Трудовая книжка: инструкция для работодателя – Эльба

Трудовая книжка: инструкция для работодателя – Эльба

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

    Как нанять иностранца Легализация удаленной работы Какие документы нужно подготовить при приеме на работу сотрудника Как нанять сотрудников для удаленной работы Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя Сотрудник без трудового договора: рисковать или не стоит? Срочный трудовой договор: как извлечь из него максимум пользы и избежать проблем Временный договор с сезонным рабочим: как правильно вести переговоры Как правильно организовать испытательный срок для сотрудника? Договор аренды рабочего места с мастерами-парикмахерами Как уволить пенсионера Подработники: как это сделать без проблем Как не быть оштрафованным за вакансию Договор о трудоустройстве: как подготовить людей к работе в компании Как нанять сотрудника для ИП Как уволить сотрудника Как нанять сотрудника в организации Сотрудников увольняют. Как сообщить об этом.

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

В этой статье мы поговорим о трудоустройстве на бумаге. Этот материал будет полезен, если вы нанимаете человека, который на предыдущей работе решил вести бумажную книжку трудовых книжек и не перешел на электронную.

Если сотрудник принимается на работу впервые, наличие трудовой книжки не обязательно. Для таких сотрудников достаточно отправить информацию в пенсионный фонд на бланке СЗВ-ТД, т. е. необходимо сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее об этом мы писали в другой статье.

Трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже сотрудника. И с этим возникает много вопросов. Мы расскажем, как заполнять, вести и учитывать бумажные документы.

Когда не надо вести трудовую книжку

    Вы заключаете трудовой договор (GPL) или ученический договор. Такие отношения регулируются гражданским, а не трудовым законодательством, поэтому никаких записей не требуется. Вы заключаете дистанционный трудовой договор. По соглашению сторон трудовую книжку можно не вести. Этот вопрос регулируется ст. 312.2 Трудового кодекса.

Предпринимателям не нужно добавлять периоды работы в трудовую книжку. Пенсионный фонд рассчитывает их на основании уплаченных страховых взносов.

Где брать трудовую книжку

Работодатели ведут трудовую книжку всех сотрудников, проработавших у них более 5 дней. При приеме на работу необходимо иметь при себе трудовую книжку.

В случае утери или порчи трудовой книжки подготовьте для сотрудника новую.

По закону бланки можно приобрести только в организациях, отвечающих требованиям Гознака. Посмотрели сайт производителя – там всего 6 уполномоченных организаций, а продавцов на самом деле намного больше.

Чтобы избежать покупки поддельной формы, попросите продавца предоставить разрешение и договор. Лучше потратить время на поиски надежного продавца, чем быть наказанным за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки документации для сотрудников, а работник возмещает расходы. Об этом говорится в правилах ведения и хранения документации о сотрудниках. Стоимость форм просто не может быть вычтена из вашей зарплаты. Сотрудник должен подать заявление на удержание.

Если вы оформляете форму бесплатно, запишите ее в локальных нормативных актах, например, в правилах работы. Это разрешено. По сути, вы даете сотруднику учебник для работы. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Пишите в книге черным, синим или фиолетовым пером, без ярлыков. Не пишите “пр.” вместо «заказ» или «за». вместо “перевод”.

Пишем арабскими цифрами. Номер и месяц должны быть двузначными, год – четырехзначным. Если вы наняли сотрудника 12 августа 2021 года, сделайте запись «12.08.2021» в реестре сотрудников.

Какие сведения вносить

    о сотруднике; о проделанной работе; о переводе на другую постоянную работу и увольнении; основания прекращения трудового договора; информация о наградах за успехи в работе; по объединению рабочих мест – по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполненной работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке работника.

Как заполнить титульный лист

Заполните титульный лист при создании новой книги трудовых книжек.

Сделайте сокращенный ввод имени, фамилии и отчества сотрудника. Сделайте въезд на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Введите дату своего рождения в формате «число, месяц, год». В поля «образование», «профессия, специализация» введите запись на основании вашего диплома или аттестата. Учебная документация может быть следующей:

Образование: высшее профессиональное.

Профессия: бухгалтер

Включите дату завершения и попросите владельца подписать ее.

