Бухгалтерский аутсорсинг — что это такое, плюсы и минусы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы и минусы

Если Вы когда-нибудь задумывались о передаче бухгалтерии на аутсорсинг, то у нас для Вас есть две новости. С какой начнем? С плохой или хорошей? Давайте с хорошей! Хорошая новость заключается в том, что плюсов бухгалтерии на аутсорсинге все-таки больше, чем минусов. И так, вот они:

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это экономия

Первый и самый, на наш взгляд, жирный плюс — это стоимость услуг. Как сказал Бенджамин Франклин, – «Остерегайтесь и мелких напрасных расходов, ибо маленькая течь может потопить большой корабль». Вот представьте, что Вы — начинающий предприниматель, Вы только зарегистрировали свое ООО или приобрели официальный статус индивидуального предпринимателя. Вы еще не знаете, как все сложится и каждая вложенная в дело копейка у Вас на счету. Представили? Теперь представьте, что Вы сразу же нанимаете бухгалтера в штат и должны ежемесячно платить бухгалтеру заработанную плату. Размер зар.платы человека, который будет находится в Вашем офисе ежедневно, значительно превышает размер оплаты бухгалтеру по аутсорсингу.

Плюсы аутсорсинга бухгалтерии — нет налогов с зар.платы бухгалтера

Второй плюс, не менее приятный, чем первый, это отсутствие налогов с заработанной платы бухгалтера по аутсорсингу. Дело в том, что при найме бухгалтера в штат необходимо уплачивать страховые взносы с его заработанной платы (порядка 30% от суммы заработанной платы) ежемесячно, а также удерживать из заработанной платы НДФЛ (13% от суммы) и также перечислять в бюджет. Получается к зар.плате бухгалтера нужно прибавить еще почти половину от ее размера, и тогда выйдет реальная сумма затрат на него. При передаче бухгалтерии в аутсорсинговую компанию Вы просто оплачиваете ее услуги на расчетный счет, то есть работаете как с любыми другими поставщиками.

Бухгалтеру по аутсорсингу не нужно рабочее место и оборудование

Несомненным плюсом можно выделить еще и тот факт, что затраты на оборудование рабочего места, покупку компьютера и прочей оргтехники, обучение, канцтовары и так далее ложатся на плечи аутсорсинговой компании. Вам не нужно об этом заботиться.

Профессионализм бухгалтера по аутсорсингу

Следующим пунктом отдельно хотелось бы сказать о компетенции бухгалтера по аутсорсингу. В аутсорсинговой компании нет случайных людей — только профессиональная элита, которая ежедневно занимается только бухгалтерией и ничем больше. Бухгалтер по аутсорсингу знает все системы налогообложения, он легко консультирует клиентов, он постоянно находится во взаимодействии с такими же предпринимателями как Вы и налоговыми органами. Приятно же, когда имеешь дело с экспертом в своей области?

Бухгалтер по аутсорсингу всегда на связи

Аутсорсинговая компания не заболеет и не уйдет в отпуск. Да, да! Если специалист, который занимается Вашей бухгалтерией, уйдет на больничный или в отпуск, то его подменит другой, не менее профессиональный человек. И что уж точно, Вам не придется платить больничное пособие или отпускные. А про случаи с исчезновением штатного бухгалтера при появлении первых требований из налоговой и говорить не стоит.

Плюсы аутсорсинга – ответственность бухгалтера за свои ошибки

Если по вине аутсорсера на компанию будут наложены штрафные санкции или пени федеральной налоговой службой, то данные расходы обязан возместить бухгалтер по аутсорсингу. Это, конечно, не истина в первой инстанции, но в настоящий момент большинство компаний по аутсорсингу бухгалтерских услуг вносят данный пункт в свои договоры. Это делается для большей лояльности компаний-клиентов к аутсорсинговой компании. К тому же контроль за правильностью ведения учета в таких фирмах ведется повышенный, потому как они дорожат своей репутацией и любят своих клиентов.

