Аренда автомобиля у сотрудника: налогообложение и бухгалтерский учёт

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

• арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
• при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке его действия;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе;
6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
7. показания одометра при выезде и при заезде;
8. дата и время выезда и заезда в гараж;
9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
10. Ф.И.О. водителя;
11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Аренда авто у сотрудника

Организация вправе арендовать автомобиль у своего работника с экипажем либо без такового. Договоренности и условия предоставления транспортного средства (далее по тексту — ТС) во временное пользование скрепляются сторонами юридически путем оформления договора аренды. Еще одно его действующее название — договор имущественного найма. При этом используется форма документа, предусмотренная для организации и физлиц.

Работник, владелец ТС, передавший согласно договору во временное пользование свой авто организации, получает доход в виде арендной платы. Если он при этом оказывает услуги водителя либо по части эксплуатации, то он также получает за это деньги в виде оплаты за конкретные услуги.

Вид договора	Стандартные условия	Возникающие обязательства у арендатора
Аренда ТС с экипажем (ГК РФ, ст. 632)	Организации предоставляется ТС во временное пользование вместе с услугами водителя, а также по части технической эксплуатации; прописывается оплата за аренду и отдельно за все предоставляемые услуги (водителя и т. д.)	Как налогового агента: удержание НДФЛ с суммы платежа, перечисляемого работнику за аренду исчисление общеобязательных взносов с оплаты услуг
Аренда ТС без экипажа (ГК РФ, ст. 642)	Во временное пользование предоставляется ТС без оказания услуг; указывается ежемесячная арендная плата	Организация, она же арендатор и налоговый агент, удерживает НДФЛ с арендной платы, перечисляемой работнику

Допускается заключать два вида договора по необходимости: один на аренду, а второй — на оказание конкретных услуг. В этой ситуации обязательства организации (арендатора) как страхователя и налогового агента по отношению к работнику не поменяются.

При передаче ТС во временное пользование арендатору оформляется еще один обязательный документ — акт приема-передачи. В нем отображаются требуемые технические характеристики, рабочее состояние ТС на момент его передачи. В качестве передаточного документа можно использовать бланк формы № ОС-1 либо № ОС-1б. Инвентарную карточку заводить не требуется (Читайте также статью ⇒ Аренда государственного имущества).

Налоги и сборы при аренде авто у сотрудника

Арендная плата, которая выплачивается работнику, является его доходом. С нее сообразно нормам НК РФ, ст. 208, п.1, п. п. 4 исчисляется НДФЛ. При калькуляции используется стандартная формула: действующая ставка налога * сумма арендной платы. Ставка для резидентов РФ равняется 13%, для остальных — 30%.

В части трат, связанных с ГСМ, ремонтом, техосмотром, иными подобными расходами НДФЛ взимается с учетом прописанных условий в договоре аренды. Налоговый агент вправе удержать налог при обстоятельствах:

1. Траты на ремонт (технический осмотр) фактически оплачивает организация, по соглашению несет владелец ТС. Следовательно, работник получает экономическую выгоду.
2. Траты на модернизацию, иные улучшения ТС оплачивает организация с согласия работника. Опять же налицо экономическая польза работника.

Взносы на ОПС, ОМС, ОСС (ВН и М) не удерживаются с арендной платы. Это выплаты гражданско-правового характера, связанные с передачей имущественного объекта. Посему они не облагаются общеобязательными взносами. Сборы на травматизм удерживаются только тогда, когда это прописано в договоре имущественного найма.

Аренда с экипажем подразумевает наличие элемента оказания услуг. Правовая основа совмещенного договора аренды (имущественного найма) прослеживается по применяемым нормам ст. 606 и 779 ГК РФ.

Соответственно, с оплаты за оказываемые услуги исчисляются общеобязательные взносы по всем видам страхования. Калькуляция производится по формуле: актуальная страховая ставка (ОПС, ОМС либо ОСС в части ВН и М) * сумма оплаты за услуги.

