Оптимизация бизнес процессов – методы, инструкция

Как оптимизировать бизнес в организации: методы и примеры

Любая компания, производство или бизнес – это организованная команда работников, которые в полном объеме выполняют все поставленные задачи. Обязанность руководителя – обеспечить производственный процесс задачами, которые в комплексе помогают достичь главного результата – повышение прибыли. Оптимизация процессов в организации бизнес-деятельности – неотъемлемая составляющая часть успешного развивающегося проекта. Существует несколько методов, как улучшить развитие компании.

Зачем нужна оптимизация бизнеса

Принимая решение о том, в какой отрасли строить свой бизнес, невозможно наперед спрогнозировать все риски, особенности и недостатки рынка. Любой рынок – это динамика в лучшую или худшую сторону, поэтому нужно уметь правильно и своевременно проводить процессы оптимизации для реорганизации существующей концепции ведения бизнеса.

Оптимизация работы начинается с определения задач. Чтобы провести эффективную работу по улучшению уже существующего проекта, необходимо изначально определиться с целью: для чего нужна оптимизация, какая ее роль, на каком этапе целесообразно проводить улучшение, и какой итог всей кампании.

При удовлетворительной работе предприятия, руководитель интуитивно понимает, что можно обслуживать клиентов быстрее, качественнее, охватить больший объем потенциальной клиентской базы. Для этого нужно провести комплекс работ, которые направлены на улучшение работы каждого сотрудника, отдела, центра ответственности. Оптимизация бизнеса необходима в таких случаях:

при необходимости увеличить производительность предприятия;
для увеличения качества обслуживания;
в случае высокой конкуренции на рынке;
для модернизации отдельных процессов компании, которые будут отвечать новым требованиям;
для увеличения доходности;
при необходимости сократить рабочие места, но увеличить производительность всего бизнеса;
при расширении бизнеса;
в случае сокращения производительности;
для планового усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Работы по проведению оптимизации бизнеса проводятся на любом этапе развития. Однако, чаще всего, такие действия имеют четкую структуру, которая помогает увидеть текущие проблемы и методы их устранения.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Топ-менеджеры не должны проводить оптимизацию процесса в собственной компании. Это дело профессиональных структур, которые получили образование, владеют технологиями оптимизации, имеют опыт в проведении методик эффективного улучшения бизнеса.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 – Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации – это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

продолжительность бизнеса;
эффективность и результативность (в цифрах прибыли);
количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;
успехи на рынке за время существования;
риски рынка;
особенности ведения бизнеса, его специфика;
ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 – «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему». То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса. На сегодняшний момент реализация – 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

продолжительность бизнеса;
количество персонала;
специфика рынка;
конкуренция;
ценовая политика салона;
наличие привлекательных моментов для покупателя;
качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил. То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация». Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 – Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы. В некоторых случаях оптимизация – это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах. Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 – Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса. В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель – перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл. По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

Алгоритм введения оптимизации может понравиться не каждому сотруднику. Особенно тем, кто выполняет работу не продуктивную, не направленную на основную цель – получение прибыли. Можно привести пример распределения рабочих обязанностей в стандартном офисе, где один отдел из 5 человек выполняет задачу привлечения клиентов, улучшения маркетинговой продукции, а другой отдел из 10 человек занимается доставкой продукции до клиента. По сути, прибыль бизнеса зависит от привлечения клиентов, а систему доставки можно оптимизировать.

Методы, которые помогут оптимизировать бизнес

Пошаговая оптимизация бизнес-процессов, их концепция и варианты организации зависят от целей, специфики бизнеса и предполагаемого результата. Первые методы оптимизация бизнес-процессов компании, которые предусматривали полный анализ рынка и варианты расширения проекта, описаны в литературе М. Хаммера и Дж. Чампи.

До сих пор монография «Business process reengineering» считается лучшим материалом обучения для реструктуризации бизнеса. Однако с развитием рынка и бизнеса, в целом, появляются новые, более современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Метод оптимизации инжиниринг

Инжиниринг – комплекс внедрения новых технологий информационного характера, которые помогают смоделировать существующую организационную структуру бизнеса. При оказании платных услуг инжиниринга бизнесмен получает консультации разного характера, которые помогут в дальнейшем обеспечить процесс производства, улучшить эксплуатацию сооружений, обслуживание хозяйственных объектов, продажи продукции. Существует консультативный, технологический и финансовый инжиниринг.

Метод реинжиниринга

Реинжиниринг – это полный отказ от существующих бизнес-процессов и методов. Такой внутренний метод позволяет привлечь инвестиции, внедрить новые технологии, усовершенствовать технические средства, увеличить рост технологического прогресса. Используют методы сокращения ресурсов, кадров, разрывов «слепых мест», объединения работ нескольких отделов в один. Риск – возможная остановка производственного процесса, поскольку некоторые моменты требуют полного переформатирования существующего процесса.