Минусы аутсорсинга бухгалтерии тоже есть

Как бы замечательно не звучали перечисленные нами плюсы, минусы тоже есть – так называемая, ложка дегтя в бочке меда. Каждый сам для себя решает значимость этой ложки. Итак, минусы:

• Вы не видите бухгалтера по аутсорсингу каждый день. Конечно, здесь смотря с какой стороны посмотреть — кто-то любит видеть бухгалтера каждый день, а кто-то проявляет большую самостоятельность. В бухгалтерской компании общение с клиентом происходит по большей части по телефону или через переписку в популярных мессенджерах. Бухгалтер в штате же будет напоминать Вам о необходимости предоставления документов лично и будет пристально следить за сохранностью попадающих к нему документов, конечно, при условии, что это очень хороший бухгалтер.
• Если компания крупная с большим количеством ежедневных операций, то переводить бухгалтерию на удаленное обслуживание может быть нецелесообразно. Особенно это касается крупных компаний с большим объемом документооборота. В таких организациях, как правило, есть целый штат бухгалтеров, каждый из которых отвечает за свой участок работы — заработанная плата, материальный стол, производство и так далее. Количество документов в такой организации бывает очень большим. Удаленность бухгалтеров друг от друга или от бизнеса может привести к потере оперативности взаимодействия и увеличении времени на обработку информации, что в эпоху сверхскоростей просто недопустимо.
• Вы не можете контролировать бухгалтера по аутсорсингу. Минус, откровенно говоря, сомнительный, потому что, если Вы знаете, как контролировать бухгалтера, то Вам не важно удаленный он или находится в штате компании. А если не знаете – то и штатного контролировать не сможете. Если бухгалтер присутствует в офисе и целый день смотрит в компьютер, это еще не значит, что он делает все правильно и вовремя. Каждый директор несет полную ответственность за бухгалтерский учет в организации, поэтому осуществлять контроль за учетом просто необходимо. К слову сказать, бухгалтерская компания ООО «Контакт» осуществляет учет в он-лайн сервисе Контур-Бухгалтерия. В данной системе каждый директор может контролировать бухгалтера по аутсорсингу и сдачу отчетности во все контролирующие органы.

Принимать решение о передаче бухгалтерии на аутсорсинг, конечно, предстоит только Вам. И, если Вы решите это сделать, то подойти к этому вопросу нужно со всей серьезностью — узнать, как долго компания работает, какие отзывы есть о ней, как она относится к своим клиентам и так далее.

Аутсорсинг бухгалтерского учета

Вести бухгалтерский учет обязаны все российские юридические лица. Но делать это можно по-разному. В последние годы все больше компаний передают свой учет «на сторону». Рассмотрим что такое а утсорсинг бухгалтерского учета, зачем он нужен и в чем плюсы и минусы такой схемы.

История аутсорсинга бухгалтерского учета

Почти вся современная терминология, относящаяся к бизнесу, пришла из английского языка. Аутсорсинг (outer-source-using – использование внешнего ресурса) не является исключением.

Аутсорсинг возник еще в XIX веке в Великобритании, причем касался именно бухгалтерского учета. В то время английская экономика интенсивно развивалась, поэтому появлялось множество новых юридических лиц.

Специализированные организации сначала помогали им регистрироваться, а в процессе работы к юридическим услугам добавлялись и бухгалтерские. Именно из этих британских консалтинговых фирм затем и «выросли» крупнейшие мировые аудиторские компании, в том числе известная всем «большая четверка».

В определенном смысле а утсорсинг бухгалтерского учета был и в СССР. В 60-е годы в стране начала развиваться система централизованных бухгалтерий. Каждая из них обслуживала несколько учреждений или предприятий определенной отрасли.

Но самого термина «аутсорсинг» тогда еще не было, он появился только в 70-80 годы XX века, уже в США.

В современной России аутсорсинг, в т.ч. и бухгалтерский, возник в 90-е годы прошлого века.

С юридической точки зрения он основан на нормах статьи 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон дает руководителю компании право, как организовать штатную бухгалтерию, так и заключить договор на оказание услуг по ведению б ухгалтерского учета.