Начисление, уплата НДФЛ, общеобязательных взносов за работника при аренде его ТС производится общим порядком (Читайте также статью ⇒ НДС при аренде в 2021 году).

Особенности бухучета аренды авто

При аренде ТС у своего работника организация, будучи арендатором, в бухучете обязана отображать сопутствующие хозяйственные операции надлежащими проводками. В их числе: принятие ТС, ежемесячная арендная плата, начисление НДФЛ на нее, плата за услуги работника, исчисление общеобязательных взносов, возврат ТС по истечении срока действия договора. Основными являются следующие записи:

• ДТ 001 — стоимость принятого ТС;
• ДТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т. д.) КТ 73 (76) — платеж за аренду ТС;
• Кт 001 — возврат ТС по истечении срока.

Амортизация по находящемуся во временном пользовании ТС, которое не значится на балансе, не начисляется.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Распространенные ошибки при аренде авто

Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.

Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:

1. Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
2. Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа — организация (арендатор).

Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.

Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:

• путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
• платежные документы — чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
• акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
• распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.

В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.

Экспертное мнение по удержанию общеобязательных взносов с платы за аренду и компенсаций за траты

О порядке удержания общеобязательных взносов по всем видам страхования высказывает свою позицию Минздравсоцразвития в письме № 550-19 от 12.03.2010. В частности, обращается внимание на то, что установленная договором имущественного найма арендная плата не облагается общеобязательными взносами. Обоснование — ФЗ № 212, ст. 7, ч.3.

Со ссылкой на ст. 188 ТК РФ, в настоящем письме оговорена возможность выплаты работнику компенсации за траты по использованию ТС. Речь идет об износе материалов, инструментов, технического оборудования, владельцем которого является работник. Сам факт компенсации, как и ее размер, согласовывается с работником и фиксируется в письменном виде посредством договора имущественного найма. Определенная сторонами сумма компенсирования не облагается общеобязательными взносами при условии, что переданное организации во временное пользование ТС используется в служебных целях.

По части исчисления взносов на травматизм в письме предписано придерживаться надлежащих Правил, введенных правительственным постановлением № 184 от 2.03.2000 (редакция от 22.12.2016). Сообразно указанным правовым нормам и актуальному Перечню необлагаемых взносами выплат, страхователь вправе не начислять взносы по травматизму на суммы, связанные с возмещением трат по части исполнения трудовых обязанностей. Это же правило равно относится и к арендной плате за ТС.

В то же время рекомендовано обращаться по этим и иным вопросам страхования к ФСС РФ. За фондом на законодательном уровне закреплена обязанность по рассмотрению подобных обращений и дача разъяснений по ним.

Письмо подготовлено директором департамента развития социального страхования и гособеспечения С. А. Афанасьевым.

Пример 1. Бухгалтерские записи нанимателя по аренде авто

ООО «Проект» заключила со своим сотрудником Л. Н. Григорьевым договор аренды автомобиля седан FORD FOCUS без экипажа (форма для организации и физлица). Срок действия соглашения — год. Целевое использование — для рабочих поездок арендатора по РФ. Согласно достигнутым договоренностям управление, содержание автомобиля, а также возможный ремонт арендатор берет на себя. В учете аренду отображает только одна сторона — ООО «Проект».

Бухгалтерские записи ООО «Проект» по аренде ТС у сотрудника Л. Н. Григорьева	Характеристика
ДТ 001	Учитывается арендованный у Л. Н. Григорьева автомобиль FORD FOCUS (стоимость)
ДТ 26 КТ 73	Плата за аренду FORD FOCUS
ДТ 73 КТ 68 (НДФЛ)	Начисление подоходного налога на доход Л.Н. Григорьева в виде арендной платы
ДТ 73 КТ 50	Выдача денег в размере платежа за аренду
ДТ 10 КТ 60	ГСМ
ДТ 19 КТ 60	НДС по горюче-смазочным материалам к учету
ДТ 68 (НДС) КТ 19	НДС к вычету
ДТ 26 КТ 10	Списание горюче-смазочных материалов
ДТ 90 КТ 26	Траты по аренде и ГСМ учитываются в расходах
КТ 001	Возврат автомобиль FORD FOCUS владельцу — Л. Н. Григорьеву