Метод непрерывного совершенствования (CPI)

Метод Total Quality Management

Создание нового продукта, который отвечает запросам современного рынка. В данном случае план может разрабатываться как параллельно существующему проекту, так и с заместительным подходом старой продукции. Мероприятия и действия программы направлены на поэтапное усовершенствование рабочих процессов, производству продукции изначально в ограниченный период времени.

Оптимизация бизнеса или отдельных его процессов – это обязательный момент в развитии. Однако выбирая конкретный метод, стоит обращать внимание не только на продолжительность его реализации, но и на итоговый результат. В некоторых случаях неправильная и непрофессиональная оптимизация ведет к снижению прибыли, продуктивности всего бизнеса.

Моделирование и оптимизация бизнес процессов-методы и пошаговое руководство

Непрерывное развитие, достижение поставленных целей и задач невозможно без постоянного анализа собственной деятельности. Грамотный руководитель должен вовремя предугадывать тренды, замечать ошибки и недочеты, возникающие в его подразделении. Только так он сможет добиться успехов и профессионального роста. В этом деле хорошо помогает оптимизация бизнес процессов на предприятия и производстве, в организации и компании – что это такое с примерами подробно рассказываем далее!

Зачем нужна

Прежде чем переходить к определению предлагаем разобраться в функциях этой новомодной управленческой стратегии. Для чего же она используется?

усиления адаптационных показателей новых работников;
повышения точности прогнозирования, планирования и проектирования;
увеличения степени доверия и лояльности потенциальной целевой аудитории к фирме/бренду;
достижения большей управляемости дела;
улучшения рентабельности предприятия;
налаживания внутренних связей и отношений, предупреждения споров и конфликтов;
сокращения затрат, более рационального расходования ресурсов;
закрепления личной зоны ответственности за каждым из работников.

Кроме того, оптимизация бизнес-процессов (ОБП) позволяет повысить качество работы, тем самым ускорив достижение поставленных целей и задач. Это довольно длительный и трудоемкий процесс, зависящий не только от мастерства исполнителя, но и от корректности совершения действий (последовательности, поэтапности). Один из ключевых нюансов, определяющих успех подобной деятельности, заключается в наличии четкого плана. Иными словами, все мероприятия должны организовываться в строго установленные сроки, быть регулярными.

Что можно оптимизировать

Суть ОБП сводится к максимизации выгод и минимизации расходов. Внедряя подобные концепции в деятельность предприятия, руководитель автоматически признает, что какие-то из рабочих процессов его не устраивают, нуждаются в корректировках. Что же конкретно может требовать изменений?

Во-первых, скорость. К примеру, работники долго обрабатывают поступающие заявки. Однако может быть и более серьезная проблема – обратная связь налажена так плохо, что огромные очереди возникают уже на моменте обращения. Иными словами, клиенту приходится тратить уйму времени только на то, чтобы иметь шанс рассказать о своей «боли».

Во-вторых, стоимость. Самый распространенный пример – дороговизна запуска процесса в первый раз. Также недостатки могут быть обусловлены большими издержками на выплаты заработной платы либо отсутствием заявок (производство останавливается, оборудование простаивает, люди не освобождаются от выполнения непосредственных обязанностей).

В-третьих, отсутствие контроля. Это одна из самых тяжело решаемых проблем, вызванная незнанием того, кто и что должен делать.

Первый шаг на пути к ОБП – понять, что конкретно вам не нравится. Далее, ставится цель, выраженная в числах, и предпринимается серия действий по ее реализации.

Как понять, что без оптимизации не обойтись

Успешный бизнес должен приносить максимум выгоды при минимуме затрат. В том случае, если:

объемы извлекаемой прибыли вас не устраивают;
издержки возрастают с каждым днем;
целевая аудитория сокращается, клиенты бегут к конкурентам;
отмечается высокая текучесть на производстве;
кажется, будто вы много вкладываете, но не получаете никакой отдачи;

требуется провести серию оптимизационных мероприятий.

Если говорить о конкретных факторах, позволяющих вовремя понять, что дела в компании идут неважно, то здесь выделяют:

нехватку финансов;
низкую платежеспособность;
большие задолженности по кредитам и займам;
высокую вероятность наступления банкротства;
финансовую нестабильность и неустойчивость;
материальную зависимость от внешних источников;
снижение показателей ликвидности;
недостаточную окупаемость вложенного капитала (плохая рентабельность);
частые внутренние корпоративные конфликты и столкновения.

