не только название организации-работодателя, но и данные о файлах, в которых хранится документ.

Это правда, что на большинстве малых и средних предприятий, где количество сотрудников не слишком велико, записи о сотрудниках просто хранятся в безопасном, огнестойком металлическом шкафу или другом месте, которое может обеспечить безопасность хранения документов. В этом случае достаточно указать название организации, ответственной за ведение трудового учета.

Пример нового метода аутентификации трудовой книжки Исходя из действующих норм, так должна выглядеть запись заверенную копию трудовой книжки:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в деле № 29 за 2021 год ООО« Перспектива ».

Менеджер по кадровой политике (Алиева В. А.) 20.03.2021 «Обращаем ваше внимание, что запись может быть сделана до 1 июля, но это не будет нарушением.

Руководитель группы телемаркетинга

Запросить демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вас вопросам и подготовим персональную презентацию в удобное для вас время.

Модернизация до национальной системы АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при переходе с других решений автоматизации МФЦ.

«Амнистия на техподдержку.

Акция для клиентов, у которых истек срок технической поддержки до 01.01. 2015