Менеджеры по персоналу должны проверить наличие этих документов в начале года

Менеджеры по персоналу должны проверить наличие этих документов в начале года.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

1 января 2021 года произошло несколько существенных изменений в российском законодательстве, таких как налоговый кодекс, трудовой кодекс, порядок обработки отчетности и многие другие. Вот несколько ключевых моментов для мониторинга работы HR-специалиста, благодаря которым вы ничего не упустите из виду в начале года, а все сделаете вовремя и правильно.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напоминаем, что вы должны были заполнить заявление об уходе до 31 декабря прошлого года. Работники, отказавшиеся от ведения бумажной трудовой книжки, должны были ее вернуть, а остальные должны были продолжать вести ее параллельно с электронной трудовой книжкой (далее – EWB).

В новом году лица, не имевшие возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 года, могут подать заявление своему работодателю (п.6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ. ):

Сотрудники, не выполняющие служебные обязанности, для которых сохранено рабочее место: На период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком); На время отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; Люди с опытом работы, не имевшие трудовых отношений по состоянию на 31 декабря 2020 года.

Обратите внимание, что этот список открыт.

Указанные выше лица имеют право сделать это в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы, в том числе при приеме на работу (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2 / ОГ-12933).

С 2021 года отпадет необходимость выпускать бумажные книги для людей, которые будут трудоустроены впервые. Законодатель не предусмотрел право выбора для данной категории, поэтому работодатель может владеть только ЭТК при себе (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).

Заявление о приеме на работу могут подать лица, отказавшиеся вести бумажную книжку трудовых книжек на предыдущем месте работы, о чем свидетельствует сделанная в ней запись. В этом случае вам не нужно вести бумажную книжку трудовых книжек, поскольку предыдущий работодатель отказался вести бумажную книжку трудовых книжек уже был передан в ПФР, поэтому вы не можете вернуться к ведению бумажной книжки трудовых книжек в ваше новое рабочее место. Минтруд России дает разъяснения по этому поводу в письме № 14-2 / ​​ООГ-10180 от 03.07.2020.

В начале года кадровик должен собрать заключения о том, как вести трудовую книжку у сотрудников, которые в январе 2021 г.

вернулся на работу после болезни, отпуска, декретного отпуска или отпуска по уходу за ребенком они пришли к вам на работу, имеют опыт работы и не работали по состоянию на 31 декабря 2021 года.

Заявления на стандартные вычеты

Напоминаем, что сотрудники не обязаны ежегодно подавать заявление на стандартные вычеты по НДФЛ для себя, детей и студентов. Вам достаточно получить всего одну заявку, которая станет основанием для предоставления отчислений на несколько лет.

В новом году только сотрудники, у которых есть:

в заявлении за предыдущий год указан конкретный налоговый период – календарный год; Изменились обстоятельства использования вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

Но справку с места учебы для списания сотруднику-студенту необходимо предоставлять ежегодно, в нем должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05 / 63596 ).

В начале года сотрудник отдела кадров должен собрать стандартные запросы на удержания от сотрудников.

кто в заявлении указал отчетный период предыдущего года – 2020; изменившие обстоятельства, дающие право на вычет; кого вы наняли на новый год.

Если вы не принимали их на работу с начала года, помимо стандартной формы для удержаний и документов, подтверждающих право на вычеты, вам также потребуется справка о заработной плате от вашего предыдущего работодателя.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году нужно было утвердить график отпусков до 17 декабря 2020 года (пункт 1 статьи 123 ТК РФ). В график отпусков должны быть включены все сотрудники, состоявшие в трудовых отношениях с организацией на дату ее утверждения, даже уволившиеся до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 г. 14-2 / ​​В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, поскольку такой порядок не установлен в положениях трудового законодательства, и отсутствие таких изменений не может быть основанием для административной ответственности.