Выявив хотя бы три проблемы из представленного списка, руководитель должен стать более чутким и настороженным, внимательнее следить за происходящим на предприятии, начать готовиться к проведению ОБП.

Примеры неэффективных бизнес-процессов

Ключевая причина снижения эффективности и неоправданно высокого роста затрат и издержек – неграмотное или некорректное управление. Например:

Двойное руководство + конкуренция между начальниками. Зоны ответственности двух равноправных собственников перекликаются либо частично совпадают, что приводит к ожесточенным конфликтам и столкновениям. Поступающие распоряжения не согласуются между собой, что приводит к хаосу в среде сотрудников. Как результат – поручения выполняются с задержкой либо не выполняются вовсе, материальные затраты растут, эффективность снижается, клиенты остаются неудовлетворенными и уходят к конкурентам.
Некорректная структура управления, в которой отсутствует обратная связь между отделами и подразделениями. Приводит к дублированию функцию, выполнению работниками одних и тех же задач.
Сочетание высококвалифицированной и низкоквалифицированной деятельности. Подобные проблемы возникают, когда неграмотно составлено штатное расписание. К примеру, большая часть времени руководящих кадров отводится на простые функции, с которыми могли бы справиться те, кто находится в их подчинении.

Зная о наиболее типичных и распространенных ошибках, управленец может предупредить их появление в собственной компании.

Методы оптимизации в организациях

Разобравшись в том, когда и почему следует проводить ОБП, предлагаем ознакомиться с ее наиболее эффективными методиками. Позволяющие в максимально короткие сроки минимизировать издержки и максимизировать выгоды, они используются топовыми фирмами и корпорациями.

Снижение затрат

Данная стратегия включает в себя целую совокупность мер, среди которых:

налаживание производственных процессов;
работа с сотрудниками;
планирование налоговых обязательств;
реструктуризация инвестиционных операций;
пересмотр кредитной политики;
переход к автоматизации.

Оптимизационные мероприятия начинаются с уменьшения административных расходов. Так, например, руководство может существенно сэкономить, исключив возможность использования корпоративного транспорта в личных целях, предупредив случаи хищения служебного имущества, а также выбрав более демократичный тариф для мобильной связи сотрудников.

Еще один значимый инструмент – экономия на аренде, затраты на которую порой превышают 50% от общей суммы производственных операций. Осуществить это можно посредством проведения грамотных и продуктивных переговоров с арендодателем. Самое простое – предоставить ему сводную таблицу, в которой будут размещены аналогичные предложения, но по более низкой цене.

Усиление контроля

Любой управленец знает, как важно лично контролировать все процессы, происходящие на предприятии. Это одна из фундаментальных функций, позволяющая своевременно обнаруживать отклонения от заданного плана, мотивировать работников всех уровней не только на качественное выполнение собственных обязанностей, но и на достижение ставящихся перед ними задач (работа на результат).

Чего же может добиться руководство, усилив контрольную систему? Во-первых, выстроить качественную управленческую структуру, которая будет основана на инициативности и ответственности. Во-вторых, привить персоналу личную заинтересованность в реализации корпоративных целей, замотивировать его. В итоге все это приводит к повышению экономической эффективности, планомерному росту и развитию.

Нестандартные маркетинговые решения

Невозможно переоценить роль действенного маркетинга и продвижения в условиях агрессивной конкурентной среды. Принимая неочевидные и нетипичные решения в этой сфере, руководитель сможет существенно повысить спрос на свои товары и услуги, увеличить объемы продаж, а также создать положительный образ в глазах целевой аудитории, одновременно повысив уровень ее доверия. Кроме того, маркетинговые инструменты отлично работают на репутацию. Иными словами, с их помощью можно без особого труда «сделать имя» как на рынке, так и в бизнес-отрасли.

Как же проводится ОБП в этом случае? Первым делом подключаются все доступные каналы раскрутки и продвижения: оffline и online – реклама, упоминания в средствах массовой информации, встречи в рамках лекций, семинаров и прочих мероприятий. В последнее время особенно хорошо работают официальные сайты и аккаунты в социальных сетях.

Инжиниринг

Фактически, это консультационные услуги, призванные нормализовать производственные процессы, улучшить реализацию и сбыт продукции. Условно их можно подразделить на три группы: предпроектные (сводятся к аналитическому исследованию рынков, подготовке материально-технической базы); проектные (предполагают разработку генеральных и архитектурных планов, оценку возможных рисков и издержек); послепроектные (сюда входит обработка сопроводительной документации, при необходимости – организация торгов). Также выделяют подгруппу специальных услуг, которые определяются специфическими особенностями конкретного объекта.

Реинжиниринг

Как правило, данный метод используется, когда требуется радикальное и фундаментальное переосмысление деятельности компании. С его помощью удается довольно быстро увеличить эффективность производственно-хозяйственных и финансово-экономических отраслей, наладить соответствующую организационно-распорядительную систему. Среди ключевых инструментов – средства для сбора и аналитики проблемных данных, которые будут одинаково понятны как менеджерами, так и создателям-разработчикам.

Смысл методики сводится к:

определению идеальных условий, в которых может процветать и развиваться производство;
выявлению наиболее щадящего способа для перевода теоретической модели в практическую плоскость.

Особую значимость приобретает постоянный контроль, который и способствует непрерывному росту и совершенствованию.

Total Quality Management

Общеорганизационная теория, описывающая системное повышение качественных характеристик всех производственных процессов. Успешно стартовавшая много лет назад в Японии, она активно используется ведущими компаниями и корпорациями, позволяет в рекордно короткие сроки добиваться поставленных целей.

Ключевое положение TQM заключается в том, фирме следует работать не только над собственной продукцией, но и над внутренними связями и отношениями. В частности, она должна способствовать сплочению персонала, препятствовать зарождению конфликтных и спорных ситуаций.

Метод непрерывного совершенствования

Данная методика внедряется для повышения результативности корпоративной деятельности, уровня конкурентоспособности. Что примечательно, последний растет за счет улучшения производительных и адаптационных показателей.

Оптимизационные мероприятия проходят на всех уровнях, однако, фокус внимания сосредоточен на сотрудниках, осознающих зону собственной ответственности, поддерживающих идеи постоянного развития и самосовершенствования. Именно они рассматриваются в качестве основной движущей силы.

Что представляет собой метод оптимизации бизнес процессов – пример и пошаговое руководство

Выше мы уже подробно рассматривали факторы, определяющие необходимость проведения ОБП. Теперь предлагаем перейти от теории к практике и подробно разобрать алгоритм ее организации.

Первый шаг – определить цели и задачи. Иными словами, вы должны четко понимать, к какому результату стремитесь и что хотите получить в итоге.

Второй – выявить элементы бизнес – процесса. Любой процесс характеризуется определенными признаками и особенностями, узнать о которых вы сможете, только отыскав всех принимающих в нем участие. Таким образом, вы обязаны охарактеризовать объекты, субъекты, внутренние ресурсы, а также входы и выходы в систему.

Третий – дробление. Все функции должны быть равномерно распределены между отделами и подразделениями.

Четвертый – реализация. Определив теоретическую модель процесса, вы переносите ее в практическую плоскость.

Основные ошибки

Несмотря на то, что теме ОБП посвящены тысячи книг и статей, многие фирмы и предприятия продолжают совершать одни и те же ошибки. Какие именно?

Кардинальные изменения. Как показывает практика, подавляющее большинство руководителей предпочитает сочетать оптимизационные мероприятия с фундаментальной реструктуризацией и модернизацией. Как итог – новые эффективные процессы не вырабатываются, а старые разрушаются, утрачивая какую-либо функциональность.
Отсутствие четких целей. Невозможно проводить ОБП без понимания, какой результат вы хотите получить.
Попытка создать утопию. Важно осознавать, что идеальных систем не существует. А потому, как бы сильно вы не стремились к идеалу, следует давать себе отчет в том, что он все-таки недостижим. Без этой, казалось бы, незначительной детали, есть высокая вероятность загнать персонал в состояние стресса, спровоцировать высокую текучку кадров.

Кроме того, нельзя забывать о человеческом факторе. Вы должны знать все слабые и сильные стороны своих сотрудников, чтобы понимать, смогут ли они справиться с возлагаемыми обязанностями.

Где найти специалиста по оптимизации бизнес процессов

Сегодня в тренде грамотное распределение и структурирование обязанностей, а потому руководители и топ-менеджеры все больше заинтересованы в квалифицированных наемных экспертах, способных самостоятельно организовывать и проводить ОБП. Почему это так актуально?

Во-первых, человек со стороны может максимально объективно и беспристрастно проанализировать ситуацию, на выходе предоставив качественные аналитические данные и сведения. Во-вторых, будучи не погруженным во «внутреннюю кухню», он способен взглянуть на происходящие свежим взглядом. В совокупности эти качества оказываются невероятно полезными и эффективными, помогают внедрять в производственную деятельность нестандартные инновационные методы, технологии и механизмы, а также пересматривать текущую финансовую и инвестиционную политику (порой весьма радикально).

Таким образом, оптимизировать бизнес процессы должны опытные высококвалифицированные эксперты со стороны. Только им под силу переосмыслить и проанализировать текущую ситуацию, выявить проблемные области и предоставить рекомендации по их устранению.