Лицо, ответственное за ведение служебной книжки, должно подписать титульную страницу. Ответственное лицо может быть единственным владельцем, бухгалтером или, в более крупных организациях, инспектором по персоналу или руководителем отдела кадров. Здесь также должна стоять печать организации, если таковая имеется.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовом буклете откройте раздел «Информация о работе». Он находится прямо на титульном листе.

В столбце 3 в качестве заголовка введите полное и сокращенное название компании, если таковое имеется. Вместо написанного от руки имени можно использовать штамп с названием организации. Роструд подтвердил это в письме от 19 августа 2015 г. N 1922-6-1. Под заголовком укажите, что сотрудник принят на работу и введите должность. Эта должность обычно соответствует списку сотрудников. Исключение составляют случаи, когда федеральные законы предоставляют льготы или ограничивают определенные профессии. Тогда названия этих профессий должны соответствовать названиям и требованиям квалификационных руководств. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь. В графе 1 следует вписать номер записи, а в столбец 2 – дату трудоустройства. В столбце 4 введите дату и номер заказа на аренду.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

В столбце 1 введите серийный номер записи. Введите дату въезда в столбец 2. В столбце 3 введите: «Доставлено на позицию….». В столбце 4 – реквизиты платежного поручения. Запись должна быть сделана в течение одной недели с даты заказа.

Как сделать запись об увольнении

В графе 1 должен быть указан порядковый номер записи. В графе 2 – дата выпуска. В графе 3 впишите причину увольнения с обязательной ссылкой на статью ТК РФ.

Например: «Освобожден по собственному желанию» п. 3 ст. 77 ТК РФ ».

В графе 4 должен быть указан документ, его дата и номер. Оформить трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для индивидуальных предпринимателей и компаний с сотрудниками. Сайт подготовит все необходимые отчеты, рассчитает заработную плату, налоги и отчисления, произведет выплаты.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник меняет свое имя, запись на титульном листе должна быть исправлена. Вычеркните предыдущую фамилию, имя или отчество, а затем введите новую информацию.

Вы не можете исправить слова сотрудника. Внесение изменений возможно только на основании паспорта, свидетельства о браке или разводе и других документов. Введите их номер и дату. Напишите на внутренней стороне обложки блокнота обосновывающий документ, поставьте подпись ответственного лица и печать работодателя, если таковая имеется.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если вы прошли обучение или приобрели новую профессию, напишите об этом на титульной странице. Предыдущие данные не должны быть зачеркнуты, а новые данные должны быть разделены запятыми:

Образование: высшее профессиональное.

Род занятий, специализация: бухгалтер, инженер-программист.

Как изменить название организации

Если вы изменили название компании в Едином государственном реестре юридических лиц, то графы 1 и 2 заполнять не нужно.

В графе 3 мы пишем: «В такой-то день название компании изменилось на такое-то». В графе 4 укажите причину изменения названия – заказ, дату и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

Попросите сотрудника попросить предыдущего работодателя внести исправление. Передача трудовой книжки сотруднику с подписью. Спросите себя у своего предыдущего работодателя. На основании официального ответа внесите исправление в регистр занятости. Основанием для этого будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Неточные или неправильные записи в этом разделе не должны быть зачеркнуты. Внесите исправления в отдельную строку.

В столбце 1 следует ввести следующий порядковый номер. Дату въезда следует указать в графе 2. В столбце 3 введите: «Такой-то номер записи недействителен. Затем в той же строке сделать правильную запись: «Занят по данной профессии (на данной должности)», а в графе 4 повторить дату и номер приказа, на основании которого была сделана неверная запись в тетради. сделал или укажите дату и номер заказа, на основании которого сделана правильная запись. Об этом говорится в пункте 1.2 постановления Минтруда.

Если вы ошиблись в названии организации, вам не нужно вводить последовательный порядковый номер.

Введите «Ошибка в названии организации» в столбце 3 и правильное название организации в новой строке.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы заполнены, сшейте вставку. Готовьте и храните его так же, как и трудовую книжку.

На внутренней стороне обложки трудового договора ставится штамп: «Жилет освобожден», вписываем серию и номер. Вставка недействительна без рабочего документа.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель ведет и фиксирует трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, постановлением должно быть назначено лицо, ответственное за это. При смене ответственного лица в передаточном документе должны быть представлены сервисные книжки. В акте следует указать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей к ним.