На практике есть два решения этой проблемы:

В текущий график отпусков изменений не вносится, и новый сотрудник, желающий уйти в отпуск, просто пишет заявку на отпуск и согласовывает ее с руководителем (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса); К действующему графику отпусков следует оформить приложение в виде формы Т-7, в котором указать информацию об отпуске нового сотрудника. Дополнение утверждается так же, как и расписание.

Вы можете указать выбранный вами метод в местном правовом акте, но это не обязательно, поскольку это право, а не обязанность работодателя.

Новых сотрудников следует включать в график отпусков только при наличии такой процедуры в организации.

Самозанятые

Привлекая самозанятых на определенные должности, компания может сэкономить на подоходном налоге с населения и страховых взносах. Подумайте, когда это законно и не представляет угрозы для вашей организации.

После введения подоходного налога с физических лиц (НДФЛ) у многих работодателей может возникнуть соблазн рассматривать работающих полный рабочий день или вновь нанятых сотрудников как самозанятых. Самостоятельными предпринимателями могут быть как физические лица без статуса индивидуального предпринимателя, так и индивидуальные предприниматели.

Федеральным законом от 27 ноября 2018 г. N 422-ФЗ (далее – Закон о самозанятости) установлена ​​обязанность работодателя по уплате НДФЛ и страховых взносов в случае приема на работу своих нынешних или бывших сотрудников в качестве самозанятых. занятые, увольнение которых заняло менее двух лет (раздел 1 и раздел 8, часть 2, статья 6 Закона о самозанятости).

Соответственно, закон прямо запрещает нынешним или бывшим сотрудникам заниматься индивидуальной трудовой деятельностью в течение двух лет с даты увольнения.

Предприятия заключают гражданско-правовые договоры с индивидуальными подрядчиками для выполнения конкретной задачи или для оказания платных услуг в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом, поэтому запросы судов о возможности преобразования гражданско-правового договора в трудовой договор также могут распространяться на отношения с самозанятыми лицами.

По мнению Верховного суда Российской Федерации, сам факт заключения между организацией и физическим лицом договора о найме на дому не доказывает отсутствия трудовых отношений. В Постановлении № 66-KG17-10 от 25 сентября 2017 года Верховный суд представил основные различия между GPA и трудовыми отношениями. Для упрощения мы собрали их в Таблицу 1.

Таблица 1. Основные различия между GAP и трудовым договором

Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы – создания веб-сайта в Интернете, вы можете заключить договор с индивидуальным подрядчиком. Но если вам нужен программист для выполнения повседневных задач, который всегда должен быть на работе, работать по графику и соблюдать правила внутреннего распорядка, вы нанимаете его на основании трудового договора.

Если вы нанимаете самозанятого подрядчика, обратите внимание на следующее

Проверить его регистрацию можно на сайте ФНС: https://npd. nalog. ru/check-status/. При отсутствии регистрации в налоговой инспекции предприятие будет вынуждено взимать НДФЛ и страховые взносы с выплаченного вознаграждения; Запросить у подрядчика квитанцию ​​из приложения «Мой налог» на каждую оплату работы / услуги – это необходимо для подтверждения расходов как самозанятого лица; включить в договор пункт, обязывающий вас немедленно сообщить вам об утрате права на применение НПД; Вы не можете быть единственным заказчиком работ / услуг.

Последствия переклассификации самозанятого лица в лицо, работающее по трудовому договору:

Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тыс. Руб. для индивидуальных предпринимателей от 5 до 10 тысяч рубли; для организаций от 50 до 100 тысяч рубли; Дополнительный расчет НДФЛ и страховых взносов в качестве сотрудника; наложение штрафов за неуплату налогов и страховых взносов; выплата пособий по болезни, отпусков и других пособий, подлежащих выплате по трудовому договору.

При этом следует помнить, что все вышеперечисленные комментарии относительно изменения квалификации GAP к трудовому договору касаются и самозанятого индивидуального предпринимателя, а не только плательщика KPA, не имеющего статуса индивидуального предпринимателя. Об этом свидетельствует постановление Верховного суда №302-KG17-382 от 27.02.2017.

