Сертификат гарантии

Сертификат гарантии

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Деловая переписка насыщена разнообразными документами. Предприниматели имеют дело с гарантийными письмами среди других деловых документов.

Для чего они нужны, в каких случаях они необходимы и какие правовые нормы регулируют их? Какие существуют типы гарантийных писем? Как оформить гарантийное письмо?

Определение и юридические нормы

С законодательной точки зрения гарантийное письмо является частью документооборота и представляет собой вид деловой переписки между юридическими лицами. Само название документа предполагает, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в требуемые сроки и объем. Он используется в качестве дополнительного подтверждения, когда обычных результатов может быть недостаточно.

ВАЖНО: гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма довольно часто используются в коммерческой деятельности, но в российском законодательстве нет специальных правил, регулирующих их оформление и применение. Следовательно, вы должны следовать стандартным деловым принципам и стремиться к максимально ясным и однозначным формулировкам, которые точно отражают намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма – это альтернатива заключению договора, когда это по каким-то причинам не рекомендуется.

В отличие от контракта, который включает предложение и обязательства по этому предложению (акцепту), гарантийное письмо играет роль одного из этих элементов.

Гарантийное письмо как оферта

Предложение всегда выражает предложение одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения и четко декларирует намерения адресата. С этой точки зрения гарантийное письмо может считаться офертой, если оно содержит:

предложение произвести оплату после оказания услуг; Предлагаем работу, доставку, сервис.

Письмо с предложением должно быть составлено с достаточной детализацией, поскольку оно заменяет часть контракта и, следовательно, должно содержать его основные существенные элементы:

предмет предложения (товары, услуги, виды работ – подробный расчет); условия исполнения.

ПРИМЕЧАНИЕ: Сроки, указанные в письме-предложении, имеют решающее значение: отправлено адресату, оно не может быть отозвано отправителем в течение указанного срока для принятия ответных мер, если другие условия не указаны в самом тексте или не вытекают из Это.

Получатель такого гарантийного письма, если он принимает предложение, может выполнить условия или просто дать свое согласие: такое действие считается правильным ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, действие гарантийного письма и ответа адресата приводит к правовому акту, равносильному заключению договора (никто не запрещает подписать рядом с ним стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ также может служить вторым элементом контракта – акцептом, то есть намерением принять предложения по контракту, если такие предложения уже были поданы подрядчику. Например, организация получила коммерческое предложение и приняла решение на основе рекламы или страницы информации о партнере. Таким образом, гарантийное письмо будет фактическим ответом на предложение вступить в договорные отношения, даже если оно сделано неявно.

Требования к ответу не такие строгие, как к оферте: достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие принять предложенные условия.

ИНФОРМАЦИЯ! Если отправитель решает отозвать полученное письмо, он должен сделать это незамедлительно, желательно до того, как оно достигнет адресата, или сразу же после того, как против него будут приняты какие-либо процессуальные меры.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные стороны:

можно не готовить документ, подписанный обеими сторонами; если требования к торгам и акцепту соблюдены, правоотношения полностью законны; суд считает гарантийные письма приравненными к заключенному договору.

Недостатки замены гарантийных писем:

объем ограничен подробным описанием условий; невозможно определить все права и обязанности; никаких процедурных вопросов не оставалось; обязательства сторон не всегда четко определены.

Таким образом, юридически возможно заключение договорных отношений посредством гарантийных писем, однако нельзя исключать споры, которые могут привести к судебному разбирательству.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую выполняет гарантийное письмо, существуют разные типы гарантийных писем.