Пример 2. Калькуляция НДФЛ и общеобязательных сборов при аренде авто

ООО «Василек» арендовал личный автомобиль у своего работника П. С. Дмитриева (резидента РФ). Сторонами заключен договор аренды с экипажем, согласно которому ежемесячная сумма арендного платежа составляет 7 000 руб., а оплаты услуг П. С, Дмитриева как водителя — 10 000 руб.

Каждый месяц наниматель обязан исчислять НДФЛ с платы (7 000 руб.), перечисляемой П. С. Дмитриеву за аренду. Кроме этого, арендатор удерживает общеобязательные страховые взносы (ОПС, ОМС, ОСС в части ВН и М) с оплаты за услуги водителя (10 000 руб.).

Калькуляция НДФЛ с дохода (арендной платы) П. С. Дмитриева	Калькуляция общеобязательных взносов с дохода П. С. Дмитриева за услуги в качестве водителя
Подсчет суммы подоходного налога производится стандартно, исходя из суммы дохода — 7 000 руб. и актуальной ставки налога для резидента РФ — 13% (по формуле 13% * доход): 13 % * 7 000 = 910 руб.	Подсчет ведется с учетом действующих страховых ставок и платы за услуги водителя (ставка * 10 000 руб.); взносы ОПС: 22% * 10 000 = 2 200, взносы ОМС: 5,1% * 10 000 = 510, взносы ОСС (ВН и М): 2,9% * 10 000 = 290

Итак, ООО «Василек» будучи арендатором, налоговым агентом и страхователем по отношению к своему работнику П.С. Дмитриеву осуществляет следующие ежемесячные удержания, связанные с арендой: НДФЛ — 910 руб., взносы ОПС — 2 200 руб., ОМС — 510 руб. и ОСС (ВН и М) — 290 руб.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Организация заключила с работником договор имущественного найма с экипажем, но не выделила в нем стоимость услуг водителя. В соглашении прописана одна сумма, включающая арендный платеж и оплату услуг. Как нанимателю рассчитать НДФЛ и общеобязательные взносы по доходам работника, с какой суммы?

Руководствоваться следует условиями договора. Поскольку там прописана одна сумма, наниматель (арендатор) должен удерживать налог и взносы только с нее. Определять облагаемую сумму иным путем он не вправе.

Оптимальный вариант выхода из подобной ситуации — заключение дополнительного соглашения. В нем можно будет определить стоимость услуг (работ), иные добавочные условия. На основании допсоглашения арендатор сможет далее с прописанной стоимости услуг исчислять и уплачивать общеобязательные сборы.

Вопрос №2: В каких случаях надо включать в базу НДФЛ траты арендатора на бензин?

Оплата топлива, иные схожие траты, связанные с коммерческой эксплуатацией авто, производятся в интересах организации, арендодатель экономической выгоды с них не получает. Следовательно, с подобных трат не удерживают НДФЛ. Основание — ГК РФ, ст. 636 и 646 (Читайте также статью ⇒ Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк).

Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля в 2021 году

Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?

Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании – организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления. Бухучет основных средств при поступлении читайте в этой статье.

Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.

Что такое аренда автотранспорта

Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.

Важно: подобное арендное соглашение в России регулируется ст. 34 ГК РФ.

Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:

• Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
• Заключить соглашение на безвозмездной основе;
• Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.

Во всех перечисленных случаях ведется разный бухгалтерский и налоговый учет и происходит различного рода налоговая нагрузка. Как проводки нужно выполнять, как учитывать НДС, налог на прибыль и НДФЛ, читайте ниже.