Аналогичные последствия несет организация в случае реклассификации индивидуального самозанятого предпринимателя в трудовой договор: необходимо будет уплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по ст. 5.27 ЦЛА РФ; необходимо будет усилить социальные гарантии.

Поэтому будьте бдительны и привлекайте индивидуальных подрядчиков только тогда, когда это законно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых отношений.

Посетите сайт ФНС по вопросам регистрации самозанятых лиц, с которыми вы уже заключили договор или планируете заключить договор в январе 2021 года, запросите справку, подтверждающую регистрацию. Самостоятельно занятый человек может распечатать его из мобильного приложения My Tax или из My Account на сайте FTS.

СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

Сразу отметим, что самозанятых подрядчиков по ГПЗ включать в КТК-М не обязательно, так как ваша компания не застрахована (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ п. 1 ст. 419 ТВК РФ).

Напомним, что информация о застрахованных лицах, работающих по трудовому договору, должна быть включена в СЗВВ-М на все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Организация документооборота на предприятии таким образом, чтобы информация обо всех сделках с лицами, работающими в рамках ЧАЗ, находилась в распоряжении сотрудника, ответственного за подготовку и подачу СЗВ-М.

СЗВ-ТД

Постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019) установлены следующие сроки подачи СПВ-М в 2021 году:

В случае приема на работу или увольнения – на следующий рабочий день после выдачи приказа; В случае других кадровых событий (например, перевод) или изменения способа ведения документации сотрудника (для лиц, ранее отказавшихся от бумажной версии) – 15 числа следующего месяца.

Если количество сотрудников 25 или более, вы должны подать SZVT-DD в электронном виде. В случае меньшего количества можно подать бумажный бланк.

Обращаем ваше внимание, что с 1 января 2021 года введена административная ответственность за непредставление формы СПВ-ТД в установленный срок, а также за представление неполных или искаженных данных (п. 8 ст. 1 Федерального закона № 90-ФЗ РФ). 01.04.2020). Штраф для сотрудников организации составляет от 300 до 500 рублей. Это наказание может также применяться к руководителю организации (статьи 2.4 и 15.33.2 Коллективного трудового договора).

С 1 января 2021 г. не забудьте подать СЗВТ-ДД на следующий рабочий день после получения приказа о приеме на работу или увольнении.

Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

Вступили в силу изменения, внесенные Федеральным законом от 12.08.2020 № 407-ФЗ в главу 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

В настоящее время можно разрешить удаленную работу в местном постановлении или в трудовом договоре; Время взаимодействия работника и работодателя считается рабочим временем; Помимо общих случаев, предусмотренных ТК РФ, удаленный работник может быть уволен по двум другим причинам: отсутствие контактов более двух рабочих дней подряд; не может работать в тех же условиях, потому что переехал в другой город; трудовой договор должен быть подписан (изменен, расторгнут) только с использованием квалифицированной электронной подписи (далее – ЭП); в случае сотрудника допускается использование квалифицированной электронной подписи (далее ЭП) любые средства связи с сотрудником – самое главное – зарегистрировать получение электронных документов; порядок должен быть указан в локальном нормативном акте или в трудовом договоре Компания должна будет предоставить сотруднику оборудование и другие ресурсы, сотрудник также может пользоваться своим (арендованным) имуществом, но должен получить за это компенсацию; определены два типа дистанционной временной работы непрерывно – на срок не более 6 месяцев, спорадически – при попеременной работе дома и в офисе; Экстренная удаленная работа вводится в двух случаях: На основании решения государственного органа или органа местного самоуправления; в случае угрозы для жизни или нормальных условий жизни, например, эпидемий, промышленных аварий, пожара и т. д.

Экстренная процедура вводит локальный нормативный акт, в этом случае нет необходимости получать согласие сотрудников на передачу данных и вносить изменения в их трудовые договоры.

Если компания не сможет перейти на удаленную работу из-за вида деятельности, ей придется выплатить сотруднику вознаграждение за простой по независящим от сторон причинам в размере не менее 2/3 вознаграждения. (тарифная ставка).