Особой формой бухгалтерского учета являются трудовые книжки и вкладыши. Их необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или в недоступных для посторонних помещениях. Формы могут быть выданы только по запросу лица, ответственного за ведение трудового учета. Если ответственное лицо является индивидуальным предпринимателем, он / она может свободно пользоваться формами и не должен писать заявление самостоятельно.

В противном случае не будет снисхождения к предпринимателям и малому бизнесу: вы должны вести учет в соответствии со всеми законами.

Для бухгалтерского учета вам потребуются:

В книге приходов и расходов необходимо записать, от кого были получены бланки и кому они были предъявлены. Введите имя ответственного лица или организации. Запишите серийный номер каждой формы.

Ведите учет в книге всех трудовых книжек: как полученных от сотрудников, так и выданных повторно.

Когда сотрудник увольняется из компании, попросите его подписать трудовую книжку и личную карточку.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошиты скобами, подписаны руководителем организации или индивидуальным предпринимателем и скреплены печатью или сургучной печатью. Пункт 41 постановления правительства гласит:

В конце месяца ответственное лицо должно сообщить в бухгалтерию организации о наличии бланков и полученных сумм для выданных трудовых книжек и их вкладышей вместе с подтверждением оплаты в кассу организации. Сломанные бланки должны быть уничтожены, и необходимо составить заявление о списании. Если у вас нет бухгалтерии, списывать их незачем.

Работодатели должны всегда иметь запасной экземпляр руководства и вкладыши к нему.

Как заверить копию трудовой

Часто сотрудники просят копию, чтобы получить ссуду или визу.

Напишите на копии «Правильно». Необходимо указать место хранения оригинала, номер дела и год. Если трудовые книжки не хранятся в досье, напишите «Исходный документ находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного лица и печать компании так, чтобы они не совпадали.

Выдача копии в течение трех рабочих дней с момента получения запроса от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие или неправильное заполнение регистрационных книг взимается штраф:

    для самозанятых – от 1000 до 5000 рублей; Для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

В случае повторного нарушения правил:

    Для индивидуального предпринимателя – от 10 000 до 20 000 рублей; Для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Несмотря на постепенный перевод документации сотрудников в электронный вид, традиционный бумажный блокнот сохраняет статус основного документа сотрудника. Однако ответственность за правильное составление документа несет работодатель (организация или ИП). Наша статья поможет вам не ошибиться при заполнении трудовой книжки в 2021 году. В частности, он расскажет, как сделать новую трудовую книжку, как правильно ввести информацию о работе, в каком порядке исправить ошибку, предоставить сотруднику копию трудовой книжки или сделать ее дубликат. Также приводятся примеры правильного прекращения трудовых отношений.

Основные требования для заполнения трудовой книжки Заполнение трудовой книжки при поступлении на работу сотрудника Сменить титульную страницу Информация о трудоустройстве Заполнение трудовой книжки при увольнении Как исправить ошибку в трудовой книжке Как заверить копию Дубликат трудовой книжки

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила изложены в ст. 66 и 84.1 ТК РФ. Эти правила подробно описаны в двух документах. Первый – Положение о ведении и хранении трудовых книжек (утверждено постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее – Положение). Второй документ – Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Министра труда от 10.10.03 № 69; далее – Инструкция).

С 1 сентября 2021 года вступает в силу новый порядок ведения трудового учета (утвержден Распоряжением Министра труда от 19, 21 мая № 320н; далее – Порядок). В этот же день Инструкция перестает действовать. Однако основные правила (за некоторыми исключениями) останутся в силе. Общие требования, которые следует учитывать при заполнении трудовой книжки, перечислены ниже.

Бесплатная подготовка кадровых документов по шаблонам и ведение кадрового учета на сайте

Сначала все записи производятся шариковой ручкой. Это может быть шариковая ручка, гелиевая ручка или перьевая ручка. Чернила могут быть синими, пурпурными или черными. Однако вам нужно убедиться, что чернила не выцветают со временем – ваш блокнот рассчитан на то, чтобы прослужить до выхода на пенсию. Есть одно исключение – первоначальная запись о работодателе в разделе «Информация о вакансии» может быть сделана с его печатью (письмо Роструды от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1).