Гарантийное письмо, подтверждающее платежное обязательство. Средства, включенные в гарантийный аккредитив, могут быть использованы для оплаты товаров, услуг, строительных работ или погашения долга. Это признание долга. Обычно он выдается, когда по какой-то причине платеж не может быть произведен немедленно или его необходимо отложить. Письмо, обязывающее их работать, доставлять товары или оказывать услуги. Это документ, который заверяет получателя, что указанные в нем обязательства будут фактически выполнены в течение определенного периода и в пределах указанного объема. Если работа будет выполняться поэтапно, можно определить несколько временных периодов. Такой документ также подтверждает необходимое качество в соответствии с определенными стандартами (СНИП, ГОСТ и др.). Такое гарантийное письмо также может быть составлено при наличии возможности несоблюдения сроков в соответствии со спецификацией или другими документами или непосредственно перед заключением контракта. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Это гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ необходимо будет предоставить в налоговые органы, если у организации нет определенного объекта недвижимости, который необходимо разместить и указать в учредительных документах. Юридическое лицо имеет право сдавать такое помещение в аренду после предоставления налоговым органам гарантии того, что арендодатель действительно намеревается предоставить ему такие услуги. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может потребоваться, если работа имеет важное юридическое значение для будущего сотрудника. Например, вы можете запросить такое гарантийное письмо:

студент, который должен быть представлен в университете (некоторые учебные заведения по некоторым специальностям, особенно в случае обучения по заказу государства, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве); иностранный работник (необходимо предоставить такой документ в миграционную службу); освобожденные заключенные, которые хотят работать (должны будут явиться в административную инспекцию труда).

Особенности составления и оформления

Как правило, каждое гарантийное письмо не превышает стандартного формата А4, оно печатается на специальном бланке юридического лица – отправителя, подписывается руководящим органом (директором, иногда главным бухгалтером) и скрепляется печатью компании. Обязательные требования:

номер и дата (согласно регистрации исходящих документов); Название отправляющей организации; Имя получателя (обычно президент организации); Тема письма (слова «гарантийное письмо» вводить не обязательно, так как такого документа как вида коммерческой переписки нет); Основное содержание (гарантии обязательств, их размер и сроки); Реквизиты отправителя; Должность, личная подпись, имя и фамилия лица, подписывающего документ (директор, главный бухгалтер).

Дальнейшие нюансы зависят от типа гарантийного письма. Разберем их более подробно и приведем пример того, как подготовить гарантийное письмо, которое должно выполнять определенную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма информацию о своей ответственности за нарушение обязательств, а перечисление санкций за несоблюдение оказывает психологическое воздействие на подрядчика.

Теперь давайте взглянем на несколько образцов гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

Генеральному директору
Генеральному директору ООО «Совспинвест».
Студенцову П. И.

При доставке товара

Ref. 124 / 56f
09.12.2016

Просим предоставить партию продукции (средства индивидуальной защиты) по приказу № 46-18 от 09.10.2016.

Гарантируем, что оплата доставки будет произведена до 10.10.2016.

Если оплата не будет произведена в срок, мы обязуемся уплатить пени в размере 1% от суммы задолженности за каждый день просрочки.

Бета-Банк, ОАО, г. Уфа
на номер счета xxxxxxxxxx;
к / с ххххххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН хххххххххх;
КППП ххххххххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Работниченко Н. П.

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Раскидаилова Л. О.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может приниматься не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

На письме о признании долга и гарантии его погашения, помимо подписи директора, должна стоять подпись лица, ответственного за финансы (финансового директора или главного бухгалтера).

Тонкости:

получатель – организация или лицо, получившее гарантированный платеж; укажите реквизиты документа, подтверждающего необходимость оплаты (накладная, акт приема-передачи, договор и т. д.); указать срок погашения долга; Реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика); Любая информация о ситуации (например, причины, по которым они не могут заплатить вовремя).

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

К директору
ООО
Олиференко М. В.

По окончании ремонтных работ

Ref. 124/1
05.05.2016

Настоящим подтверждаем, что ООО «Мастеровой», как подрядчик работ на участке, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д. 28, кв. 115, в соответствии с Исполнительным договором № 18 от 17 апреля 2016 г., заключенным с ООО «Тертия». гарантирует выполнение всех ремонтных работ (в соответствии с условиями вышеуказанного Контрактного соглашения) до 16 июня 2016 года.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готово уплатить 1,5% от суммы, указанной в Договоре, за каждый день просрочки.

Генеральный директор
ООО Мастеровой (подпись) А. Ф. Закревский

Главный бухгалтер
ООО Мастеровой (подпись) С. Е. Резвых

Подтверждаем выполнение

Гарантируя, что услуги или работы будут выполнены в указанный период, вещательная компания подтверждает размер, условия и качество работы.

Особенности исполнения:

требования стандартные; специфика основного текста – обязательно описать виды услуг (работ), четко указать сроки и гарантированный объем; указать детали документации, которая послужила основанием для любых работ или услуг (например, контракт, контракт и т. д.); указывает местонахождение и основные характеристики объекта, на котором будут выполняться работы или услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ИНФС №2 по Санкт-Петербургу

По вопросу предоставления юридического адреса

Санкт-Петербург
18.10.2016

ООО «Мегаполис» в лице генерального директора Р. Г. Самохваленко, действуя на основании Устава, предоставляет офисные помещения общей площадью 60 м2, расположенные по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Магнитогорская, д. 15 … офис № 4 по государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение договора субаренды после завершения регистрации. Разрешено использовать указанный адрес в качестве юридического адреса в учредительных документах ООО «Кодекс».

Указанное имущество принадлежит ООО «Мегаполис» по закону об аренде (Договор аренды № 567/18 от 12.10.2013) с правом заключения договоров субаренды.

Копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»; Копия договора аренды № 567/18 от 12.10.2013 г.

ООО «Мегаполис» (подпись) Р. Г. Самохваленко

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы составить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, следует учесть следующие нюансы:

адресатом письма является местное отделение Управления налогового контроля, которое намеревается зарегистрировать юридическое лицо, которому сдается помещение; сведения о собственнике долевого недвижимого имущества (юридическом лице) – наименование организации, обязательно ее директор; должна быть информация о вновь созданном юридическом лице – хотя бы его название; Перечислите все основные характеристики арендуемого помещения (адрес, площадь и т. Д.); формулировка, однозначно заявляющая о согласии собственника имущества на заключение договора аренды с новой организацией; Гарантийное письмо должно сопровождаться свидетельством о праве собственности или договором аренды от имени будущего арендодателя (копия, заверенная нотариусом).

Пример гарантийного письма о приеме на работу

О трудоустройстве

Ref. 634/78
14.07.2016

Этим документом ООО «Домашний учитель» подтверждает намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Полиной Станиславовной Алениковой, приняв ее на работу учителем английского языка с 01.09.2016.

ООО «Домашний Учитель» обязуется предоставить Аленикова П. С. должностная зарплата 65 000 рублей в месяц плюс ежемесячная премия в зависимости от результатов работы. Гарантируем официальную регистрацию в соответствии с ТК РФ и полный соцпакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В. К. Лицеров

Главный бухгалтер
Главный бухгалтер ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю. Л. Зарубинская

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составлено со следующими особенностями:

указывается конкретное лицо или организация, но также допустимо упоминание «по месту подачи заявки»; Номер и дату выхода необходимо ввести, как указано в журнале переписки; Название должности, на которую ведется набор, с указанием персональных данных (ФИО без сокращений); основные моменты будущего трудоустройства (ставка, заработная плата, гарантии работодателя); письмо может быть отправлено в организацию, в которую оно должно быть адресовано, или поручено самому будущему сотруднику.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Максим Иванов автор статьи Практикующий юрист с 1990 года.

Гарантийное письмо поможет вам убедить вашего подрядчика в том, что оплата будет произведена вовремя после доставки товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Это важный элемент деловой переписки между предприятиями, гарантирующий оплату после выполнения обязательств одной из сторон сделки. Это основа для отсрочки или распределения платежей в рассрочку и для реструктуризации долга по соглашению.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет установить условия и способ оплаты доставки товара, аренды помещения или другого предмета сделки. Другими словами, этот документ – способ гарантировать, что контрагент выполняет свои финансовые обязательства. Это также может быть ответ на претензию. Чтобы письмо было написано правильно, стоит следовать соответствующему шаблону и форме.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность выполнять обязательства, вытекающие из договора.

В зависимости от условий договора и взятых на себя обязательств содержание письма может существенно отличаться. Например, образец гарантийного письма об уплате арендной платы за помещение содержит совершенно другие элементы по сравнению с аналогичным документом для Управления налогового контроля.

Разберемся, как правильно написать гарантийное письмо о выплате задолженности, и рассмотрим на примере этого документа постатейно.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Перед заполнением формы гарантийного письма просим ознакомьтесь с требованиями. У крупных компаний есть специальные инструкции по офисным процедурам, в которых содержатся правила ведения деловой переписки.

Необходимо придерживаться официального делового стиля. Эта документация должна быть написана на листе формата А4 или на специально разработанном бланке с названием компании, всеми необходимыми данными и логотипом. Он должен быть написан в соответствии с принципами делопроизводства. Такой документ отличается однозначной формулировкой, ясностью и ясностью намерения «поручителя».

Сделайте гарантийное письмо на фирменном бланке организации или приклейте угловой штамп с существующими реквизитами компании (название, форма собственности, текущий адрес и т. Д.).

Чтобы правильно написать гарантийное письмо, необходимо соблюдать правила администрирования.

Зарегистрируйте эту форму как исходящий документ. В правом верхнем углу введите данные получателя (полное название компании, имя и фамилию, должность руководителя). Если вы не знаете, кто именно занимается финансами компании, сделайте запрос в компанию в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товаров включает в себя запрос на доставку или выполнение услуги и гарантирует своевременную оплату. Текст документа начинается словами «Пожалуйста», а последний пункт – «Мы гарантируем оплату». В случае письма, которое гарантирует только выплату долга, оно начинается с «Гарантии платежа». Он должен содержать точную дату погашения финансового обязательства.

Перечислите продукты или услуги, на которые распространяется двустороннее соглашение. Введите сумму транзакции не только цифрами, но и прописью, а также дату платежа, размер пеней и штрафов, которые будут наложены на плательщика в случае ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа укажите полное имя, юридический адрес каждой стороны и банковские реквизиты для переводов.

Получите форму, подписанную руководством. В некоторых ситуациях письмо может быть подписано и главным бухгалтером. Поставьте свои подписи на печать.

Гарантийное письмо имеет юридическую силу, если оно составлено правильно и в соответствии с административными правилами. Обязательно предоставление полной информации о сторонах-партнерах, формулировка «гарантируем оплату», подпись руководителя и печать организации.

При заполнении бланка гарантийного письма на оплату по договору необходимо соблюдать правила доставки документа исполнителю. В случае возникновения споров относительно порядка и условий оплаты по договору доказательство оказания услуги будет рассмотрено судом.

Как вручить гарантийное письмо?

Отправить корреспонденцию адресату можно несколькими способами:

Лично. В этом случае адресат должен подписать квитанцию ​​о получении документации; заказным письмом с уведомлением о вручении; по факсу; электронными средствами.

Первый или второй вариант является наиболее предпочтительным, поскольку у отправителя все еще есть подтверждающие документы. Другие могут быть согласованы сторонами (например, если в соглашении между сторонами указаны адреса электронной почты).

Рекомендации по составлению

Используйте формальный стиль, не усложняйте предложения – они должны быть простыми и конкретными;

им не нужно использовать декларативные предложения или предложения с участием;

Предложения не должны быть расплывчатыми, длинные аргументы недопустимы. В противном случае получатель не поймет ваших требований или усомнится в ваших заверениях. Честность и доброжелательность помогают подготовить подрядчика к принятию положительного решения в вашу пользу;

В деловой переписке избегайте жаргона, устаревших слов, мало используемых слов (архаизмов) и двусмысленных слов;

быть грамотным – правильно писать.

Стандартного образца гарантийного письма на оплату услуг или продуктов, утвержденного на законодательном уровне, не существует. Поэтому при их подготовке подрядчики должны следовать стилю, принятому для коммерческих писем.

Образец гарантийного письма об оплате

Образец правильного гарантийного письма на оплату дебиторской задолженности должен содержать недвусмысленную формулировку, позволяющую определить дату и способ исполнения обязательств, а также условия ответственности. Таким образом, содержание отдельных пунктов может значительно отличаться в зависимости от предмета сделки. Содержание документа должно быть четким и понятным, язык должен быть деловым, без какого-либо сленга или жаргона. При написании терминов важно осознавать реальные возможности.

Если вы не выполните взятые на себя обязательства, вам придется заплатить пени и штрафы.

При заполнении бланка гарантийного письма об оплате счета необходимо указать следующие моменты:

Название организации, имя отправителя;

Реквизиты отправителя (ИНН, КПП);

Юридический и фактический адрес отправителя;

название организации, имя и фамилия лица, которому адресовано письмо – получателя;

характер гарантий, которые будут предоставлены адресату;

В конце должны быть проставлены печать компании отправителя, подпись и дата выдачи.

Гарантийное письмо может быть оформлено в случае получения кредита, регистрации компании в налоговых органах, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Задолженности

Заполняя этот документ, вы гарантируете, что будете выполнять свои долговые обязательства в будущем. К вышесказанному необходимо добавить сумму долга (прописью и цифрами), график погашения, а также номер и дату договора, на основании которого возникла задолженность.

Вы можете использовать гарантийное письмо с отсрочкой платежа, чтобы изменить график или согласовать реструктуризацию долга. В таком документе должны быть указаны период, на который должник просит отсрочить срок платежа, а также условия ответственности за несоблюдение этого срока.

В налоговую

Этот документ необходим для регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставить гарантийное письмо от предполагаемого собственника. Таким образом ФНС проверяет адрес созданной организации.

В этом письме должно быть указано намерение собственника заключить договор аренды нежилого помещения, расположенного по заданному адресу, с зарегистрированной организацией. Также стоит предоставить данные о документах, подтверждающих право собственности на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы арендодатель не сомневался, что платежи будут произведены вовремя, вам необходимо заполнить и предоставить образец гарантийного письма об уплате арендной платы. В этом документе есть ссылка на заключенный договор, иначе потенциальный арендатор гарантирует своевременную оплату при заключении договора.

Образец гарантийного письма на выкуп помещения также понадобится в случае просрочки ежемесячных платежей. Важно точно указать гарантии, данные собственнику недвижимости, так как договор может быть расторгнут в одностороннем порядке при несвоевременной уплате арендной платы.

На выполнение работ

Этот документ подрядчик передает заказчику до подписания контракта. Он определяет конкретные виды работ или услуг, которые подрядчик обязуется выполнить в течение определенного периода времени. На практике банковская гарантия также предоставляется в качестве доказательства добросовестности подрядчика.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма для оплаты счета необходим, если дата получения продукции не совпадает с датой выплаты денежных средств. В таком письме важно указать сумму платежа и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно установить ответственность за нарушение обязательства.

Юридическое значение гарантийного письма

Он выполняет ряд важных функций:

это признание долга (и это связано с доказыванием и сроком давности); Удостоверяет конкретную сумму, причитающуюся одной стороне от другой, а также другие обстоятельства; Подтверждает факт заключения договора между сторонами договора (в качестве доказательства).

Гарантийное письмо считается вариантом обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юридических лиц, но и в отношениях между физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Помимо письма, вы также можете предоставить банковскую гарантию на всю причитающуюся сумму.

Часто гарантийное письмо обязывает вас сделать все, что не является незаконным: например, составить договор в течение определенного периода, подтвердить определенную информацию, выполнить обязательство или выполнить работу, доставить товары или предоставить услуги.

Грамотно составленное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является гарантией долгосрочного сотрудничества с вашим деловым партнером.

В случае возникновения трудностей с подготовкой данного документа рекомендуем обратиться за консультацией к нашим юристам. Вы можете связаться со специалистом по телефону или написать нам прямо на сайте.