В случае с более крупными компаниями было бы удобнее разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном правовом акте, при необходимости изменить правила внутреннего трудового распорядка, правила оплаты труда и т. Д. Если организация небольшая, порядок и условия для удаленная работа должна быть указана в трудовых договорах с работниками.

В начале года руководитель отдела кадров должен проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ относительно удаленной работы; при необходимости их следует изменить путем заключения дополнительных договоров с работниками.

Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

С нового года в российское законодательство внесено много других изменений, о которых должен знать менеджер по персоналу, и для их иллюстрации они представлены в таблице 2.

Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание работодателям и работникам в 2021 году

В 2021 году в Российской Федерации заработала система электронных трудовых книжек. Посмотрим, что это такое и как переход на новый формат отразится на правах и обязанностях сотрудников и работодателей.

Как выглядит переход на электронную документацию по трудоустройству? Отчеты о деятельности работодателей для ПФР и сотрудников: условия и порядок подачи Каковы права сотрудников, которые перешли на электронные записные книжки или сохранили бумажный формат? Что нужно иметь в виду при переходе на электронные книги трудовой истории

Раньше трудовые книжки были только на бумаге. Сотрудники передавали их работодателю, когда они начинали работу, и работодатель хранил их и делал в них записи о назначениях, увольнениях, переводах и т. Д. Если информация из буклета была необходима, работник просил у работодателя копию. При увольнении работника работодатель возвращал ему трудовую книжку в указанный срок. Специальных отчетов для ПФР по кадровым операциям не было.

Как выглядит сейчас: С 1 января 2020 г., ст. 66.1 ТК РФ и начат переход на электронные регистры занятости. Вся информация о занятости хранится в Пенсионном фонде (ПФР). Там работодатель отправляет электронный отчет по кадровым операциям для каждого сотрудника. Также работник получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

Другими словами, вся информация о найме, увольнении и других операциях, которая раньше хранилась в бумажном виде, теперь будет храниться в электронном виде.

Но бумажные рабочие тетради никуда не денутся. Сотрудники могут использовать их при желании в 2021 году или позже.

С начала 2020 года работодатели обязаны подавать в OFE отчеты по форме SZV-TD (приказ ПФР № 730п от 25 декабря 2019 года). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу данных о профессиональной деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может подать SZVV-TD в бумажной форме. Если работает более 25 человек, отчет необходимо подавать в электронном виде.

Форма СЗВ-ТД включает:

Информация об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер ПФР; Персональные данные сотрудника: имя и фамилия, СНИЛС; Информация о сотруднике партии: дата, вид мероприятия, должность, порядковый номер, статья ТК РФ.

Кадровое событие – прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, указанных в пункте 2 ниже.

Срок подачи SZVV-TD зависит от типа мероприятия для сотрудников (п. 2.5 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Анкету необходимо подать не позднее следующего рабочего дня:

При приеме на работу сотрудника; Когда вы увольняете сотрудника.

Форма должна быть доставлена ​​до 15 числа следующего месяца:

при переводе сотрудника на другую постоянную работу; при подаче работником заявления о дальнейшем ведении работодателем трудовой книжки; когда сотрудник запрашивает данные о занятости в форме STD-P (подробнее об этом ниже).

Кроме того, работодатели должны до 15 февраля 2021 года представить специальный отчет NWV-TD. Это относится к сотрудникам, нанятым в 2019 году или ранее, которые не выполняли какой-либо служебной деятельности в 2020 году и в январе 2021 года.

Оказывается, оснований для подачи SPV-TD в 2020 и январе 2021 у таких сотрудников не было, а их данные вообще не вносились в электронную базу OFE. Чтобы заполнить пробелы в базе данных OFE, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года предоставить отчет SPV-TD, содержащий информацию об этих сотрудниках, по состоянию на 1 января 2020 года.

За нарушение срока подачи формы SPV-TD или предоставление ложной информации ответственные члены совета директоров могут получить предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили крайний срок, все равно отправьте отчет как можно скорее.