Новый Порядок позволяет использовать принтеры, факсимиле и штампы при заполнении трудовой книжки, в том числе при внесении записей о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников (пункт 3 Порядка). Для получения информации об этом и других изменениях, которые необходимо учитывать при ведении книги записей рабочего процесса после 1 сентября, см. Статью «Новая процедура для одобрения хранения записей рабочего процесса».

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «prik.» Вместо «order» или «rasp.» Вместо «order»). При указании должностей сотрудников и сокращении наименования организации могут использоваться сокращения с указанием организационно-правовой формы (ООО, ОАО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила представления дат. Дата и месяц должны быть записаны двузначными арабскими цифрами, а год – четырехзначными арабскими цифрами (например, 24 октября 2020 г.). Но есть нюанс. На титульном листе дата завершения трудовой книжки вводится иначе: число и год – арабскими цифрами, месяц – прописью. Допускается вводить дату рождения сотрудника таким же словесным и числовым способом. Это связано с тем, что титульный лист не является разделом расписания, и общее правило датировки к нему не применяется.

В-четвертых, в каждом из разделов пароли нумеруются отдельно, непрерывным способом (1, 2, 3 и т. Д.). Если все страницы раздела заполнены, подготавливается вкладыш, в котором необходимо продолжить нумерацию соответствующего раздела из рабочего журнала (пункт 38 Правил).

С 2020 года сотрудники имеют право отказаться от ведения обычных бумажных трудовых книжек. В этом случае детали работы будут «скопированы» только в базу данных PFR, без дублирования их в традиционной трудовой книжке. Сотрудники смогут получать выдержки из базы данных также через своих работодателей. Более подробную информацию можно найти на сайте. «Как заполнить и отправить сотруднику форму STD-P» и «Сотрудник отказался принять электронную карту вакансии: обязан ли работодатель предоставить ему информацию, содержащуюся в форме STD-P?»

Работа с записями электронной занятости и подготовка всех связанных отчетов Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель должен был предоставить трудовую книжку лицу, работающему впервые, в течение недели работы (п. 8 Регламента). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. В соответствии со ст. 2 пункт 8 Федерального закона от 16, 19 декабря № 439-ФЗ, трудовая книжка не может быть оформлена на лицо, впервые принятое на работу после 31 декабря 2020 года. Любая информация о приеме на работу таких сотрудников формируется только в электронном виде. .

Бесплатная подготовка и печать трудового договора

Изменение титульного листа

Если какая-либо информация о сотруднике изменилась (например, человек изменил свою фамилию, полученное образование и т. Д.), Данные на титульном листе должны быть исправлены. Это можно сделать следующим образом.

Что касается личных данных (фамилия, дата рождения), предыдущая запись аккуратно зачеркнута одной строкой, а новые данные вводятся над или рядом с ней. При этом реквизиты документа, на основании которого было внесено изменение, вносятся на внутренней стороне обложки. Запись на обложке должна быть подтверждена подписью работодателя или лица, уполномоченного вести бухгалтерский учет, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы, если такая печать имеется.

Информация об образовании, профессии или специализации корректируется по-другому. Если соответствующее поле не заполнено, просто введите данные на основании документа, предоставленного сотрудником. Если «образовательные» поля уже были заполнены, новая информация дополняет их, а не заменяет. Это означает, что работодатель заполняет информацию о новом образовании, профессии или квалификации, не удаляя предыдущую информацию.

Для получения информации о том, как исправить ошибку на титульной странице, см. «Как исправить ошибку в своей Журнале учета» ниже.

Сведения о приеме на работу

Информацию о трудоустройстве можно найти в разделе «Информация о трудоустройстве».

Сначала введите информацию о работодателе, у которого работает владелец книги. Их следует вводить в виде заголовка в середине столбца 3 раздела. Введите полное и, если возможно, сокращенное название организации или имя предпринимателя. Как уже было сказано, допустимо использование штампа, содержащего информацию о работодателе. С этой записью не связан серийный номер.