Важно: если арендное авто предоставляет компания, то платежи связанные с эксплуатацией считается доходом, а если автомобиль берется в аренду у физического лица, например, сотрудника возникают несколько иные налоговые обязательства.

Бухгалтерский учет аренды автомобиля

Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.

При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.

Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.

Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.

Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.

Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:

• Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
• Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
• Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.

Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.

Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:

• Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
• Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.

Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.

Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.

Бухгалтерские проводки по учету аренды автомобиля

Таблица с проводками для арендатора и арендодателя:

Операция

Кредит

Дебет
Бухгалтерские проводки у арендатора
Отражена стоимость взятого в аренду автомобиля
Начислена арендная плата за авто, занятый в производственной деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)
Начислена арендная плата за авто, занятый в торговой деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)
Выделен налог из арендной платы (для организаций на ОСН)
Передана сумма арендного платежа арендодателю
Удержан НДФЛ с оплаты за аренду автомобиля, если он взят у физического лица (например, сотрудника)
Автомобиля снят с учета и возвращен хозяину
Бухгалтерские проводки у арендодателя
Передан автомобиль в аренду
Начислена плата для арендатора, если это данная операция не является обычным видом деятельности
Начислена плата, если сдача авто в аренду – это обычный вид деятельности арендодателя
Начислен НДС к уплате в бюджет
Поступление оплаты от арендатора	★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухучет аренды автомобиля без экипажа у сотрудника

Важно: наймодатель при аренде ТС без экипажа оплачивает только расходы на техосмотр, все остальные платежи происходят за счет арендатора.

К таким платежам относятся:

• Арендная стоимость;
• Затраты, связанные с восстановлением;
• Заправка авто;
• Страхование машины;
• Оплата парковочного места.

Все эти платежи причисляются к расходам и учитываются при вычислении налогов с доходов. Кроме прочего эти платежи должны иметь подтверждение в качестве платежных документов, чтобы их доступно было использовать в бухгалтерском учете и принять к уменьшению налогооблагаемой базы в налоговом учете

Бухгалтерский учет операций по аренде с проводками рассмотрен выше, ниже предлагаем рассмотреть пример, когда владелец автомобиля – сотрудник организации.

Пример бухучета аренды ТС без экипажа у сотрудника

Предприятием арендован автомобиль без экипажа у сотрудника на 1 месяц стоимостью 500 000 рублей.

При этом наниматель несет полностью все обязательные расходы, среди которых:

• Арендная плата – 10 000 рублей;
• ГСМ – 600 рублей.

Со всех этих платежей выполняются соответствующие отчисления, что имеет отражение в бухучете.

Арендатором выполняются следующие бухгалтерские проводки:

Сумма

Кредит

Налоговый учет аренды автомобиля без экипажа

НДС по арендованному ТС без экипажа

Налог, входящий в стоимость арендной платы, арендатор можно учесть при налоговом учете (принять к вычету), если:

• арендодатель предоставил счет-фактуры с выделенным НДС, оформленную согласно действующим стандартам;
• ТС используется в операциях, сопровождающихся начислением добавленного налога;
• имеется документ о получении в аренду автомобиля – например, акт приема-передачи.

В данном случае речь идет только о случаях, когда арендодатель не является физическим лицом без ИП.

Налог на прибыль по арендованному ТС без экипажа

Если в налоговом учете фирма арендатор применяет метод начисления (он прописан в налоговой политике), то арендные платежи включают в прочие расходы по производству и реализации, согласно пп.10 п.1 ст.264.

Данный расход признается в налоговом учете в последний день отчетного периода для налога на прибыль.

НДФЛ по арендованному автомобилю без экипажа

Если владелец транспортного средства – физическое лицо (сотрудник), то организация или ИП, арендовавшие транспорт у него, являются налоговыми агентами. Получаемый физическим лицом доход в размере арендной платы облагается НДФЛ по ставке 13%. Обязанность по удержанию и перечислению подоходного налога ложится на арендатора, при этом не важно, является ли арендодатель сотрудником организации или нет.

Налоговый учет при аренде автомобиля с экипажем

Владелец авто, сдающий его с экипажем, должен самостоятельно обслуживать транспорт, так как по факту он начинает работать на предприятие.

Важно: предприятие оплачивает только аренду и текущие расходы, к примеру такие, как покупка ГСМ для возможности эксплуатации транспорта.

В дальнейшем эти траты учитываются при расчете налогооблагаемой базы.

С целью отражения в налоговом учете подобного арендования необходимо учитывать такие факты:

Зачет НДС происходит в том же порядке, что и при аренда ТС без экипажа;

Если наймодатель – физическое лицо, зачет НДФЛ происходит по ставке 13%, в том же порядке, что и при найме средств без экипажа.

Если владелец машины – ИП или организация, то с оплаты труда водителя арендатор НДФЛ не должен удерживать.

Что касается налога на прибыль, то если владелец ТС – организация или ИП, то расходы учитываются на последнее число отчетного периода в том же порядке, что указан выше.

Если владелец – физическое лицо, например, сотрудник, то по мнению Минфина арендную плату можно поделить на 2 составляющие – за аренду автомобиля и за услуги водителя. Та часть, что платится за транспортное средство учитывается в налоге на прибыль, как указано выше – на последний день каждого отчетного периода в составе прочих расходов. Та часть, что полагается за услуги вождения и обслуживания ТС, признается:

• расходом на оплату труда ежемесячно при методе начисления, если владелец машины не является сотрудником организации4
• прочим расходом по реализации и производству, если владелец – сотрудник, который оказывает услуги во внерабочее время.

Страховые взносы нужно начислять только в случае, когда автомобиль арендуется у физического лица. Если арендодатель – организация или ИП, то обязанности по отчислению взносов за водителя у арендатора не возникает.

Расходы в виде страховых взносов включаются в состав прочих расходов на дату начисления.

Бухучет и бухгалтерские проводки при ремонте автомобиля и арендатора и арендодателя смотрите здесь.

У вас остались вопросы – задайте их в комментариях ниже и получите ответ эксперта бесплатно!

Аренда автомобиля у сотрудника

Не каждая компания имеет корпоративные автомобили, это может быть слишком дорого. В таком случае организация выбирает альтернативный вариант – берет транспортное средство в аренду у сотрудника. Рассмотрим такую сделку с позиции выгоды, оценим риски и расскажем об учете такой операции.

Одним из вариантов предоставления машины сотрудника работодателю может быть платная услуга. Для этого предприятие заключает арендный контракт с работником и устанавливает размер выплат за пользование транспортным средством в служебных целях. Сумма платежа должна быть зафиксирована в соглашении, в нем же необходимо прописать и график выплат. Это могут быть фиксированные суммы, выплачиваемые работнику ежемесячно, или разовая выплата за каждую поездку специалиста по делам предприятия.

НДФЛ с аренды авто: платить или нет

Тот факт, что компания арендует у своего работника автомобиль и оплачивает эту услугу, делает работодателя, по мнению Минфина (письма Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 03-04-06/3-290 и от 16 августа 2010 г. № 03-04-05/3-462), налоговым агентом по НДФЛ (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Поэтому при перечислении денег арендодателю или по его поручению третьим лицам организация должна удерживать НДФЛ (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Заплатить налог в бюджет необходимо не позднее дня фактического получения в банке наличных или дня перечисления средств на счет арендодателя (п. 6 ст. 226 НК РФ).

С таким мнением согласна и ФНС (письма ФНС России от 1 ноября 2010 г. № ШС-37-3/14584@, от 30 апреля 2009 г. № 3-5-03/455@ и УФНС России по г. Москве от 25 августа 2009 г. № 16-15/088481).

В то же время существует противоположная позиция, согласно которой компания при оплате такой услуги работнику, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, не признается налоговым агентом, если такая обязанность не предусмотрена договором аренды. Налоговый агент исчисляет и уплачивает налог со всех доходов, источником выплаты которых он является. Исключение составляют те доходы, в отношении которых исчисление и уплата делается согласно статьям 214.1, 227 и 228 НК РФ. На основании пункта 4 статьи 228 НК РФ физические лица при получении дохода, с которого не был удержан налог, уплачивают НДФЛ самостоятельно.

В арбитражной практике есть примеры решений, как базирующихся на этой позиции (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20 августа 2010 г. № А27-25154/2009, от 10 сентября 2009 г. № Ф04-5077/2009(13200-А03-46), Московского округа от 30 ноября 2010 г. № КА-А40/14545-10 и от 23 декабря 2009 г. № КА-А40/13467-09), так и основанных на противоположном мнении (Постановления ФАС Уральского округа от 22 сентября 2010 г. № Ф09-7389/10-С2 и Северо-Западного округа от 10 июля 2008 г. № А56-4753/2007).

Так что при выборе того или иного варианта будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Аренда авто с экипажем

Один из вариантов аренды автомобиля – это его оформление вместе с водителем или экипажем. Такая формулировка используется в нормативных документах. В этом случае работник оказывает услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Владелец машины в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного объекта, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Такие выводы следуют из статьи 634 Гражданского кодекса.

Помните, в соответствии со статьей 633 ГК РФ договор аренды с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому контракту не применяются правила об обязательной регистрации, предусмотренные пунктом 2 статьи 609 ГК РФ.

Cоглашение об аренде транспорта с экипажем подразумевает два вида выплат:

1. оплата непосредственно аренды автомобиля,
2. оплата услуг по управлению им.

Что касается бухучета, то такие траты признаются расходами по обычным видам деятельности на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99). Согласно пунктам 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы по поддержанию арендуемых основных средств в исправном состоянии относятся к тратам по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). В зависимости от места использования арендованного оборудования расходы на его ремонт отражаются по дебету соответствующих счетов по учету затрат организаций в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В учете для отражения подобных операций используются следующие корреспонденции счетов:

• ДЕБЕТ 001 — автомобиль передан в организацию по договору аренды;
• ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» — начислена арендная плата и плата за услуги по управлению автомобилем;
• ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» — начислен налог на доходы физических лиц с сумм по договору аренды транспортного средства с экипажем;
• ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 50 — выдача начисленных сумм;
• ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.2.1 — начисление ЕСН в федеральный бюджет;
• ДЕБЕТ 69.2.1 КРЕДИТ 69.2.2 — начислены страховые взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
• ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.3 — начисление ЕСН в фонд медицинского страхования.

Аренда авто без водителя

При получении машины без экипажа стоимость ее аренды будет ниже, так как плата не включает в себя услуги по управлению ТС, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у работодателя есть возможность оптимизировать их.

Например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением функции водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату. Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды транспорта несет предприятие, перед заключением контракта необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемой машины. В противном случае расходы на ремонт могут перечеркнуть всю экономию. В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Расходы на текущий и капитальный ремонт такой машины фирма учитывает как прочие траты и признает их в том периоде, в котором они были осуществлены в размере фактических затрат (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ). Расходы на страхование и ГСМ для налогообложения прибыли отражаются в составе прочих расходов на основании статьи 263 НК РФ.

Безвозмездная аренда авто

Еще один вариант использования транспорта в служебных целях – это его безвозмездная аренда. В такой ситуации за пользование автомобилем организация не платит собственнику машины, но компенсирует ему расходы на содержание ТС. Например, выплачивает деньги на бензин, ремонт, мойку и даже амортизацию.

Возникает вопрос: а нужно ли со среднерыночной стоимости аренды платить налог на прибыль? Дело в том, что по факту пользование транспортным средством сотрудника, будь то рядовой менеджер или генеральный директор, является внереализационным доходом. Ответ однозначен – да, нужно. В данном случае организация получает доход в виде безвозмездно полученного в пользование имущества, а значит, следуя правилам главы 25 Налогового кодекса, должна включить в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?