Если сотрудник решит использовать электронную трудовую книжку, то с этого момента вся информация о его трудовой книжке будет формироваться в базе данных ПФР. Однако работник может получить подтверждение своего трудового стажа и профессионального опыта также в бумажной форме.

В соответствии со ст. 66. 1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работникам информацию об истории их трудоустройства по форме СТД-П, утвержденной приказом Минтруда от 20 января 2020 года № 23н, в следующем порядке:

в день прекращения трудовых отношений – в день прекращения трудовых отношений; по запросу сотрудника – в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.

Форма СТД-П содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: информация о компании, сотруднике и кадровом событии. Единственная разница – это период, за который собираются данные.

C-SSV-TD должен быть представлен либо сразу после инцидента с персоналом, если это инцидент приема на работу или увольнения, либо в конце месяца во всех других случаях. Следовательно, TDS-TD будет содержать либо последнее кадровое мероприятие, либо информацию за прошедший месяц. Однако форма STD-P должна включать информацию обо всех кадровых событиях, связанных с трудоустройством у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму STD-P только тем сотрудникам, которые перешли на электронную картотеку. Тем, кто еще не перешел на новый формат, все равно необходимо будет подтвердить свой трудовой стаж и опыт работы с бумажной книжкой.

В 2020 году сотрудники смогут выбрать переход на электронную документацию по трудоустройству или ведение бумажной документации. Если работник не подал заявление работодателю до конца 2020 года, считается, что он по умолчанию выбрал ведение бумажной книги учета (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16/12 г.). 2019).

Если сотрудник до сих пор вел бумажную книжку трудовых книжек, он может перейти на электронную в любое время, в 2021 году или позже. Для этого необходимо подать заявление действующему работодателю (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.).

Работники, которые работали в 2020 году и ранее, но были безработными по состоянию на 31 декабря 2020 года, могут выбрать любой формат своей трудовой книжки. Они сохраняют это право на неопределенный срок. Другими словами, когда они вернутся к работе в 2021 году или позже, они смогут продолжать использовать бумажную книгу записей без ограничения по времени и переключиться на электронную книгу записей в любое время. Но тогда они уже не смогут вернуться к бумажной версии.

Если работник решает перейти на электронную трудовую книжку, работодатель обязан предоставить ему трудовую книжку в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления (письмо Минтруда РФ № 14-2 / В-260 от 13.03.2020 г.).

У сотрудников, впервые выходящих на рынок труда в 2021 году или позже, больше не будет выбора. С 1 января 2021 года новых бумажных блокнотов не будет, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 Закона от 16 декабря 2019 г. No 439-ФЗ).

Сотрудник, перешедший на электронную трудовую книжку, может в любой момент попросить работодателя предоставить его трудовую книжку на бланке STD-P. Работодатель также по умолчанию обязан выдать STD-P в день прекращения трудовых отношений.

Историю трудоустройства также можно получить в Пенсионном фонде. Там он получит заявление на бланке STD-PFR. Он утвержден приказом Минтруда №23н и содержит те же сведения о профессиональной деятельности, что и бланк СТД-П.

Выписка STD-R будет содержать информацию о профессиональной деятельности только одного работодателя, а форма STD-PFR будет содержать всю информацию об этом работнике в базе данных OFE.

Форму СТД-ПФР сотрудник может получить в офисе ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если вы перешли на электронную трудовую книжку и начнете работать в 2021 году или позже, вы должны предоставить работодателю (статья 65 ТК РФ):

Бумажная трудовая книжка, подтверждающая профессиональный опыт и трудовой стаж до перевода в электронный формат; Выписка из STD-P или STD-PFR, которая содержит информацию о вашей истории работы после перехода на электронный рабочий буклет.

Сотрудник, который вел бумажную трудовую книжку, по-прежнему должен предоставить только трудовую книжку для подтверждения трудовой книжки. В этом случае никаких дополнительных сертификатов не требуется.