Введите данные о занятости под заголовком. Столбец 1 – это порядковый номер (т. Е. Номер, следующий за номером, уже указанным в буклете). В графе 2 вводим дату выдачи наряда на работу (можно использовать стандартизированную форму № Т-1, утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графе 3 приведены данные о должности и подразделении (если указано в приказе), в котором работал сотрудник. С другой стороны, столбец 4 содержит данные о самом заказе: название документа, его дату и номер.

Напоминаем, что с 2020 года работодатели обязаны оформлять анкету СЗВ-ТД, если имело место любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача работником заявления о выборе форма трудовой книжки (бумажная или электронная). Смотрите также. «Новый СЗВ-ТД: как заполнять поле« код функции »с 1 июля».

Бесплатное заполнение и отправка SSV-TD через Интернет

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вводится в разделе «Сведения о трудоустройстве». Это делается следующим образом.

Номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи) указывается в столбце 1. В столбце 2 указывается дата выпуска, указанная в соответствующем положении (может использоваться Единая форма № Т-8). Следует отметить, что в некоторых случаях дата выпуска может не совпадать с датой выдачи заказа. Так может быть, например, в случае отпуска с последующим увольнением или увольнением за прогулы.

В поле 3 необходимо указать причину и основания увольнения. Все данные поступают из заказа. Причина увольнения должна быть указана в той форме, в которой она указана в Трудовом кодексе или другом федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи или абзац статьи (пункт 5 статьи 84.1 Трудового кодекса).

В трудовой книжке разрешены следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор расторгнут» или «Трудовой договор окончен». Полное наименование унифицированной формы приказа: Приказ (приказ) о расторжении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Это означает, что термины «увольнение», «прекращение» и «прекращение» трудового договора эквивалентны.

В поле 4 введите информацию о приказе об увольнении (наименование, номер и дату выдачи).

После аннотирования увольнения все записи, сделанные в трудовом журнале за период работы сотрудника, должны быть заверены. Для этого в графе 3 раздела «Документация сотрудника» в строке, следующей за причиной увольнения, должна быть поставлена ​​подпись сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с указанием его должности. Если организация или ИП имеют печать, подпись должна быть подтверждена печатью. Следующая строка должна быть подписана увольняемым сотрудником.

Примеры расторжения трудового договора

Трудовой договор расторгается по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Трудовой договор расторгается по взаимному соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ.

Освобожден в связи с истечением срока трудового договора, ст. 77 (1) (2) Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, ст. 77 (1) (3) Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением установленных сторонами условий трудового договора, ст. 77 (1) (7) Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника перейти на другую работу, что было необходимо в соответствии с медицинской справкой, ст. 77 сек. 1 п.8 ТК РФ.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, ст. 81 (1) (1) Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением занятости у индивидуального предпринимателя, ст. 81 сек. 1 п. 2 ТК РФ.

Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника, ст. 83, секция 6 п.1 ТК РФ

Бесплатное создание кадровых документов по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок, в котором вы исправляете свои ошибки, зависит от того, где вы допустили ошибку. Поэтому, если мы допустили ошибку при заполнении титульного листа, мы зачеркнем неправильную запись одной строкой, а рядом с ней (вверху, внизу, сбоку) введем правильные данные. Подробная информация о документе, на котором основана эта редакция, указана на левой стороне внутренней обложки. Эта запись на обложке заверяется подписью работодателя или его уполномоченного представителя и печатью, если таковая имеется.

Если в разделе «Сведения о трудоустройстве» или «Сведения о гранте» обнаружена ошибка, применяется другая процедура. Вычеркивание этих полей недопустимо, а любые изменения вносятся путем признания записей недействительными (пункт 1.2 Инструкции). Поэтому, если вы обнаружите какие-либо ошибки в своих данных о занятости (включая неверную информацию о переводе или увольнении) или в данных о вознаграждении, примите следующие меры.

Столбец 1 должен быть порядковым номером, а столбец 2 должен содержать текущую дату. В столбце 3 введите следующий текст: «Запись Нет то-то недействительна». Затем поставьте точку в том же столбце и укажите правильную запись, если таковая имеется. Например: «Запись №12 недействительна. Работаю слесарем». Если запись была сделана ошибочно и ее нет необходимости изменять, достаточно указать недействительность информации в графе 3. Например, если в графе № 12 была сделана неверная запись об увольнении, является недействительной » чтобы исправить это.

