Шаблон обоснования 2021 г

Шаблон обоснования 2021 г.

Объяснительная записка

Пояснительная записка – это документ, обосновывающий причины правонарушения, совершенного работником. Обычно его готовят добровольно или по просьбе руководителя в том случае, если сотрудник сделал что-то не так (опоздал или вообще не вышел на работу, был в нетрезвом состоянии, не выполнил возложенную на него задачу и т. Д.)

Внимание! Этот документ можно скачать с сайта КонсультантПлюс.

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, требующие объяснения со стороны сотрудника, являются достаточно серьезными и могут привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и справедливо разобраться в ситуации, компетентный менеджер просит письменное объяснение.

Пояснительная записка может защитить сотрудника в случае спора с работодателем, а также может служить доказательством в случае судебного разбирательства любой из сторон.

Кому адресовывать объяснительную

Пояснительная записка обычно направляется директору компании. Однако, если компания очень большая, ее необходимо направить к непосредственному руководству (начальнику цеха, мастеру, начальнику отдела и т. Д.). Обычно должность человека, на имя которого должна быть написана записка, регулируется ” внутренние правила », которые должны применяться в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для подготовки пояснительной записки установлен срок: не более двух рабочих дней с момента проведения мероприятия. Поэтому работодатель при подаче письменного запроса о разъяснении должен указать дату – с этой даты документация будет храниться. Если объяснение не составлено в установленный срок, работодатель имеет право наложить на подчиненного все санкции, соответствующие правонарушению и в рамках закона.

Следует помнить, что за одно нарушение может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание и не позднее одного месяца со дня установления нарушения (этот факт также подтверждается письменно составлением и оформлением специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Пояснительная записка написана свободно. Он должен содержать следующую информацию

информация о компании, информация о руководителе и сотруднике дата совершения преступления, объяснения.

Чем убедительнее основная часть, тем лучше для сотрудника, тем лучше аргументы, которые можно подтвердить в письменной форме (например, опоздание сотрудника на работу, справка из поликлиники, счет автосервиса с указанием дата и время ремонта и др.), а также то, что сотрудник берет на себя ответственность за совершенное правонарушение и обещает, что в будущем он исправит свои ошибки и не будет совершать подобных.

Если работник не виноват, это также должно быть указано в пояснительном письме со всеми необходимыми доказательствами отсутствия вины.

Обоснование может быть написано от руки или напечатано. Предпочтение отдается первому варианту, и именно так документ должны готовить опытные специалисты отдела кадров и юристы. В любом случае пояснительная записка должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» стенограммой.

Пояснительная записка должна быть составлена ​​в двух экземплярах, один из которых должен быть передан работодателю, а другой остается у работодателя, но только после того, как работодатель пометит оба экземпляра как полученные по пояснительной записке.

Инструкция по написанию объяснительной записки

С точки зрения норм и правил делопроизводства пояснительная записка имеет достаточно стандартную структуру и не должна вызывать затруднений.

В «шапке» документа в правом верхнем углу введите информацию о получателе.

Сначала определите должность получателя (генеральный директор, генеральный директор, руководитель подразделения, руководитель группы и т. Д.) Затем введите полное название организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилию, имя и отчество адресата. Затем таким же образом вводятся данные сотрудника (должность, название компании, фамилия, имя и отчество). Затем следует указать место регистрации компании и дату декларации.

Затем в середине строки напишите название документа с кратким описанием его сути (в данном случае «о опоздании на работу»).

Вторая часть – это основное содержание заявления. Крайне важно, чтобы вы указали только факты и причины правонарушения, и вы должны попытаться дать правильное объяснение, используя четкие фразы и аргументы. Если есть письменные доказательства невиновности сотрудника, это также следует отметить. Не пишите слишком много и слишком подробно – несколько страниц текста никто не прочитает, более того, такое объяснение может вызвать негативную реакцию со стороны работодателя.

Форма должна быть подписана и скреплена, а затем возвращена секретарю или лично непосредственному руководителю.

Как написать объяснительную записку

Максим Иванов автор статьи Практикующий юрист с 1990 года.

В ходе трудовых отношений часто возникают конфликты и нестандартные ситуации.

Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в течение определенного времени. Эта информация предоставляется в виде письменного объяснения.

Что такое объяснительная записка?