На сегодня, несмотря на общий «застой» в экономике, рынок а утсорсинга бухгалтерского учета в РФ развивается весьма интенсивно.

По данным агентства RAEX в 2017 году выручка крупнейших российских консалтинговых компаний от а утсорсинга бухгалтерского учета выросла по сравнению с предыдущим годом на 24% и достигла 9,6 млрд руб.

Аутсорсинг бухгалтерского учета и его преимущества

1. Экономия затрат.

Для бизнесменов, особенно начинающих, в первую очередь важна оптимизация расходов. Передача учета «на сторону» на первом этапе деятельности позволяет добиться этой цели.

Обычно стоимость услуг для малого бизнеса не превышает месячной зарплаты одного квалифицированного бухгалтера. А ведь расходы на учет далеко не ограничиваются окладом специалиста. На зарплату начисляются 30% страховые взносы, кроме того для бухгалтера нужно приобрести мебель, оргтехнику, установить специализированное ПО и т.д.

Для средних и крупных предприятий прямая экономия от а утсорсинга бухгалтерского учета не столь очевидна. Если у компании имеется значительный документооборот, несколько видов деятельности и налоговых режимов, то стоимость услуг по ведению учета значительно возрастает.

Но на этом уровне бизнесмены обычно уже хорошо умеют считать деньги и другие ресурсы. Поэтому они часто отдают «на а утсорсинг » технически сложные и трудоемкие участки. В первую очередь – это расчет зарплаты и «сопутствующих» обязательных платежей.

Кроме того, даже если денежные затраты в итоге несколько и вырастут – это компенсируется другими преимуществами аутсорсинга.

1. Оптимизация бизнес-процессов.

Хотя учет и является необходимой частью ведения бизнеса, но зарабатывают большинство предпринимателей за счет других операций. Поэтому, отдав бухгалтерию «на аутсорсинг», владельцы и руководство компании смогут сосредоточиться на тех процессах, которые приносят им прибыль.

Штатный бухгалтер может уйти на больничный или неожиданно уволиться. А если это произошло в отчетный период, а бухгалтер был один, то у компании могут возникнуть весьма серьезные проблемы.

При а утсорсинге бухгалтерского учета такая ситуация невозможна. Даже если отдельный специалист заболел, ушел в отпуск или уволился, это никак не отразится на клиентах консалтинговой компании.

1. Высокое качество услуг.

Штатному бухгалтеру, занятому «текучкой», часто некогда повышать свою квалификацию и отслеживать изменения в законодательстве. Аутсорсинговая фирма – это коллектив профессионалов, поэтому все вопросы, возникшие при ведении бухгалтерского учета, легко разрешаются после консультаций с коллегами.

К тому же в штате консалтинговых компаний обычно есть отдельная должность методолога, который специализируется на глубоком изучении законодательства и вносимых в него изменений.

1. Быстрая адаптация.

Ситуация на рынке может измениться очень быстро и значительно. Бизнесмену, чтобы «подстроиться» к новым условиям, может быть необходимо в короткие сроки существенно нарастить объемы, или же, напротив, временно «ужаться».

При стандартной организации работы во всех этих случаях нужно нанимать новых сотрудников или увольнять имеющихся. Это связано со значительными издержками, как финансовыми, так и организационными.

А если бизнес-процесс передан на аутсорсинг, то достаточно просто при необходимости изменить условия договора с консалтинговой компанией.

Аутсорсинг бухгалтерского учета и его недостатки

В данном случае скорее уместно говорить не о недостатках, а об опасениях некоторых руководителей, чаще всего – необоснованных.

1. Отсутствие постоянного контроля.

Многие директора привыкли постоянно «держать руку на пульсе» своего бизнеса. Поэтому им не нравится, что они не могут, например, в любой момент вызвать бухгалтера с документами и необходимыми пояснениями.

Однако на сегодня технологии обмена данными развиты до такой степени, что нет принципиального значения, где находится бухгалтер – в соседнем кабинете, или на другом конце города.