В столбце 4 введите данные, относящиеся к заказу или заказу, на основании которого в трудовую книжку внесены верные данные. Если новая запись отменяет только предыдущую, столбец 4 остается пустым.

Исправлять можно не только «собственные» ошибки. Таким же образом исправляются ошибки предыдущих работодателей. Однако инициировать исправление должен сотрудник. Предыдущий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае запроса работника, оказать ему необходимую помощь (§ 27 правил).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Это необходимо сделать в течение трех рабочих дней с момента получения заявления (статья 62 ТК РФ).

Копия сделана следующим образом. Ксерокопируются все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с внутренней обложки. На каждой стороне копии должна быть надпись (или штамп) о том, что копия сделана правильно («Точная копия» или «Точная копия»). Эта надпись подписывается работодателем или его уполномоченным представителем с указанием его имени, должности и даты.

За копией страницы, содержащей самую последнюю запись в трудовой книжке, сразу должна стоять запись «В настоящее время в эксплуатации». Эта запись также должна быть подписана работодателем или его уполномоченным представителем с указанием имени, должности и даты.

Бесплатный табель учета рабочего времени в нашей бухгалтерской онлайн-службе

Дубликат трудовой книжки

Это официальный документ, который полностью заменяет вашу исходную трудовую книжку. Дубликат – это исходный документ, а не его копия. Создается при утере трудовой книжки. Это также можно сделать, если исходный блокнот не был физически утерян, но пришел в негодность (потертый, порванный, сгоревший, залитый жидкостью и т. Д.)

Во всех этих случаях вы должны заполнить новую форму книги. Запись «дубликат» делается (или проставляется) на титульном листе в правом верхнем углу. Далее информация о сотруднике предоставляется на основании документов, действующих на день заполнения дубликата. Процедура ввода этой информации и подписания титульного листа следующая.

Данные сотрудника – имя, фамилия, отчество и дата рождения взяты из паспорта. Дата рождения должна быть записана цифрами в формате ДД. ГГГГ или в слово-числовой форме: ДД месяц ГГГГ; в обоих случаях слово «год» вводить не следует. Информация об образовании (диплом, аттестат, аттестат о прохождении обучения и др.) Переносится на титульный лист из документов об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и о профессии и специальности.

Записи необходимо делать так же, как в образовательном документе, без сокращений.

Затем на титульном листе дубликата скопируйте дату завершения (дату и год цифрами и месяц прописью). Затем ставятся две подписи: сотрудник и лицо, ответственное за ведение трудовой книжки. Если работодатель использует штамп, необходимо сделать оттиск штампа.

Раздел «Информация о вакансии» в дубликате заполняется следующим образом.

В столбце 3 без заголовка, без присвоения номера и указания даты делается запись об общем стаже работы сотрудника на дату трудоустройства у текущего работодателя. Это означает, что вводится общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих работах. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца и 12 дней». Стаж работы рассчитывается на основании подтверждающих документов или предыдущей трудовой книжки, если она еще действительна.

Затем необходимо сделать специальную запись из старой в самую последнюю трудовую книжку. Применяются те же правила, что и при внесении записей о работе в исходной версии буклета: столбец 1 нумеруется последовательно, столбцы 2 и 3 заполняются данными из соответствующих документов, а столбец 4 содержит информацию о документах на основании из которых были сделаны записи.

Затем следует сделать запись о текущем трудоустройстве у работодателя, выдавшего дубликат. В конечном итоге этот документ будет иметь то же действие, что и исходная трудовая книжка, и может использоваться в целях управления персоналом.

Соблюдение вышеуказанных требований позволит правильно заполнить, скопировать или дублировать трудовую книжку в 2021 году. Это означает, что в случае проверки работодатель не будет оштрафован по ст. 5.27 (1) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Если работник не заполняет трудовую книжку или не ведет трудовую книжку (при обязательном ведении трудовой книжки), работодатель может быть оштрафован на 50 000 рублей или 5 000 рублей для ИП. Кроме того, правильное ведение учета сотрудников позволит вам избежать конфликтов с сотрудниками, в том числе судебных разбирательств.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию