Порядок приема на работу; Рабочие процедуры – СКБ Контур

Порядок приема на работу; Рабочие процедуры – СКБ Контур

Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели

В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодатели не должны игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для наложения штрафа.

1. Оформление на работу при отсутствии трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы.

Некоторые менеджеры по персоналу накануне найма новых сотрудников или их коллеги нанимают новичка без трудовой книжки в ожидании, что этот человек скоро принесет книгу в отдел кадров. В большинстве случаев это так, но часто возникает проблема – запись об увольнении, произведенном предыдущим работодателем, в трудовой книжке позже даты трудоустройства работника на новую должность. Чтобы избежать такой бумажной «неразберихи», рисковать не стоит.

2. Прием на работу без паспорта.

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, предусмотрен статьей 65 ТК РФ. В первую очередь – это паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Предположим, у сотрудника нет с собой паспорта, потому что он переоформляется или утерян. Означает ли это, что работодатель может нанять человека на основании справки, выданной в соответствии с административными регламентами ФМС? Нет, конечно нет. Это потому, что сертификат не является документом, удостоверяющим личность. В этом случае у работника временного агентства необходимо запросить документ, удостоверяющий личность.

3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров.

В статье 213 ТК РФ перечисляются такие категории работников. Кроме того, Положение Минздравсоцразвития № 302н содержит перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования). Размер штрафа за допуск работников к работе без медицинского осмотра может составлять до 130 000 рублей в соответствии с предупреждением в статье 5. 5.27.1 Коллективный трудовой договор.

4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами, связанными с его трудовой деятельностью.

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор – все эти документы работник должен прочитать перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Сотрудник должен подписать каждый документ.

5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре.

При составлении трудового договора руководствоваться ст. 57 ТК РФ. Если какая-либо информация отсутствует, необходимо заполнить непосредственно текст трудового договора. Недостающие пункты необходимо «дополнить» приложением к трудовому договору или отдельным письменным соглашением сторон.

Личная документация без проблем и ошибок

6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место.

Как ни странно, в Трудовом кодексе нет определения термина «рабочее место». Однако это помогает понять, что такое рабочее место. Статья 209 Трудового кодекса РФ гласит, что «рабочее место – это место, где работник должен находиться или должен приходить в связи с выполняемой работой и которое прямо или косвенно контролируется работодателем».

Что именно должно быть указано в трудовом договоре с работником при определении рабочего места, поясняет Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант в области трудового права и кадрового администрирования:

7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре.

С 1 января 2014 года в трудовой договор введена обязанность включать условия труда на рабочем месте. Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ определены четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные. Работодатель может узнать, какие условия труда преобладают на его рабочем месте, только по результатам справки, если она еще не истекла, или специальной оценки условий труда.

Эксперт Евгения Конюхова объясняет, как отразить условия труда в трудовом договоре, если оценка не проводилась:

8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо.

Если система рабочего времени и времени отдыха для данного работника отличается от общих правил, применимых к данному работодателю, это должно быть указано в трудовом договоре. Что касается характера работы, стоит отметить, работают ли в компании, например, водители, курьеры, экспедиторы.

9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора.

Конечно, дата заключения трудового договора должна быть написана на трудовом договоре.

10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право.

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законом, его срочность недействительна. С этой точки зрения важно обратиться к ст. 59 ТК РФ правильно указать срок действия такого трудового договора – дату или день, когда произошло событие, а также причины, по которым были заключены обстоятельства заключения договора.

11. Неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре.

Заработная плата – обязательное условие заключения трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должна быть указана ставка заработной платы или оклада. Также следует указать любые дополнительные вознаграждения и надбавки.

12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок».

Эксперт Евгения Конюхова комментирует этот момент:

13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора.

Статья 68 ТК РФ гласит, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Поэтому работодателям следует внимательно проверять все детали в документе. Сотрудник должен подписать приказ в течение трех дней с момента фактического начала работы.

14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты.

Трудовая документация оформляется в трудовой книжке с датой начала работы, уже указанной в служебном приказе и трудовом договоре.

15. Сотрудник не знает о вносимых в трудовую книжку записях.

Заполнение личной карты Т-2 для нового сотрудника – важный, последний шаг в процессе приема на работу. Работодатель обязан своей подписью ознакомить работника с сделанными в них записями.

Постоянное обучение бухгалтеров – самые важные темы и изменения

Алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника на работу

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на нашу рассылку, и мы поможем вам разобраться в юридических требованиях, посоветуем, что делать в спорных ситуациях, и научим вас, как зарабатывать больше денег.

Как правильно оформить сотрудника на работу

Кто вам сказал, что если вы платите налоги, вы можете отдыхать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек обманул вас. Точнее, они не говорили всей правды. Помимо уплаты налогов, предприниматели должны соблюдать другие законы. Например, правильная регистрация сотрудников. В этой статье мы научим вас, как это делать.

Этап первый – заявление о приеме на работу

Итак, после успешного собеседования принимается решение о найме человека. Первое, что нужно сделать потенциальному сотруднику, – это написать заявление о приеме на работу. Подается руководителю организации. Документ написан от руки. Для удобства можно распечатать готовые формы. Текст должен выглядеть примерно так:

«Генеральному директору ООО« Иванов и Партнеры »Иванову Ивановичу от Петрова Петрова Петровича.

Пожалуйста, наймите меня менеджером по продажам “.

Заявление о приеме на работу подписывается директором или его заместителями, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы, директор должен указать свое согласие – написать «Ничего не против», «Согласен» или что-то подобное.

Этап второй – медицинский осмотр

Это не для всех. Правительство России составило список профессий, по которым медицинские осмотры являются обязательными. Это работники с вредными условиями труда, врачи, вахтовики. В случае интернет-магазина медицинские осмотры должны проходить офисные работники, которые работают за компьютером более 50% времени, а также торговые работники, такие как продавцы в точках продаж и курьеры.

Если вы управляете продуктовым интернет-магазином или доставляете фаст-фуд – суши, роллы и гамбургеры, – работникам пищевой промышленности также понадобится медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медицинские осмотры независимо от профессии – все последовательно.

Вы должны дать потенциальному сотруднику направление, чтобы он мог пройти медицинское обследование. Для него нет утвержденной формы, но есть список требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в обращении должны быть указаны:

Название организации с указанием формы собственности (ИП или ООО); Коды действий ОКВЭД; Название медицинского учреждения, в которое направлен сотрудник; Имя и фамилия сотрудника и должность; Спецификация подотдела (отдел продаж, бухгалтерия и др.); список вредных факторов.

На основании информации, представленной в направлении, врачи решают, к каким специалистам должен обратиться сотрудник и какие обследования необходимо пройти. После успешного прохождения медицинского осмотра сотрудник получает письменное подтверждение пригодности к работе.

Осторожность. В российском законодательстве есть понятие «Специальная оценка условий труда». Каждый предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для осмотра всех рабочих мест и дать заключение о состоянии рабочего места и специфике деятельности. Именно на основании этого мнения принимается решение о необходимости медицинского осмотра сотрудникам.

Этап третий – приказ о приеме на работу

Сотрудник возвращается к вам с медицинской справкой, подтверждающей его трудоспособность. Теперь все зависит от вас. Первое, что вам нужно сделать как работодателю, – это оформить приказ о приеме на работу. Это ключевой документ при приеме на работу. Это основа для заключения трудового договора, о котором мы поговорим позже.

В заказе указывается наименование организации, имя руководителя, порядковый номер документа. Текст такой:

«Нанять Ивана Ивановича Иванова менеджером по продажам с такого-то дня».

Работник знакомится с приказом о приеме на работу личной подписью. Заказ регистрируется в реестре заказов. К распоряжению должны быть приложены справка о медицинском осмотре и заявление о приеме на работу – это личные дела сотрудника.

Этап четвертый – заключение трудового договора

Договор составляется в двух экземплярах – по одному для каждой стороны. Этот документ определяет основные вещи:

размер вознаграждения; должность, подотдел (например, менеджер по продажам); кому напрямую подчиняется сотрудник; испытательный срок, если таковой имеется; служебные обязанности; другие условия труда.

Еще одно важное положение, которое необходимо включить в трудовой договор, – это режим работы и отдыха. Он гласит: «Работник имеет право на 40-часовую рабочую неделю. Время работы с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Суббота и воскресенье – нерабочие дни».

Иногда график работы указывается в инструкции, с которой сотрудник знакомится после подписания трудового договора. А потом, сдав экзамены, расписывается под ними. Получается, что сотрудник не сразу знакомится с приказом своей подписью. Мы видели случай, когда менеджер работал первый день, а затем пропадал с радаров на две недели. Затем он снова появился, как ни в чем не бывало, и был уволен за отсутствие на работе.

И тут началось самое смешное. Нечестный сотрудник обратился в суд с иском о восстановлении на работе. В иске он указал, что не знал, что должен каждый день ходить на работу. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его слов. Не было ни одного листа бумаги, на котором сотрудник подтвердил бы свое знание режима работы. Действительно, его официально не проинформировали о том, что он должен работать с 9.00 до 18.00 каждый день. Соответственно, не было ни отсутствия на работе, ни причин для увольнения. Суд вернул работницу к работе.

Чтобы этого не произошло, необходимо в первый день сообщить сотруднику о режиме работы. И лучший способ сделать это – включить этот пункт в свой трудовой договор.

Этап пятый – внесение записи в трудовую книжку

Если работник уже заключил трудовой договор, достаточно сделать в нем новую запись. Это делает сотрудник отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись очень проста:

«Принят ООО« ХХХ »на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа в такой-то месяц на основании приказа №1».

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или в отдел кадров, если он у вас есть.

Это возможно при наличии трудовых книжек. Если вы впервые подаете заявление о приеме на работу и у вас еще нет трудовой книжки, она у вас должна быть. Рабочую тетрадь можно приобрести в любом книжном или канцелярском магазине. Сотрудник должен купить одну вещь и принести ее вам. Вы, в свою очередь, заполняете титульную страницу. Минимальные данные – имя и фамилия сотрудника, образование и род занятий, дата рождения, дата заполнения книги и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор по кадрам или уполномоченный сотрудник. В случае индивидуального предпринимателя – сам предприниматель.

Первая страница должна быть заполнена разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ остается у работника на всю оставшуюся жизнь и понадобится при подаче заявления на пенсию. Также на титульном листе есть печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Во-первых, давайте сделаем небольшой крюк и подумаем о более широкой картине. В нашей стране есть пенсии, страхование здоровья и другие льготы от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный фонд, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Здесь государство собирает деньги на пенсии, лечение и реабилитацию профессиональных заболеваний и другие нужды.

Когда вы станете работодателем, вы должны внести свой вклад во все эти фонды. Они являются основой общественного благосостояния. Ниже приводится краткое описание того, как это работает:

Налоговая инспекция. Он собирает налоги – как для вас, так и для ваших сотрудников. Вы платите подоходный налог, ваши сотрудники платят НДФЛ – НДФЛ. Эти деньги идут на содержание госаппарата, на оплату врачей, учителей, полиции и т. Д. Пенсионный фонд России – ПФР. Копит деньги на пенсии. Фонд социального страхования – ФСС. Фонд покрывает расходы на лечение травм в результате несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний и санаторно-курортное лечение.

В 2018 году нужно подать одно заявление – в Фонд социального страхования. Уведомлять Пенсионный фонд или налоговую инспекцию не нужно: они сами узнают об этом в первом квартальном отчете.

После подачи заявки вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные взносы перечисляются в ФНС, страховые взносы – в Фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролируются налоговой инспекцией, а не пенсионным фондом, вы должны уведомить их о своих взносах. И делать это нужно каждый месяц. Вы платите страховые взносы в налоговую инспекцию, а затем отправляете уведомление о платеже в пенсионный фонд. И да – каждый месяц.

Подводить итоги. Чтобы не было проблем с госорганами, нужно платить страховку, пенсионные взносы и налоги за каждого сотрудника. Для этого необходимо подать заявление в Фонд социального страхования. На это у вас есть 30 дней с момента приема на работу. Затем вы должны произвести платежи в налоговую инспекцию и в Учреждение социального страхования и ежемесячно представлять в Учреждение пенсионного обеспечения и инвалидности отчеты о размере взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывают случаи, когда нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе нужно сменить декор. Придется оклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в туалете. Не нанимайте для этого сантехников, штукатур и маляров в штате! Вот тут-то и пригодится гражданско-правовой договор. Такой договор заключается на разовое выполнение работы. Классическим примером гражданско-правового договора является конкретный трудовой договор. Вы выступаете как заказчик, а подрядчик как исполнитель. В этом документе указываются вид и объем работ, условия оплаты. После оформления заказа стороны подписывают акт сдачи-приемки работ и финансовые документы, а затем спокойно расходятся.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представьте себе такую ​​ситуацию. У вас небольшой интернет-магазин, и вы используете единый налог на вмененный доход – ЕНВД. Налоговая декларация в этой системе подается один раз в квартал. Однако вы не хотите заполнять его сами и не умеете – для этого лучше нанять квалифицированного бухгалтера.

Как и при ремонте офиса, не выгодно, чтобы специалист каждые 3 месяца заполнял один лист бумаги и отнес его в налоговую. Поэтому лучшим выходом в данной ситуации является контракт на аутсорсинг или агентский договор. Это выглядит как. В одной организации работает бухгалтер на полную ставку. Вы соглашаетесь с его менеджером, что раз в квартал он предоставляет вам бухгалтера – для подготовки и сдачи отчетов. И для этого вы заключаете договор. Это договор об аутсорсинге.

Горькая правда жизни вместо вывода

Теперь займемся расчетами. Знаете ли вы, какой штраф для самозанятого предпринимателя, если он неправильно регистрирует своих сотрудников? От 5000 руб. Ведь ежемесячно за каждого сотрудника нужно платить примерно одинаковую сумму взносов в фонды. И это при минимальной заработной плате.

Мне показалось, что это было бы иначе, если бы не но, но, но, а, но, другое, вы приличное, но, но, но, но, но другое, но но, но другое, но, но другое, но но другое, но, но 0. Но все это проистекает из незнания закон. При ближайшем рассмотрении вы сэкономите деньги только за счет уплаты всех установленных законом взносов. Например, вы можете оплачивать пособие по болезни из своей кассы социального страхования, а не из собственного кармана. А по страховым взносам сэкономить на налогах вполне реально. Мы научим вас, как это сделать, в следующей статье. А пока зарегистрируйте своих сотрудников как следует и спите спокойно!