Манифест автомобиля

Манифест автомобиля

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Коносамент является одним из основных учетных документов, используемых компаниями, работающими в транспортной отрасли, а также теми, кто использует транспортные средства для собственных нужд. Транспортные средства можно сдавать как в аренду, так и в собственность. Разбираем тонкости заполнения транспортной накладной с учетом изменений 2021 года.

Внимание! Этот документ можно скачать с сайта КонсультантПлюс.

Роль документа

Коносамент должен быть составлен индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Этот документ решает сразу несколько проблем. Это связано с тем, что в нем хранится вся важная информация по эксплуатации автомобиля, в том числе

его техническое состояние; пройденные километры; режим работы водителя; поездки, совершаемые во время смены; расход горюче-смазочных материалов и др.

На основе всех этих данных отслеживается использование транспортных средств и работа водителя, а бухгалтерия компании рассчитывает заработную плату водителя, механика и диспетчера.

Коносамент заполняется на различный транспорт: легковые, грузовые, а также спецтехнику, строительную технику.

Что должен иметь при себе водитель

Каждый водитель обязан иметь при себе несколько документов во время выполнения работы. К ним относятся:

Водительское удостоверение (с соответствующим классом годности); документы на автомобиль (если у вас есть прицеп – его тоже нужно зарегистрировать); сопроводительные документы на товар (коносамент и др.); При необходимости – специальное разрешение на перевозку специальных грузов; Накладная.

Кто заполняет бланк

Накладная обычно ведется начальником участка, бухгалтером, диспетчером или другим лицом (в некоторых случаях этими документами занимается сам директор организации).

Внимание! Водители не могут заполнять накладные.

Единственная задача водителя, который должен правильно заполнить транспортную накладную, – это подписать прием и возврат автомобиля по окончании рабочей смены, а также зафиксировать совершенные поездки.

Коносамент должен быть возвращен водителю под расписку с оговоркой, что возврат за предыдущий день является обязательным.

В некоторых случаях временная карта может быть выдана не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

После введения новых данных в 2021 году компании должны будут заполнить существующие формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78, или разработать свои собственные. Формы, используемые организацией, должны быть установлены в учетной политике.

Документ должен храниться в бумажном (печатном) виде, информация должна быть вписана в него в биро любого темного цвета (не использовать другие письменные принадлежности – маркеры, карандаши и т. Д.)

Будьте осторожны, чтобы не ошибиться при заполнении формы. Если вы допустили ошибку, лучше заполнить новую форму, но если это невозможно, вам нужно очень тщательно исправить неверную информацию. Вы можете размазать их корректором или зачеркнуть и написать правильную информацию сверху (со знаком «Я считаю, что это правильно» рядом с ним). Все поправки должны быть заверены подписью лица, их подающего.

После формы накладная должна быть подписана ответственными лицами и проштампована компанией (при условии, что использование штампов для подписания таких документов предусмотрено учетной политикой компании).

Прежде чем мы перейдем к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о том, как вводить в него информацию.

Форма должна быть заполнена лицом, ответственным за транспортное средство, перед тем, как покинуть мастерскую. Форма должна быть подписана следующими лицами: механиком, который проверяет техническое состояние транспортного средства, врачом, удостоверяющим физическое состояние водителя, водителем и ответственным лицом.

Важный! В период выдачи коносамента транспортным средством могут пользоваться несколько водителей. В этом случае можно открыть более одного билета: для каждого водителя на одно и то же транспортное средство.

Как заполнить путевой лист

Информация о заполнении накладных включена в приказ Министра транспорта № 368 от 11 сентября 2020 года. Этот документ заменил предыдущий приказ Минтранса № 152 от 18 сентября 2008 года.

В качестве примера рассмотрим коносамент на легковой автомобиль (форма № 3 переработанная). Наша форма и шаблон уже содержат новые обязательные данные с 2021 года.

Итак, лист вводится в порядке:

Серия и номер листа. Дата выдачи документа. Информация о владельце автомобиля. В случае предприятий укажите: наименование, юридическую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП – имя и фамилия, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП. Название компании, создавшей документ, и ее адрес. Код ОКПО. Данные о сроке действия накладной: число, месяц, год. Это период, в течение которого транспортное средство может использоваться с данной транспортной накладной. Коносамент может быть оформлен на несколько дней (при длительном маршруте) – тогда должны быть отмечены даты начала и окончания рабочего периода. Детали перевозки. Эта деталь будет введена с 2021 года. Подробную информацию о заполнении см. Ниже. Марка машины (если это иномарка, модель можно указать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т. Д.). Отметьте Отметьте галочкой, чтобы проверить техническое состояние автомобиля перед поездкой. Также доступны с 2021 года. Информация о водителе: имя, номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Если водитель работает с водительскими правами, необходимо предоставить данные регистрационной карты. Также в нем содержится информация о медицинских осмотрах – до и после поездки.

Дополнительно вводится информация о заказе, полученном водителем на текущую смену. Здесь следует отметить:

Кто именно выдал приказ: структурное подразделение и фирменное наименование; Выберите адрес; время выезда из гаража (точно в часах и минутах); подписи механика и водителя.

После поездки время возврата на стоянку, время ожидания, время простоя, выполняемое задание и т. Д. Должны быть записаны, и вся эта информация должна быть подтверждена подписью водителя.

В правой части документа:

во-первых, техническое состояние транспортного средства на момент отправления: показания одометра, подписи механика и водителя, марка и код использованного топлива; Затем расход топлива (сотрудник АЗС или слесарь-топливомеханик вводит следующие данные: сколько было выдано по квитанции на топливо (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при возврате, расход (нормальный и фактический) ) и информацию об экономии или перерасходе средств; Затем вводятся данные с одометра, и механик снова заверяет все своей подписью.

На оборотной стороне коносамента указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь написано:

адрес, с которого велась машина; судьба; время отправления и возвращения; Количество пройденных километров; подпись водителя.

Наконец, форму заполняет бухгалтер, который подсчитывает количество фактически отработанных часов и пройденных километров и выплачивает водителю заработную плату на этой основе.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения накладных, которые также содержат перечень новых требований, изложены в приложении Приказа Минтранса РФ от 11 сентября 2020 г. № 368. Срок их действия – с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Необходимо указать тип сообщения и вид транспорта. Эта информация представлена ​​в ст. 4 и 5 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ, но Минтранс вынес заключение по этому поводу письмом от 3 марта 2021 г. DZ-468-PG и отметил, что организация должна указать один из следующих типов в графе «Тип транспорта»

регулярная перевозка пассажиров и багажа; Перевозка пассажиров и багажа по запросу; организованный транспорт для группы детей; перевозка пассажиров и багажа на такси; транспорт для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в коносаменте должна быть указана марка автомобиля или другого транспортного средства, а также прицепа (если он есть). До сих пор достаточно было указать тип и модель автомобиля.

Также необходимо ввести показания одометра при выезде и въезде на парковку после завершения смены. Следует вводить только полные километры.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Инспектор здравоохранения должен ввести и подписать «Водительское удостоверение» в форме.

Врач на выездной карте должен не только поставить отметку об удовлетворительном состоянии водителя, но и назначить лекарства:

Перед отъездом: «Перед поездкой прошел медосмотр, допущен к работе»; По возвращении с рабочего дня, после проверки: «проверка здоровья после того, как рабочий день прошел».

Если в протоколе указано несколько водителей, для каждого из них делается отметка.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку коносамент является одним из основных учетных документов, его использование обязательно. Если организация не заполнит этот документ, в случае выездной налоговой проверки к ней могут быть применены административные санкции в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы необходимо хранить достаточно долго. Коносамент не исключение. После завершения и проведения всех бухгалтерских операций эти документы должны храниться в тайне не менее пяти лет или в течение периода, указанного во внутреннем регламенте организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года организация имеет право хранить такие документы как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие расширенной квалифицированной подписи.

Как рассчитать путевой лист и сделать это правильно

Товарная накладная – это основной документ, который используется для списания ГСМ на балансе организации. Это доказывает, что топливо использовалось в производственных целях для выполнения конкретной работы, а также подтверждает наличие реальных затрат, понесенных компанией на покупку топлива.

Основные моменты

Товарная накладная является официальным документом, регулируется соответствующими нормативными актами и подлежит бухгалтерскому учету.

В дорожной ведомости отражены следующие показатели:

номер документа дата документа Данные автомобиля информация о его владельце информация для водителя расход топлива текущий пробег автомобиля точный маршрут движения автомобиля Отъезд (откуда вы уехали) и прибытие (откуда вы приехали) время выпуска и время возврата показания одометра в начале и конце рабочего дня подпись диспетчера, подтверждающая время отправления и прибытия транспортного средства дата и время предсменного осмотра подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр перед вождением количество проходов номера документов, на основании которых была произведена перевозка

Коносамент состоит из двух частей. Первая часть – это домашняя страница, на которой отражен расчет горюче-смазочных материалов. Вторая часть – отрывной талон, являющийся основным документом для выставления клиенту счета за оказанные услуги. К первой части должен прилагаться коносамент. Водитель получает накладную минимум на один день, а максимальный срок отправки письма – один месяц. Срок хранения транспортной накладной такой же, как и для других бухгалтерских документов – пять лет.

Правила расчета

Количество топлива, израсходованного в часы работы, рассчитывается исходя из пробега, времени и расхода топлива. Полученный таким образом фактический расход топлива сравнивается со стандартным значением расхода топлива. На основании этих данных фиксируется экономия топлива или перерасход топлива.

Расчет топливной присадки

Существует стандартная формула расчета индекса расхода топлива – пробег автомобиля умножается на показатель расхода топлива, а полученная сумма делится на сто километров пробега. Нормы расхода топлива для данного типа ТС можно найти в приложении к приказу Минтранса России под номером АМ-23-п, которое называется методическими рекомендациями. Если требуемая марка транспортного средства не указана в Приложении, за основу для расчета берется транспортное средство с аналогичными техническими характеристиками.

Фактический расход топлива определяется путем вычитания количества топлива, оставшегося до поездки, из количества топлива, оставшегося в автомобиле, когда он возвращается в гараж. Вы сэкономите деньги, если расход топлива меньше стандартной суммы, и потратите чрезмерно, если расход топлива больше стандартной суммы.

При расчете расхода топлива можно также использовать дополнительные поправочные коэффициенты – расход топлива увеличивается при эксплуатации зимой, в неблагоприятных условиях, в горах, при езде на новой машине или после ремонта, а также в городах с населением более 1 миллиона человек. .

Километры, пройденные от ворот предприятия до места погрузки и от места разгрузки до ворот гаража, в расчет не включаются – они записываются отдельно как ноль километров в строке накладной. Кроме того, в расчет не включена информация о расходе топлива при работе автомобиля на холостом ходу или при работе навесного специального оборудования.

Пример расчета путевого листа

Например, возьмем ГАЗ 3307, который вез груз под Москву. Базовый расход топлива для этого автомобиля составляет 21 литр на 100 километров, поправочный коэффициент для городов-миллионников составляет 10% или 0,01.

Коносамент содержит следующие параметры:

пробег в начале работы – 20000 км номер в конце рабочего дня – 20 170 км остаток топлива перед поездкой – 15 литров 60 литров заправлено во время поездки остаток топлива в конце рабочего дня – 30 литров

Пройденное расстояние за рабочий день составляет 20170 км – 20 000 км = 170 км.

Теперь перейдем к расчету индекса расхода топлива:

(21 литр * 170 км) / 100 * 1,1 = 39,27 литра

Фактический расход топлива:

(15 + 60) – 30 = 45 литров

Разница между двумя значениями составляет

45 литров – 39,27 литра = 5,73 литра

Фактически было израсходовано больше топлива, и поэтому предел был превышен. Это не окончательная цифра, и для ее корректировки проверьте расход топлива на холостом ходу, например при погрузке и разгрузке или во время зимнего прогрева.

Чтобы получить стоимость топлива, умножьте рассчитанный расход топлива на стоимость топлива.

Для каждого типа транспортного средства существует стандартная форма. Дополнительно есть форма 4-c. применяется для сдельной оплаты труда и 4-р – для оплаты рабочего времени. Правила и схема заполнения накладных для индивидуальных предпринимателей и заводов предусмотрены Постановлением Минтранса России № 152.

Вы заметили какую-нибудь ошибку? Выделите его и нажмите Ctrl + Enter, чтобы сообщить нам об этом.