Это разъяснение не является частью внутренних рабочих процедур или кадрового досье компании, так как оно требуется только при отклонениях от стандартных рабочих процедур, таких как поздняя работа, прогулы, материальный ущерб и т. Д.

Предоставление объяснений – это право, а не обязанность работника, но отсутствие объяснений может привести к неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.

Вот основные правила, которые следует учитывать при составлении пояснительного документа:

В ходе внутреннего расследования руководство предприятия просит сотрудника дать письменные объяснения. Составляется акт об отказе в даче объяснений; письмо должно быть адресовано руководителю рабочего места или непосредственному руководителю работника, уполномоченному разрешать спор с работником; объяснение нарушения трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка учитывается при принятии решения о наказании (отказ от проверки доводов, содержащихся в документе, влечет отмену дисциплинарного взыскания).

Письмо с пояснениями о работе должно быть составлено сотрудником в произвольной форме. Стандартной формы для этого документа законом не предусмотрено, но сотрудник должен соблюдать общие правила его оформления.

Документ должен быть записан с входящим номером и, если он подготовлен в рамках внутреннего расследования, приложен к контрольным материалам.

Как правильно написать объяснительную записку?

Этот документ составляется по запросу работодателя или по инициативе работника. Если внутреннее расследование санкционировано, оно должно длиться не более двух дней, в противном случае стороны решают его. Рекомендуется как можно скорее написать объяснительное письмо директору или другому представителю компании, чтобы избежать негативного развития событий.

Вот правила, о которых следует помнить

если в работе написано об опоздании на работу, необходимо доказать действительность причин опоздания на место работы; В пояснительном письме должна содержаться информация о заболевании, визитах к врачу или визитах на дом (затем эта информация должна быть подтверждена медицинской справкой); Обоснование невыполнения возложенных обязанностей или невыполнения работы должно включать объективные причины невыполнения (например, невыполнение обязанностей в других отделах).

Недопустимо, чтобы работа диктовалась руководителем или другим должностным лицом. Как правило, в таких случаях возможно искусственное создание доказательств, которые будут использованы для дисциплинарного производства (включая увольнение по вине).

Даже если вы признаетесь в совершении дисциплинарного проступка, обязательно пройдите

причины ваших действий, так как нарушение может иметь более серьезные последствия для работодателя; факт нарушения впервые, так как надзорный орган обязан учесть все обстоятельства нарушения Никаких серьезных последствий для производственного процесса о возможности добровольного возмещения ущерба.

Если составлен акт о дисциплинарном проступке, к материалам объяснительного производства прилагается его обоснование.

Если действия работодателя будут обжалованы в суде, все обстоятельства нарушения будут пересмотрены.

Содержание рассматриваемого нами документа должно содержать следующие моменты:

Имя и фамилия должностного лица, от имени которого составляется документ; Данные сотрудника с указанием должности и отдела; обстоятельства и факты (например, подтвержденное отсутствие на работе); открытое объяснение сотрудника Дата документа и собственноручная подпись сотрудника.

После того, как пояснительное письмо составлено, факт его получения работодателем необходимо зафиксировать. Для этого выберите входящий номер или подпись непосредственного начальника. Рекомендуется сохранить вторую копию документа для использования в будущем в случае возникновения спора.

Виды объяснительных

Эти документы могут быть выданы не только по месту постоянной работы, но и при других обстоятельствах. Представляем вам самые распространенные типы пояснительных писем, с которыми вы можете столкнуться:

составлен ответ на обнаруженное нарушение; в котором объясняются причины вашего поведения на рабочем месте при отсутствии дисциплинарного проступка; составленные в связи с действиями подчиненного или иждивенца (например, родитель может написать пояснительное письмо относительно поведения ребенка в школе).

Правила одинаковы для разных ситуаций – вы должны перечислить все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своего поведения, подтвердить обоснованность причин нарушения трудовой дисциплины и т. Д.

Резюме

Если ваш работодатель предлагает вам написать пояснительное письмо, вы не должны отказываться от своих прав – чем более подробным и убедительным будет ваша позиция, тем выше ваши шансы избежать серьезного штрафа, даже если вы допустили нарушение.

При составлении документа должны быть указаны все обстоятельства и факты – время и место действия, поведение других людей, наличие или отсутствие свидетелей и т. Д. Работодатель обязан ознакомиться с этим документом, даже если шаблон преступления кажется очевидным.