В случае необходимости руководитель может в кратчайшие сроки просмотреть любой документ, запросить пояснения, провести видеоконференцию и т.п.

1. Разглашение конфиденциальной информации.

Информация о финансовом состоянии – это по сути информация обо всем бизнесе, т.к. финансы «пронизывают» все его стороны. Поэтому нередко руководители опасаются выпускать эти сведения из-под контроля.

Однако стандартный договор на а утсорсинг бухгалтерского учета , естественно, предусматривает и защиту коммерческой тайны клиента.

Серьезная консалтинговая компания вряд ли будет рисковать своей репутацией, нарушая условия договора.

1. Невнимание к особенностям бизнеса.

Для консалтинговой фирмы каждый клиент – один из многих. Поэтому руководители иногда считают, что работа будет вестись «по шаблону», без учета индивидуальных особенностей компании.

Чтобы избежать этого, заказчику нужно еще на этапе переговоров ознакомить представителей аутсорсинговой фирмы со спецификой своего бизнеса и тем, как она влияет на учет.

Если все нюансы будут заранее согласованы и отражены в договоре, то никаких проблем в дальнейшем не возникнет.

Вывод

Аутсорсинг бухгалтерского учета — это прогрессивный способ организации учета. Он выгоден, как начинающим, так и опытным бизнесменам. Сотрудничество с аутсорсинговой фирмой позволяет не только сократить затраты, но и оптимизировать деятельность компании в целом.

Бухгалтерский аутсорсинг для малого бизнеса. Все плюсы и минусы услуги.

Аутсорсинг — что это такое?

Многие уже слышали об аутсорсинге, но не все знают, что это такое. Современный экономический словарь определяет аутсорсинг (от англ. «outsourcing»), как передачу традиционных неключевых функций организации (таких, например, как бухгалтерский учет или рекламная деятельность) внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.

В российском законодательстве данный термин отсутствует. При этом Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» предоставляет право организациям «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;» (подп. «в», п. 2 ст. 6). Подобная услуга позволяет предпринимателям сконцентрироваться на своем бизнесе, а сопутствующие или эпизодически возникающие бизнес-процессы передать специализированной организации. На аутсорсинг чаще всего передаются такие функции: ведение бухгалтерского учета, обеспечение работы офиса и поддержка компьютерной сети, переводческие, кадровые и рекламные услуги и т.д. Объем услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между предпринимателем и аутсорсером, который заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом нанятые специалисты-аутсорсеры остаются юридически независимыми от организации-нанимателя.

В России аутсорсинг, в том числе бухгалтерский, — относительно новый вид услуг. Изначально его использовали в основном иностранные организации, компенсируя незнание российского законодательства. В период мирового финансового кризиса аутсорсинговые услуги получили особое распространение, особенно среди предприятий малого и среднего бизнеса, так как позволяют сократить затраты и сделать бизнес более мобильным.

Основные услуги в рамках бухгалтерского аутсорсинга:

• ведение бухгалтерского и налогового учета,
• анализ финансово-хозяйственной деятельности организации и оптимизация налогообложения,
• оформление перехода на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности (при необходимости),
• составление трудовых договоров с наемными работниками и регистрация их в ИФНС и внебюджетных фондах,
• осуществление по системе «Банк-клиент» всех необходимых платежей,
• восстановление бухгалтерского учета (в том случае, если он в течение какого-то времени не велся),
• составление и сдача годовой отчетности,
• представление интересов во внебюджетных фондах и государственных органах,
• консультирование по вопросам законодательства,
• информирование об изменениях в налоговом законодательстве.

Главная цель бухгалтерского обслуживания — повышение надежности и эффективности бизнеса посредством таких бухгалтерских услуг:

• устранение ошибок в налоговом и бухгалтерском учете
• снижение налоговых рисков
• минимизация уплачиваемых налогов
• повышение надежности бухгалтерского учета.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

1. Сокращение издержек.

Услуги аутсорсеров стоят намного дешевле, чем содержание в штате собственного персонала.

2. Отсутствие необходимости организации рабочего места для специалиста и аренды офиса.

Большинство предпринимателей, особенно тех, кто занимается торговлей, не арендуют офис. Обычно они имеют в штате одного — двух продавцов, и резона арендовать офис, организовывать рабочее место и брать в штат бухгалтера, как отдельную штатную единицу, для ведения учета им нет.

Рассмотрим средние затраты предпринимателя на содержание одного штатного бухгалтера и его рабочего места в месяц:

• средний оклад специалиста — 65 000 рублей.
• единый социальный налог (30,02%) — 19 513 рублей.
• аренда площади для рабочего места (6 кв.м. на 1 человека) — 6000 рублей.
• техническое сопровождение рабочего места (компьютер, телефон, бухгалтерская программа, справочно-правовая система) — 7000 рублей.
• Итого: 97 513 рублей.

Кроме того, работодатель несет единовременные затраты на компьютер, бухгалтерскую программу, справочно-правовую систему (Консультант+, Гарант) — от 30 000 до 45 000 рублей.

В то же время услуги аутсорсинговой компании обойдутся предпринимателю в значительно меньшую сумму — в среднем от 4000 до 10 000 рублей в зависимости от вида деятельности, количества нанятых сотрудников, используемых кассовых аппаратов и расчетных счетов. В «Налоговой Консультации «Гарантия» бухгалтерский аутсорсинг стоит от 1 500 рублей.

3. Высвобождение необходимых для развития бизнеса ресурсов.

Обращение к аутсорсеру позволяет организации высвободить необходимые для развития бизнеса временные, людские и иные ресурсы.

4. Более квалифицированные специалисты.

По роду своей деятельности работники специализированной организации ежедневно сталкиваются с нестандартными ситуациями, получают опыт работы с широчайшим спектром проблем в различных отраслях предпринимательской деятельности и регулярно повышают квалификацию в учебных учреждениях.

Владельцы предприятий малого и среднего бизнеса в основном нанимают внештатных бухгалтеров по первичной бухгалтерии на подставки. Конечно, такие специалисты не имеют должного уровня квалификации, что зачастую приводит к ошибкам в учете.

Благодаря данному преимуществу использование услуг аутсорсинговых организаций удобно для предпринимателей, ведущих несколько видов деятельности, а также работающих в областях экономики с динамично меняющимися нормами законодательства. Иметь в штате бухгалтера, разбирающегося в нескольких сферах бизнеса, очень накладно. При сотрудничестве со специализированной организацией такой проблемы не возникает.

5. Передача ответственности.

Важной особенностью деятельности всех добросовестных аутсорсинговых компаний является несение ответственности за переданный им участок работы на период действия договора. То есть, если в течение года сторонняя организация ведет бухгалтерский и налоговый учет предпринимателя, то и по истечении срока сотрудничества данная организация будет нести ответственность за все те документы и действия, которые были сделаны в период действия договора.

Перед тем, как заключить договор со специализированной компанией стоит обратить внимание на наличие у нее сертификата страхования (а также сумму страхования и размер франшизы — то есть объем несения ответственности за свои действия в отношении заказчика). В случае возникновения противоречий между заказчиком и исполнителем, порядок и размер возмещения ущерба исполнителем и страховой компанией определяются в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

1. Предприниматель доверяет всю информацию о бизнесе сторонней организации, поэтому перед заключением договора следует убедиться в надежности и чистоте репутации аутсорсера.

2. Отсутствие полного контроля над деятельностью сторонних специалистов.

В договоре на бухгалтерское обслуживание обязательно должен быть отражен порядок отчетности исполнителя перед заказчиком, что позволит предпринимателю контролировать оперативность и корректность действия аутсорсера.

3. Во избежание попадания информации о бизнесе в недобросовестные руки, а также возникновения ошибок в учете и соответствующих последствий аутсорсинговую фирму всегда стоит выбирать, опираясь на рекомендации знакомых, уже пользовавшихся ее услугами. А также оценивать ее опыт работы, наличие постоянных клиентов, дипломов, сертификатов (в том числе страхования ответственности).

Также по возможности стоит познакомиться лично со специалистом, который будет вести организацию, узнать о его квалификации и опыте работы.

Порядок взаимодействия с аутсорсером

После заключения договора на бухгалтерское обслуживание, предприниматель передает компании-исполнителю все бухгалтерские документы (или их копии по почте, в электронном виде):

• счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые чеки;
• банковские выписки;
• договора купли-продажи, поставок и услуг;
• первичные документы по кассе;
• первичные документы для формирования авансовых отчетов;
• трудовые приказы и договора;
• первичные документы по приобретенным основным средствам;
• первичные документы по приобретенным материалам.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц.

Кроме составляемых в организации множество документов поступает извне: из банка, от поставщиков и др. Все они необходимы для ведения бухгалтерского учета.

Для передачи организации-аутсорсеру следует сгруппировать все документы по видам (банковские, кассовые, товарные накладные, счета) и расположить их хронологически в порядке убывания.

Все данные, содержащиеся в первичных документах предпринимателя, являются коммерческой тайной и разглашению не подлежат.

В специализированной организации по документам проводится проверка в электронных базах 1С. По окончании отчетных периодов необходимые документы (по «нулевой» или квартальной отчетности) подписываются предпринимателем и сдаются в установленном законодательством порядке в налоговые органы и внебюджетные фонды. После сдачи отчетности, обычно в апреле — мае, составляется общий реестр всех документов, переданных заказчиком за год, который отдается ему обратно вместе с их описью.

Если предприниматель временно не вел учет и не сдал бухгалтерскую отчетность, он может быть оштрафован по статье 119 НК РФ «Непредоставление налоговой декларации» и по статье 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности», кроме того, банковские счета организации могут быть арестованы, деятельность приостановлена. Все эти меры могут иметь просто катастрофические последствия для бизнеса.

Кстати, как раз столкновение с контролирующими органами (когда руководитель предприятия остается один на один с проблемами и несет за действия внештатного сотрудника полную ответственность) по причинам ошибок в уплате налогов является одной из частых причин обращений предпринимателей в аутсорсинговые бухгалтерские организации.

Аутсорсинговые бухгалтерские компании при своевременном обращении предпринимателей оказывают «скорую» помощь по борьбе с подобными проблемами и полностью восстанавливают документооборот и бухгалтерский учет, что позволяет избежать неприятных последствий.

Стоит отметить, что ответственность за последствия непредоставления или несвоевременного предоставления аутсорсеру первичных документов, полностью несет сам предприниматель.

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга

Расценки на каждый вид работ по внешнему бухгалтерскому обслуживанию строго регламентированы. Существуют льготы и скидки при проведении работ комплексно, при пролонгации договоров на следующий год, при ведении учета по упрощенной системе налогообложения, на сопутствующие услуги по страхованию и предоставлению аудиторского заключения. Чтобы определить стоимость бухгалтерского обслуживания, необходимо провести экспертизу состояния бухгалтерского учета клиента. Выделяют несколько факторов, которые оказывают влияние на окончательную стоимость ведения бухгалтерского учета:

• количество хозяйственных операций,
• вид деятельности,
• степень участия персонала клиента в совместной работе.

В зависимости от объема оказываемых услуг и состояния учета на момент заключения договора, выделяют:

• «нулевой» тариф для вновь созданных организаций,
• базовый тариф для заказчиков стандартного набора услуг,
• тарифы для организаций, заказывающих дополнительные услуги, вне рамок бухгалтерского обслуживания.

Отношение к аутсорсингу год от года в России меняется в сторону увеличения объемов использования данных услуг. Законодательные нормы обновляются все быстрее, цены растут, условия ведения бизнеса усложняются, а аутсорсинг по-прежнему облегчает жизнь предпринимателей.

В бизнесе время — деньги. Аутсорсинговые компании сберегают для предпринимателей и то, и другое.