По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:

• акт приемки-передачи арендованного имущества,
• иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.

Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:

• расчетов по НДС, связанных с данной операцией;
• каких-либо налоговых последствий в части уплаты налога на прибыль;
• обязательств по уплате налога на имущество (т. к. имущество (автомобиль), полученное вашей организацией-арендатором по договору аренды, остается собственностью арендодателя);
• обязательств по уплате транспортного налога (т. к. автомобиль зарегистрирован на арендодателя (ст. 357 НК РФ), при этом, если ваша организация поставит автомобиль на временный учет в ГИБДД, то плательщиком транспортного налога все равно будет арендодатель (письмо Минфина России от 04.03.2011 № 03-05-05-04/04)).

При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).

Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;

Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;

Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;

Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;

Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.

Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.

Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника

Не всегда работодатель хочет выплачивать компенсацию за использование автомобиля сотрудника в служебных целя Ведь ее можно учесть в расходах лишь в строго установленной небольшой сумм Поэтому некоторые компании предпочитают оформлять с работником договор аренды его автомобиля. А чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать пакет документов, подтверждающих:

• факт аренды. Это договор аренды и акт приема-передачи авто;
• факт использования арендованного авто в деятельности компани Составьте приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, и собирайте документы, подтверждающие пройденный им на его машине служебный маршрут;
• сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т. д.

Договор аренды автомобиля

При аренде авто с водителем или без него договоры будут различатьс

Если арендуем только авто

В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компани Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная. Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.

Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа

Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее — Договор) о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ЮАО г. Москвы 06.02.2014). Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласн

1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
— марка, модель — Volkswagen Golf;
— регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus;
— идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.

1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
— свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ЮАО г. Москвы 06.02.2014;
— страховой полис серия ВВВ № 035126453, выдан 07.02.2015 ОАО «Страховка и Ко».

1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб. По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).

По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодател Прописав такое условие в договоре аренд вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.

2.2.2. Своими силами осуществлять:
— управление Автомобилем;
— его коммерческую и техническую эксплуатацию.

2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии. Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договор

А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передавать Арендатору не позднее числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
— на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
— на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
— на платную парковку Автомобиля;
— на страхование, в том числе в соответствии с правилами Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания

В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.

Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля, Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.

Или записать так.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
— из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
— из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль. Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника

Если арендуем авто с водителем

В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать

Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.

2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля. По закону страховать автомобиль должен арендодател Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором

4. Порядок расчетов

4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
— из арендной платы за пользование Автомобилем — 15 000 руб.;
— из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем — 5000 руб. Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водител

Акт приема-передачи автомобиля

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Владея транспортом даже по договору аренды, организация должна становиться на учет в Росприроднадзоре и вносить плату за загрязнени

При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.

3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
— имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
— на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет. Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование

4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.

5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.

«Маршрутные» документы

Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:

• факт использования арендованной машины в деятельности компании;
• расходы на ГСМ.

Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за меся

СОВЕТ

Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взнос А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информаци

Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатор В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документо вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:

Бухгалтерская операция	Дебет	Машина сотрудника принята к учету на забалансовый счет	Начислена плата за пользование ТС сотрудника	Удержан НДФЛ с дохода сотрудника в виде арендной платы	Арендная плата выдана сотруднику из кассы за минусом подоходного налога	Учтен ГСМ (по стоимости без налога)	Высчитан НДС по топливу	Принят НДС к вычету	Топливо списано	Учтены расходы	Автомобиль возвращен сотруднику
Передал: Арендодатель	Принял: Арендатор
Содержание операции	Дт	Кт
Деньги из кассы выданы под отчет	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)
Затраты на эксплуатацию автомобиля приняты к учету в составе МПЗ	10 «Материалы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Затраты на эксплуатацию автомобиля списаны в состав расходов	20 «Основное производство» (91 «Прочие доходы и расходы»)	10 «Материалы»

Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:

• сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
• затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).

Кадровые документы

С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.